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Qu'est-ce que Coworking - Avantages et inconvénients, les coûts cachés de l'espace de bureau partagé


Comme le télétravail et le travail à la pige deviennent plus courants, le coworking devient une alternative viable au travail à la maison ou dans un bureau traditionnel. Bien que le coworking présente plusieurs avantages, notamment une interaction sociale accrue, l'accès aux salles de conférence et la possibilité d'établir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, le partage des locaux peut être plus coûteux que vous ne le pensez.

Si vous envisagez de passer au coworking, tenez compte de tous les coûts avant de plonger.

Qu'est-ce que le coworking?

Le coworking est un arrangement de partage de bureau entre individus et (parfois) petites entreprises. Dans certains cas, l'arrangement est très informel: un propriétaire d'entreprise qui possède ou loue un espace de bureau trop grand sous-loue des bureaux et des bureaux à d'autres. Les espaces de coworking fonctionnent également comme des entreprises formelles, louant des bureaux et des bureaux aux pigistes, aux télétravailleurs et même aux voyageurs d'affaires. Les modèles de fonctionnement varient, certaines entreprises de coworking facturant le loyer quotidien, hebdomadaire ou mensuel, tandis que d'autres vendent des adhésions qui permettent au membre d'utiliser l'espace de travail et ses commodités. Les espaces de coworking n'utilisent généralement pas de contrats d'adhésion ou de baux à long terme.

Les arrangements d'espace dans un bureau de coworking varient également. Certaines entreprises de coworking louent un espace de travail selon le principe du premier arrivé, premier servi - vous apportez votre ordinateur portable au travail chaque jour et vous vous asseyez à n'importe quel espace de travail disponible. D'autres bureaux sont plus formels, attribuant des bureaux ou des bureaux aux membres. Selon l'espace et l'arrangement, vous pouvez avoir des bureaux formels et des sièges ouverts à choisir.

En plus d'offrir des espaces de bureau et l'utilisation partagée des commodités, certains propriétaires d'espaces de coworking encouragent activement la collaboration entre les membres en parrainant des événements de réseautage ou des sites Web «apprendre à vous connaître» qui permettent aux membres de se présenter.

Pourquoi Coworking?

Bien que le travail à domicile soit une bonne option pour certains, d'autres choisissent de louer et de se rendre chaque jour à un bureau de coworking. Voici pourquoi:

1. Stress réduit
Quitter le travail au bureau est beaucoup plus facile quand vous avez réellement un bureau à quitter. Travailler à la maison peut être stressant, surtout s'il n'y a pas de bureau à domicile ou d'espace de travail séparé où se retirer. Certaines personnes qui travaillent à la maison se sentent coupables si elles ne travaillent pas tout le temps. Cela peut créer des tensions avec d'autres membres de la famille tout en rendant la relaxation difficile.

2. Amélioration de la gestion du temps
Les enfants, les animaux de compagnie, les voisins, les chauffeurs de livraison, les télévisions, les cuisines et les livres sont de grandes distractions. Beaucoup de gens trouvent difficile de minimiser les interruptions de travail, et de nombreuses interruptions peuvent transformer une journée de travail de huit heures en une journée de douze ou quatorze heures.

3. Plus d'interaction sociale
Ce n'est pas important pour tout le monde, mais certaines personnes apprécient de sortir et d'avoir la chance de parler et d'interagir avec les autres dans un milieu d'affaires.

4. Opportunités de réseautage
Les collègues peuvent être de grandes perspectives ou des sources de références.

5. Un cadre professionnel
Un bureau de coworking offre aux télétravailleurs et aux indépendants une alternative professionnelle et silencieuse pour rencontrer des clients à la maison ou dans les cafés.

6. Faible besoin de maintenance
La direction ou les propriétaires d'espaces de coworking assument la responsabilité de l'entretien des bureaux et des équipements partagés.

7. Moins cher et moins risqué que la location de bureaux privés
La location d'un bureau privé, particulièrement dans une grande ville, est une option coûteuse. Les loyers sont généralement élevés, tout comme le coût de l'ameublement, de l'achat d'équipement de bureau, du paiement des factures de services publics, du nettoyage de l'espace et du paiement des entrepreneurs pour l'entretien des bâtiments. De plus, de nombreux propriétaires commerciaux exigent des locataires qu'ils signent des baux à long terme. Les locataires ayant des problèmes de trésorerie ou ceux qui doivent quitter la ville pour un voyage d'affaires peuvent se retrouver coincés à payer un loyer même s'ils n'ont pas les moyens de le faire ou s'ils n'ont pas besoin d'espace. Coworking permet aux membres de partager les coûts des services publics, Internet et les machines de bureau, tout en offrant des plans d'adhésion à court terme.

Coûts cachés de coworking

Bien que le coworking puisse être une alternative pratique et rentable au travail à domicile ou à la location d'un bureau commercial, il est important d'être conscient de certains des coûts moins qu'évidents du travail dans un espace partagé. Bien sûr, si vous avez l'habitude de travailler dans un bureau traditionnel, ces coûts peuvent ne pas être si "cachés", mais si vous travaillez depuis chez vous, rencontrer (ou re-rencontrer) certaines de ces dépenses peut vous attraper au dépourvu.

1. Navettage
À moins que votre espace de coworking ne soit à distance de marche de votre maison, vous devez tenir compte des frais de déplacement. Celles-ci varient, mais comprennent le coût du gaz, l'entretien de l'automobile et les tarifs de transport en commun. Le navettage ajoute également du temps non payé à votre journée de travail. Et en fonction de la situation de stationnement dans votre espace de coworking, vous devrez peut-être également payer des frais de stationnement.

2. Soins aux enfants et aux animaux de compagnie
Si vous prévoyez passer toute la journée à travailler loin de chez vous, vous devrez peut-être payer pour des services de garderie ou de garde d'animaux.

3. Nourriture et boisson
Lorsque vous travaillez à la maison, vous avez à votre disposition votre cuisine, votre cafetière et votre épicerie. Si vous travaillez loin de chez vous et que vous n'avez pas envie de préparer un repas tous les jours, vous devrez acheter des plats cuisinés au micro-ondes pour les entreposer au bureau ou payer les déjeuners dans les restaurants locaux. Rester caféiné est un autre problème: certains bureaux de coworking fournissent du café de base et de l'eau chaude pour le thé, mais le chant des sirènes d'un Starbucks local ou d'un torréfacteur indépendant peut vous attirer plus souvent que vous le souhaitez. Malheureusement, le coût de ces lattes augmente rapidement.

4. Socialiser
Même si vous prenez soin d'emballer votre repas chaque jour et que vous vous en tenez au café de la machine K-cup de bureau, des collègues amicaux peuvent vous demander de déjeuner, de prendre un café ou de boire après le travail. Si vous êtes un type solitaire ou si vous ne vous souciez pas du réseautage, refuser ces offres peut ne pas poser de problème. Mais, si vous aimez socialiser, allez-y et recalculez votre budget de divertissement pour accueillir ces activités de réseautage.

5. Stockage
Certains espaces de coworking louent des casiers de stockage aux membres qui n'ont pas de bureau permanent. L'avantage de la location de casier est que vous n'avez pas à transporter votre ordinateur portable et autres fournitures à la maison chaque nuit. L'inconvénient est que le loyer est une dépense supplémentaire.

6. Technologie et électronique
Les espaces de coworking n'incluent généralement pas l'accès à l'ordinateur, prévoyez donc de mettre votre propre ordinateur portable au travail. En plus de votre ordinateur portable, apportez tous les périphériques que vous souhaitez utiliser, comme un grand écran, un clavier ergonomique ou une boule de commande. Bien que transporter ces articles au travail chaque jour est une possibilité (comme les oublier à la maison), vous pourriez être mieux servi pour vous éviter les tracas en achetant un deuxième ensemble de périphériques pour le lieu de travail.

7. Services de bureau
Tous les espaces de coworking ne sont pas créés égaux. Certains bureaux offrent l'utilisation gratuite du copieur / imprimante / télécopieur partagé, tandis que d'autres peuvent vous facturer pour cette utilisation. De même, certains bureaux incluent le coût du WiFi dans le loyer, tandis que d'autres facturent des frais supplémentaires pour la connectivité, ou vous obligent à fournir votre propre hotspot pour des raisons de sécurité. Il est important de savoir exactement ce que couvre votre loyer avant de signer un contrat afin de pouvoir comptabiliser toutes les dépenses supplémentaires.

8. Fournitures de bureau
Prévoyez d'acheter vos propres stylos, enveloppes, agrafes, trombones et autres fournitures standard.

9. Vêtements
Coworking signifie que vous ne pouvez plus travailler dans votre pyjama avec un désordre de cheveux non peignés. Alors que la plupart des bureaux ne prescrivent pas de code vestimentaire, on s'attend généralement à ce que les membres semblent rassemblés et présentables. De plus, le fait de se rendre au travail augmente l'usure de vos vêtements et chaussures lorsque vous bravez les éléments. Préparez-vous à augmenter votre budget de vêtements et de toilettage personnel une fois que vous vous connectez pour le coworking.

10. Traiter les reniflements
Si vous avez déjà travaillé dans un bureau, vous avez probablement de très mauvais souvenirs de rhumes, de grippes et d'autres maladies qui ont envahi périodiquement le lieu de travail. Malheureusement, un espace de travail partagé signifie des germes partagés, alors préparez votre système immunitaire pour un choc désagréable.

11. Taxes
Les frais d'adhésion au Coworking ou le loyer peuvent être déductibles d'impôt, mais les frais de bureau à domicile le sont également. Parlez à votre conseiller fiscal pour déterminer si le passage à un espace de coworking aura une incidence sur votre assujettissement à l'impôt, et si c'est le cas, de combien.

12. Assurances
Vérifiez votre contrat de location ou d'adhésion pour savoir si l'espace est assuré et si l'assurance couvre les accidents ou les pertes subies par vous, vos clients ou vos visiteurs. Si ce n'est pas le cas, parlez à un agent d'assurance pour connaître vos options de couverture. C'est une question importante, alors vous voudrez peut-être gérer la couverture d'assurance du bureau auprès de votre avocat.

13. vol
Il est courant que la sécurité dans les espaces de coworking soit laxiste, d'autant plus que les membres vont et viennent librement sans réelle supervision. Malheureusement, cela laisse votre travail et vos objets personnels vulnérables au vol.

Minimiser les coûts

Malgré les frais supplémentaires, de nombreuses personnes estiment que le coworking offre de grands avantages par rapport aux maisons traditionnelles ou aux bureaux commerciaux. Si vous décidez de signer un accord de coworking, voici quelques façons de minimiser les coûts:

1. Prépayer votre loyer ou votre adhésion
Certains espaces de coworking offrent des réductions aux membres qui payent d'avance leur cotisation ou leur loyer. Demandez au gestionnaire d'espace si c'est possible. Si oui, négociez également un accord de remboursement écrit au cas où vous deviez quitter la ville ou retourner à votre bureau à domicile.

2. Regardez au-delà des chiffres mensuels des loyers
Rappelez-vous, le coût réel du coworking n'est pas seulement votre loyer ou vos cotisations mensuelles. Découvrez ce qui est inclus dans votre adhésion au coworking et quels sont les coûts supplémentaires. Alors seulement, vous devriez croquer vos chiffres.

3. Emplacement, emplacement, emplacement
Lorsque c'est possible, choisissez un espace de coworking près de chez vous. La proximité vous permet d'économiser sur le temps et les dépenses de transport tout en vous donnant la liberté de rentrer chez vous pour le déjeuner. S'il n'y a pas d'espaces de travail près de chez vous, simplifiez-vous la vie et gagnez du temps en choisissant un bureau à proximité des centres commerciaux, des banques, des clubs de santé ou de vos lieux de prédilection. Si vous voyagez beaucoup ou si vous travaillez fréquemment avec des clients de l'extérieur de la ville, cherchez un bureau près de l'aéroport. Vous voulez également tenir compte de facteurs comme le stationnement et la proximité du transport en commun. Le temps c'est de l'argent, surtout si vous êtes pigiste, alors ne sous-estimez pas l'importance de l'accessibilité lors du choix d'un bureau.

4. Entreprendre des lunchs et des collations sur place
Si votre espace de coworking comprend une cuisine, gardez les entrées surgelées, les soupes au micro-ondes et les fixations en sandwich au bureau. Achetez un grand récipient de stockage de nourriture, écrivez votre nom avec un marqueur permanent, et remplissez-le avec des sandwichs, des charcuteries et des fromages afin que vous puissiez préparer vos propres repas. Avoir ces articles sous la main réduit la tentation de manger dehors ou de faire livrer de la nourriture.

5. Profitez des promotions du café et du restaurant
Chaque fois que vous pouvez éviter de payer le plein prix, vous devriez. De nombreux restaurants offrent des plats spéciaux pour le déjeuner, alors assurez-vous de demander aux restaurants locaux pour leurs menus de déjeuner. Certains cafés offrent un rabais si vous apportez votre propre tasse ou thermos. Aussi, assurez-vous de demander à vos arrêts préférés sur les programmes de fidélisation de cartes perforées.

6. Faire en sorte que le transport en commun soit productif
Si vous n'avez pas le mal de voiture, utilisez le temps de trajet pour vous rendre à la lecture professionnelle ou pour consulter vos courriels. Si lire en mouvement ne fonctionne pas pour vous, écoutez les podcasts de l'industrie sur votre chemin vers le bureau.

7. Regardez dans les avantages fiscaux de banlieue
Si vous êtes un employé télétravailleur, vérifiez si votre entreprise participe à un programme d'avantages fiscaux pour les navetteurs qui vous permet de payer les laissez-passer de transport en commun avec des dollars avant impôt déduits de votre salaire. Ces programmes peuvent vous faire économiser des centaines de dollars chaque année.

8. Examiner les options de Pass Transit
Gardez une trace de combien vous dépensez chaque mois sur les tarifs de bus et de train. De nombreuses sociétés de transport en commun offrent des structures tarifaires multiples, alors prenez le temps d'examiner chacune de vos options pour vous assurer que vous obtenez la meilleure offre.

9. Négocier des affaires avec des entreprises locales
Les commerçants locaux qui ne sont pas conscients de votre espace de coworking pourraient être disposés à offrir des offres spéciales à leurs membres. Parlez au gestionnaire de votre espace de coworking pour savoir s'il est prêt à parler aux entreprises locales pour vous offrir des remises spéciales pour vous et vos collègues.

Dernier mot

La technologie fait du coworking une excellente alternative pour les indépendants et les télétravailleurs qui ne veulent pas travailler à la maison. Cependant, il est important de reconnaître toutes les dépenses supplémentaires associées au coworking. La prise en compte de ces dépenses dans votre budget avant de décider de rejoindre un espace de coworking est une étape sage et essentielle dans la gestion de votre entreprise et de vos finances personnelles.

Utilisez-vous un espace de coworking? Comment ça marche?


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