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Comment créer un système de classement à la maison pour la tenue de dossiers


Chaque année, l'épreuve de recueillir l'information nécessaire pour remplir et produire votre déclaration d'impôt semble de plus en plus difficile, n'est-ce pas? Ce problème peut être atténué en mettant en place un système de classement à domicile efficace.

Mais remplir vos taxes annuelles n'est pas la seule raison d'avoir un bon système de classement en place. Il est crucial de conserver les reçus pour montrer combien vous avez payé pour les biens et les investissements, ainsi que pour prouver quand les achats ont été effectués. Il est presque impossible d'obtenir un prêt sans divulguer les registres de vos revenus et de vos dépenses.

Garder la trace de la paperasserie est une nécessité, et cela peut causer des problèmes pour ceux qui ne sont pas préparés et désorganisés. Toutefois, la création d'un système de classement à domicile qui a du sens peut être assez simple.

Configuration d'un système de classement

Si vous n'êtes pas encore converti en un système sans papier de stockage de documents, vous pouvez toujours gérer facilement un système pour garder une trace de tous vos enregistrements.

1. Achetez les fournitures nécessaires

Visitez votre magasin de fournitures de bureau préféré et faites les achats suivants:

  • Un fichier de poche de format lettre qui s'étend jusqu'à trois pouces et demi (environ 3 $)
  • Plusieurs dossiers de fichiers (moins de 1 $ chacun)
  • Étiquettes pour vos dossiers (environ 3 $ pour un paquet de 250 étiquettes)

2. Créer des étiquettes

Étiquette le dossier en expansion pour l'année. Ensuite, créez une étiquette pour chaque dossier de fichier comme suit:

  • Les dépenses personnelles, telles que les vêtements, les livres, l'épicerie et les divertissements
  • Médical / dentaire
  • Factures d'électricité
  • Grands achats et améliorations domiciliaires
  • relevés bancaires
  • Investissements
  • Relevés de cartes de crédit et reçus
  • Des fiches de paie
  • Dossiers fiscaux

3. Organisez vos documents et fichiers

Une fois que vous avez étiqueté vos dossiers, commencez à organiser votre système de classement. Au fur et à mesure que l'année avance, vous pouvez ajouter plus de dossiers pour conserver les reçus pour les nouvelles catégories dont vous devez tenir compte, telles que les dépenses pour l'éducation, les animaux de compagnie ou les voyages.

Placez vos dossiers de fichiers dans le dossier d'extension et gardez votre système de classement bien rangé dans un tiroir ou un classeur. Chaque fois que vous effectuez un achat ou un paiement de facture, prenez l'habitude de placer immédiatement votre reçu dans le dossier approprié.

Pour vous aider à maîtriser les paiements de factures, créez un dossier intitulé «Factures à payer». Conservez ce dossier dans un endroit très visible afin de vous rappeler de le consulter régulièrement pour régler vos factures impayées. Après avoir payé chaque facture, placez le dossier dans le dossier approprié de votre système de classement.

Vous devez également créer un dossier intitulé «Attention requise». Par exemple, si vous devez vous renseigner sur un débit suspect sur votre carte de crédit ou si vous devez contacter un fournisseur qui ne vous a pas crédité pour avoir payé votre carte de crédit. facture la plus récente, vous devriez garder un dossier ou un rappel dans ce dossier.

Méthode de dépôt quotidienne

En mettant en œuvre ce système, vous pouvez réduire le temps que vous passez à chercher dans des documents dispersés en disposant vos fichiers dans des fichiers organisés et correctement étiquetés. Créez une routine quotidienne pour conserver vos fichiers régulièrement et correctement mis à jour:

  1. Rassemblez le courrier et passez-le à votre bureau ou à votre table de cuisine.
  2. Ouvrez chaque pièce de courrier et mettez de côté le courrier indésirable et les enveloppes à recycler.
  3. Placez les factures dans votre dossier "Bills to Pay".
  4. Placez les reçus dans leur dossier approprié. Par exemple, les résumés des services médicaux doivent être placés dans votre dossier «Médical / Dentaire».
  5. Tout ce qui nécessite une attention immédiate devrait aller dans votre dossier "Attention requise" afin que vous puissiez en prendre soin rapidement.

Que garder et pour combien de temps

Dans la plupart des cas, vous devez conserver des enregistrements pendant au moins trois ans, car l'IRS effectue généralement une recherche sur trois ans dans votre historique lors d'une vérification fiscale. Toutefois, l'IRS peut choisir de faire une recherche de trois ans supplémentaires dans votre histoire, donc pour cette raison, il est conseillé de sauvegarder les dossiers pendant six ans.

Voici quelques documents que vous devriez conserver pendant six ans:

  • Reçus pour toute déduction que vous avez inscrite sur votre déclaration de revenus
  • Relevés de courtage pour les opérations déclarées dans votre déclaration de revenus
  • Documents relatifs à la vente d'une maison ou d'autres biens déclarés dans votre déclaration de revenus
  • Les registres des revenus et des dépenses déclarés pour votre petite entreprise dans votre déclaration de revenus

Chaque feuille de papier qui prend en charge les informations déclarées sur votre déclaration de revenus doit être sauvegardée pendant les six années suivant la date de dépôt.

Cependant, il y a quelques records que vous voudrez garder pour toujours:

  • Déclarations de revenus
  • Contrats
  • Les actes de propriété et les déclarations de clôture
  • Dossiers de vos contributions à vos régimes de retraite
  • Polices d'assurance-vie
  • Documents de planification successorale, comme une procuration ou des conventions de fiducie

Documents à jeter

Après avoir rempli votre déclaration de revenus pour l'année, certains documents peuvent être supprimés. Sauf si cela concerne votre déclaration de revenus, vous devriez être en mesure de se débarrasser des éléments suivants:

  • Bordereaux de dépôt bancaire et reçus de GAB
  • Talons de chèque de paie
  • Reçus de facture de câble utilitaire

Dernier mot

Il n'y a pas de temps comme le présent pour commencer à organiser vos documents. Le plus tôt vous mettre en place un système de classement organisé, le plus tôt vous pouvez récolter les fruits d'une maison ou d'un bureau désencombré. Vous pouvez également trouver beaucoup plus facile d'accéder à tous les documents ou enregistrer chaque fois que vous en avez besoin.

Utilisez-vous un système de classement à la maison? Quelles stratégies ont bien fonctionné pour vous?

(Crédit photo: Bigstock)


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