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20 façons de gérer et d'augmenter les flux de trésorerie des petites entreprises


Alors que les ventes sont les muscles d'une entreprise, le flux de trésorerie est son sang de la vie. Les liquidités qui circulent régulièrement dans une entreprise sont nécessaires pour payer les salaires, acheter du matériel et littéralement garder les lumières allumées et les portes ouvertes. De nombreuses entreprises sont obligées de ralentir leur croissance simplement parce qu'elles n'ont pas les rentrées de fonds nécessaires pour supporter les sorties de coûts.

Accélérer le flux - convertir les ventes en liquidités le plus rapidement possible - et augmenter l'écart entre les entrées et les sorties pour constituer un coussin de trésorerie sont essentiels à la croissance durable et à long terme de chaque entreprise, grande ou petite.

Stratégies pour ajouter des soldes de trésorerie et des rentrées de fonds rapides

1. Dépôt des soldes de trésorerie dans les comptes rémunérés
Les comptes de chèques rémunérateurs sont disponibles dans la plupart des banques aujourd'hui, mais avec un solde minimum. Puisque les taux d'intérêt sur ces comptes sont souvent inférieurs aux taux sur les comptes d'épargne, les certificats de dépôt (CD) ou les comptes du marché monétaire, gardez la majeure partie de vos fonds dans ces comptes à plus haut salaire. Ensuite, transférez les fonds nécessaires à partir des comptes les mieux payés afin de respecter le solde minimum requis dans un compte de chèques rémunéré, plus le total des paiements attendus cette semaine ou le mois.

Évidemment, il est important de garder des liquidités liquides, donc évitez les CD à long terme, investissez dans des CD sans pénalité ou n'investissez qu'une partie des fonds dont vous n'avez pas besoin jusqu'à ce que le CD arrive à échéance. De plus, demandez à vos clients d'effectuer des paiements directs sur le compte à plus haut rendement pour les comptes débiteurs afin que les intérêts commencent immédiatement.

2. Vendre ou retirer un équipement ou un inventaire excédentaire et obsolète
L'équipement inactif, obsolète et non fonctionnel occupe de l'espace et immobilise du capital qui pourrait être utilisé de façon plus productive. L'équipement qui a été détenu pendant une période plus longue aura généralement une valeur comptable égale à sa valeur de récupération ou moins, de sorte qu'une vente pourrait entraîner un gain imposable. Ce gain devrait être déclaré sur vos déclarations de revenus. Si vous devez vendre en dessous de la valeur comptable, vous encourrez une perte fiscale qui peut être utilisée pour compenser d'autres bénéfices de la société.

Les stocks excédentaires peuvent rapidement devenir obsolètes et sans valeur à mesure que les besoins des clients changent et que de nouveaux matériaux sont introduits. Envisagez de vendre tout inventaire qui ne sera probablement pas utilisé au cours des 12 prochains mois à moins que les coûts pour le conserver soient minimes et que le produit d'une vente soit négligeable.

3. Exiger des dépôts sur les commandes volumineuses ou personnalisées
Lorsque vous travaillez avec une commande unique ou personnalisée, exigez un dépôt de garantie égal à un minimum de 50% du prix total. Les produits uniques ont une valeur de vente limitée, généralement uniquement pour la personne ou l'entreprise qui passe la commande. Sans dépôt, vous êtes soumis au risque de devoir effectuer un paiement réduit au moment de la livraison.

Avoir un dépôt réduit la probabilité d'une perte financière dans les pires circonstances. Assurez-vous que les clients comprennent votre politique et incluez-la dans la langue du contrat pour éviter les difficultés futures.

Inversement, évitez la nécessité de payer les dépôts à vos fournisseurs pour les commandes. Demandez-leur d'examiner vos antécédents de crédit et la bonne relation entre les deux sociétés au lieu d'exiger votre argent, qui pourrait être mieux utilisé ailleurs.

4. Paiements d'étape sur les contrats à long terme à votre avantage
Certains clients, en raison de leur taille ou de leurs politiques, refuseront de conclure des contrats nécessitant des dépôts initiaux. Plutôt que de perdre l'entreprise, négociez des conditions de paiement et des points de référence qui dépassent ou égalent vos coûts.

Par exemple, un contrat de construction type peut permettre un paiement de 15% lorsque l'ingénierie est achevée, 25% supplémentaires lorsque le matériel est livré sur le site, et 50% du montant du contrat à des points de référence de progrès spécifiques. Les 10% restants du prix du contrat sont généralement détenus par l'acheteur jusqu'à l'inspection finale et l'acceptation.

5. Reconnaître «Scope Creep» et utiliser les ordres de modification, le cas échéant
Si votre produit est vendu avec une condition quelconque, ou si le service que vous fournissez est défini dans un contrat entre vous et l'acheteur, vous devez être au courant des exigences exactes qui vous sont imposées en conséquence. Toute modification de ces exigences pourrait vous permettre de demander un paiement supplémentaire pour le travail auxiliaire effectué. Ne pas chercher une compensation appropriée nuit à votre entreprise de deux façons: Vous ne recevez pas le produit supplémentaire, et vos coûts augmentent.

6. Offrez des remises pour un paiement rapide
Développer un programme de réduction pour encourager les paiements rapides, en recueillant des liquidités qui vous sont dues aussi vite que possible. Les conditions normales de paiement prévoient une période de 30 jours pour la remise après la réception d'une facture, avec une réduction de 2% si elle est payée dans les 10 premiers jours. Vous pouvez offrir plus, moins ou aucune réduction pour le paiement, selon vos besoins et les habitudes de paiement antérieures de vos clients.

N'oubliez pas, cependant, que votre capacité à instituer une politique de recouvrement dépendra de votre force relative par rapport à celle de votre client. Un compte majeur peut prendre un rabais offert et payer encore en retard.

5. Pénaliser les retardataires avec des pénalités d'intérêt
Une pénalité pour les retardataires est le «bâton» dans l'approche «carotte et bâton» des collections, la «carotte» étant la réduction pour paiement anticipé. Bien que la perception de l'intérêt puisse ne pas être possible dans tous les cas, la présence de la police soulignera l'importance des paiements ponctuels pour vos clients.

6. Contrat avec une agence de recouvrement pour les anciens comptes débiteurs
Poursuivre les anciens comptes débiteurs nécessite du dévouement et du temps, et peut rapidement atteindre le point de rendements décroissants pour votre personnel. Rares sont les petites entreprises qui disposent des ressources, de la formation ou de l'expérience nécessaires pour gérer efficacement les comptes en souffrance. De plus, les clients qui dépassent le délai de paiement de 60 jours sans raison valable justifient rarement une relation continue et exigent généralement des mesures fermes pour en retirer le paiement.

Les agences de recouvrement tierces sont habiles à travailler avec de tels comptes et sont généralement disposées à poursuivre la collecte à leurs propres frais en échange d'un pourcentage déterminé du produit collecté. Dans certains cas, les agences achèteront simplement la dette en souffrance auprès de l'entreprise à un prix réduit et assumeront tous les risques subséquents de recouvrement. Alors que les coûts de la collecte de tiers par rapport au solde du compte d'origine sont exorbitants, votre alternative peut être aucun paiement du tout.

7. Utiliser les ventes par abonnement
Si votre produit est régulièrement consommé et racheté plusieurs fois par an, instaurez un programme d'abonnement dans lequel les clients prépayer pour le produit et la livraison. Les journaux, les magazines, la télévision par câble, l'aménagement paysager et l'entretien des piscines sont des exemples de produits et de services qui se prêtent à un modèle d'abonnement. En plus de recevoir de l'argent initial pour couvrir les coûts futurs, vous avez les avantages de sécuriser les ventes futures et de faciliter la planification des ressources.

8. Instituer un programme de vente Layaway
Les programmes de mise en attente étaient très populaires avant l'utilisation généralisée des cartes de crédit personnelles à la fin des années 1950. Un programme de mise de côté permet aux clients de sélectionner un produit spécifique, qui est ensuite réservé pour un achat et une livraison futurs lorsque le paiement a été effectué. Le vendeur a l'utilisation de l'argent avant d'engager le coût du produit. Un traitement comptable spécial de l'argent reçu est requis, alors assurez-vous que votre comptable est au courant du programme.

9. Initier une marge de crédit des comptes débiteurs
Malgré tous leurs efforts, même les entreprises les mieux gérées accusent un retard entre la production d'un produit - une sortie de fonds - et la réception du paiement après la vente - les rentrées de fonds. Ce décalage est représenté par le solde des débiteurs en tant qu'actif à court terme dans les livres de la société.

La plupart des banques sont prêtes à prêter jusqu'à 80% du solde des comptes débiteurs, fournissant ainsi de l'argent à l'emprunteur au moment du prêt, plutôt que d'attendre que le compte soit perçu. Le montant du prêt varie de haut en bas que les anciens comptes sont collectés et de nouveaux comptes sont ajoutés au prêt. Alors que le prêt est garanti par les comptes débiteurs, la société - et éventuellement les propriétaires de la société - demeurent les garants de la dette.

10. Établir une marge de crédit d'inventaire
Les stocks de matières premières, les produits en cours de fabrication et les produits finis en attente de vente sont considérés comme des actifs à court terme et nécessitent des dépenses importantes en termes d'acquisition et de maintenance. Les prêteurs, reconnaissant la valeur et la probabilité que les matières inventoriées seront converties en ventes à court et moyen terme, accepteront les stocks en garantie et prêteront des pourcentages variables du solde des stocks en fonction de sa composition - dans la plupart des cas, jusqu'à 50% de sa valeur.

À l'instar d'un prêt de comptes débiteurs, le solde variera à mesure que les niveaux des stocks changent et que les emprunteurs resteront garants. Les prêts d'inventaire sont gênants pour les emprunteurs, car un inventaire physique doit être régulièrement pris et évalué aux prix courants du marché, généralement mensuellement, puis rapproché avec la valeur comptable de la société et de la banque.

11. Instituer un arrangement d'affacturage
L'affacturage implique généralement une tierce partie, une société de financement non bancaire, ou «facteur», qui avance un pourcentage négocié, 75% à 80%, des comptes individuels dans le solde des comptes débiteurs. Comme les comptes sont collectés par la société, l'avance est payée, plus des frais au facteur. Dans certains cas, le facteur peut acheter les comptes au rabais et assumer la responsabilité et les risques de recouvrement.

Que la société ou ses propriétaires restent les garants des comptes est une question de négociation entre l'entreprise et le facteur. Les accords d'affacturage sont généralement plus onéreux (mais moins restrictifs) que les prêts à recevoir dans les banques réglementées, de sorte qu'un accord ne devrait être conclu qu'après le rejet d'un accord de prêt standard.

Stratégies pour réduire et retarder les sorties de fonds

12. Placez la paie sur un cycle bimestriel
Un programme de paye bimestriel nécessite 24 cycles de paye par année contre 26 cycles de paye pour un programme de rémunération à la quinzaine, ce qui réduit le coût administratif de la collecte, de la vérification et de la tabulation de l'information salariale.

Des économies supplémentaires sont possibles en utilisant le dépôt direct dans les comptes bancaires des employés, plutôt que d'écrire et de remettre des chèques de paie. Transférer des fonds pour la masse salariale immédiatement avant la période de paie à partir du compte courant de la société.

13. Réparer plutôt que remplacer, équipement d'équipement
Les véhicules à moteur, correctement entretenus, fournissent facilement 100 000 milles d'utilisation ou plus. Les machines modernes sont également durables et offrent des années de services. Par exemple, les tracteurs John Deere, les bulldozers Caterpillar et l'équipement routier des années 1950 et 1960 sont encore utilisés partout au pays. Les machines de bureau deviennent généralement obsolètes avant qu'elles ne s'usent.

Pour minimiser ou éliminer les réparations coûteuses et le remplacement:

  • Établir un programme d'entretien régulier pour l'équipement.
  • Utilisez des pièces reconditionnées et de rechange provenant de fournisseurs et de fabricants tiers, au besoin, plutôt que de pièces d'origine.
  • Contrat avec un centre de réparation local pour effectuer des réparations compliquées ou l'entretien au-delà des capacités internes. Exclusivité commerciale pour un prix réduit.

14. Rejeter l'appel de la "nouvelle" technologie
De nouveaux produits, en particulier des gadgets électroniques, sont continuellement introduits avec des fonctionnalités de pointe. Mais avant de succomber à l'excitation publicitaire, confirmez que les nouvelles fonctionnalités apporteront une amélioration significative de la performance dans l'utilisation du produit dans votre entreprise. Dans la plupart des cas, vous découvrirez que les avantages ne valent pas le coût supplémentaire. Utilisez votre équipement existant jusqu'à ce qu'il ne puisse pas être réparé à un coût justifiable ou jusqu'à ce que les exigences du travail changent et nécessitent un équipement amélioré.

15. Acheter de l'équipement d'occasion, pas neuf
Un équipement d'occasion en bon état peut généralement faire le travail nécessaire ainsi qu'une nouvelle pièce de machinerie. Si vous avez besoin d'équipement, recherchez les annonces locales et les ventes aux enchères dans votre région, en particulier à la recherche de sociétés dont les actifs ont été saisis et sont vendus par le prêteur. Vous pourriez être en mesure d'acheter des équipements de qualité et d'occasion jusqu'à 80% de réduction sur le prix des nouveaux équipements, sans dégradation comparable des capacités.

16. Renégocier les dettes fixes pour réduire les paiements
Au cours des dernières années, les taux d'intérêt ont chuté. Et à la suite de la récession, le gouvernement fédéral a également lancé un certain nombre de programmes pour stimuler les prêts bancaires aux petites entreprises, ainsi que des garanties de la US Small Business Administration pour faciliter les prêts.

Passez en revue vos lignes de crédit existantes pour déterminer si vous pourriez être admissible à un taux d'intérêt inférieur ou à une durée prolongée. Si possible, envisagez d'ajouter une ligne de crédit pouvant être utilisée en cas d'urgence. Assurez-vous toujours de lire et de comprendre les conditions attachées à un COL, y compris ses coûts, sa durée et toutes les conditions pour pouvoir l'utiliser.

17. Retarder les mises à niveau du produit
Les mises à niveau technologiques - logiciels et matériel - se produisent plusieurs fois par an. Souvent, le changement entre une version et la suivante est minime ou ajoute des fonctionnalités que vous n'utiliserez pas. Soyez prudent lors de l'achat ou de la mise à niveau d'ordinateurs de bureau, de téléphones portables, etc. Pensez à un logiciel open-source, généralement gratuit ou disponible pour un petit don. Si le logiciel offre une sécurité accrue sur vos données en contrecarrant les pirates informatiques qui détruiraient votre activité commerciale pour des sensations fortes, vous devriez réfléchir sérieusement avant de décider de ne pas mettre à niveau. La sécurité et la sûreté passent toujours en premier.

18. Reporter les paiements aux fournisseurs
Retarder le paiement aux vendeurs à la dernière date possible compatible avec les termes de la vente. S'il n'y a pas de pénalité pour les paiements en retard, fixez un cycle de paye de 45 à 60 jours à compter de la réception de la facture. Bien qu'il soit important de ralentir les sorties de fonds, il est tout aussi important de maintenir une bonne cote de crédit et des relations cordiales avec les fournisseurs essentiels.

Sachez qu'un paiement ralenti peut entraîner un contact du fournisseur qui a été affecté. Dans ces cas, veillez à ce que tous les paiements futurs soient conformes aux promesses. Si vous êtes obligé de retarder les paiements, contactez le vendeur dès que possible avec une explication et un plan pour devenir à jour sur votre dette.

19. Produits de troc pour les biens et services
Abordez les fournisseurs qui sont également des clients au sujet d'un «métier» dans lequel chaque entreprise reçoit la totalité ou une partie de ses paiements respectifs sous la forme de produits finis. Étant donné que la valeur d'échange est habituellement établie au prix de détail respectif de chaque entreprise, une entente de troc offre un «rabais» d'un montant égal à la marge bénéficiaire nette de votre produit et vous permet de conserver l'argent qui serait autrement utilisé.

Du point de vue de l'impôt sur le revenu, les produits que vous recevez de vos fournisseurs doivent être déclarés comme revenu brut dans l'année de réception, tandis que les biens ou services que vous fournissez sont une dépense de «coût des biens».

20. Utiliser l'argent comptant, et non le crédit, pour des remises plus importantes
Bien que cette stratégie puisse paraître contraire à la nécessité de conserver des liquidités, elle illustre la nécessité de rester flexible à tout moment dans tous les types d'environnement de marché. Pendant les périodes difficiles, les objectifs de vos fournisseurs peuvent être de constituer autant de réserves de liquidités que possible, en privilégiant les liquidités par rapport aux profits. Dans ces cas, ils peuvent offrir des réductions très profondes dans leurs prix en échange d'argent. Si la plus grande réduction justifie l'utilisation de l'argent, prenez-le.

De même, si vous payez en espèces pour de petits achats, négociez un rabais supplémentaire auprès des vendeurs puisque vous leur épargnez les frais de traitement de la carte de crédit. S'ils ne sont pas prêts à donner un rabais, utilisez les cartes de crédit pour le paiement, mais payez les frais à la compagnie de carte de crédit avant que l'intérêt ne soit débité du compte. Si vous utilisez l'une des meilleures cartes de crédit pour petites entreprises, vous recevrez des récompenses supplémentaires - des miles ou des points pour les compagnies aériennes, les hôtels et les repas - qui permettront d'économiser de l'argent ailleurs.

Dernier mot

L'origine de l'expression «l'argent est roi» est inconnue, mais sa validité dans le monde des affaires n'a jamais été contestée. Apple, la société qui a créé des produits emblématiques tels que l'iPhone et l'iPad, a la réputation d'avoir 100 milliards de dollars en caisse pour profiter de bonnes affaires inattendues ou couvrir les dépenses lorsque les ventes sont inférieures aux prévisions.

La flexibilité financière est importante pour chaque entreprise, en particulier lorsque l'environnement économique futur n'est pas clair. L'utilisation des stratégies de flux de trésorerie recommandées ci-dessus peut constituer vos soldes bancaires, étendre le nombre d'options stratégiques qui s'offrent à vous en tant que société et réduire la probabilité que vous soyez obligé de prendre des mesures désagréables ou pénibles.

Quels autres conseils pouvez-vous suggérer pour augmenter les flux de trésorerie de l'entreprise?


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