Selon Bloomberg, 8 petites entreprises sur 10 échouent au cours des 18 premiers mois. Alors que la plupart des entrepreneurs se concentrent sur l'augmentation des ventes, la réduction des dépenses est tout aussi importante pour tenter d'atteindre ou de maintenir la rentabilité.
Je vais vous montrer 26 façons simples de réduire les coûts et d'accroître le succès de votre petite entreprise.
Logiciel de comptabilité en ligne est un excellent moyen de suivre vos revenus et dépenses, vous donnant un aperçu de la marge bénéficiaire de votre entreprise. Mais quelle est votre marge bénéficiaire idéale ?
Beaucoup de propriétaires d'entreprise n'ont aucune idée de ce que leur rentabilité devrait être. C'est en partie parce que les marges bénéficiaires sont multiples et sont souvent présentées de manière trop complexe. Quelle marge est la plus pertinente à vos besoins?
Intuit soutient que les propriétaires de petites entreprises devraient accorder la plus grande attention à la marge bénéficiaire nette, «calculée en prenant les ventes totales de l'entreprise pour une période donnée, en soustrayant les dépenses totales, puis en divisant ce chiffre par le revenu total»., vous aidant à découvrir des faiblesses qui ne ressortent pas des chiffres de première ligne.
Les variables qui affectent la marge bénéficiaire nette peuvent être contrôlées - ou du moins influencées - par les propriétaires d'entreprise. Les dépenses sont sans doute les plus faciles des trois: Même si vous ne pouvez pas forcer vos clients à dépenser plus d'argent durement gagné, vous pouvez réduire les coûts inutiles. L'astuce consiste à savoir quels coûts peuvent être coupés en toute sécurité et de combien.
Voici un aperçu de quelques façons simples d'augmenter la marge bénéficiaire nette de votre petite entreprise en réduisant les dépenses communes - sans entraver les activités essentielles à la mission ou paralyser la capacité de croissance de votre entreprise.
Le chauffage et la climatisation ne sont pas des frais négociables. Même de petits changements dans la température ambiante de votre installation peuvent avoir un impact négatif sur le confort de vos clients et la productivité de vos employés, menaçant vos lignes supérieures et inférieures. Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas tout faire pour économiser de l'argent sur la climatisation.
Les thermostats programmables et intelligents peuvent réduire vos coûts de climatisation sans compromettre le confort. Utilisez un thermostat programmable pour personnaliser le programme de contrôle du climat de votre établissement: dans un bureau de 9 à 5, cela signifie probablement augmenter le chauffage ou l'air conditionné le matin et le rappeler (ou l'éteindre complètement) le soir et pendant la nuit. Dans les grandes installations, vous aurez besoin de thermostats à zones multiples ou de thermostats multiples pour gérer les besoins de climatisation sur différents étages ou suites.
Si vos besoins de climatisation sont plus complexes ou variables, ou si vous doutez de votre capacité à maintenir votre thermostat programmable au bon niveau, utilisez plutôt un thermostat intelligent (ou d'apprentissage). La technologie des thermostats intelligents reste relativement nouvelle, mais sa promesse est énorme: une fois installée, elle apprend vos préférences de climatisation, mesure le profil énergétique de votre bâtiment et s'ajuste automatiquement pour maintenir une température confortable aussi efficacement que possible.
Selon Nest, le principal fabricant de thermostats intelligents des États-Unis, les utilisateurs de Nest ont économisé en moyenne de 10% à 12% sur le chauffage et de 15% sur le refroidissement - de 131 à 145 $ par propriétaire. Cependant, les thermostats intelligents vendus au détail ne sont appropriés que pour les maisons et les petits espaces commerciaux. Si vous disposez d'une installation plus grande, vous devrez investir dans des systèmes de contrôle du climat commercial de sociétés telles que 75F, qui sont nettement plus chères (mais potentiellement encore plus rentables).
Complétez votre thermostat programmable ou intelligent avec des mesures d'économie d'énergie passives qui réduisent les charges de travail et les empreintes carbone de vos systèmes de climatisation et d'éclairage:
Avant de commencer un projet d'économie d'énergie, déterminez s'il est admissible à des crédits d'impôt pour l'efficacité énergétique locaux, étatiques ou fédéraux. Les appareils qui consomment de l'énergie, l'isolation et les projets d'énergie renouvelable à petite échelle le font souvent.
C'est un moyen douloureusement simple de réduire la facture d'électricité de votre entreprise sans affecter ses opérations. Et une fois que vous et votre équipe avez l'habitude de suivre, c'est aussi très facile.
Dans un bureau de cols blancs, les postes de travail sur ordinateur personnel constituent la plus grande source d'énergie non essentielle, alors assurez-vous que tout le monde leur donne du pouvoir avant de partir. Éteignez les plafonniers et les lampes de bureau, ou laissez les instructions aux équipes de nettoyage des bâtiments pour qu'elles le fassent une fois qu'elles sont terminées. Dans les restaurants et les installations industrielles légères qui ne fonctionnent pas pendant la nuit, éteignez les machines et les appareils qui ne sont pas nécessaires pour la sécurité ou le stockage - en d'autres termes, éteignez le four, pas le congélateur.
Tout comme la réduction de la consommation d'énergie et d'eau, la réduction des déchets de papier est bénéfique pour les résultats de votre entreprise et pour l'environnement. Et il y a une myriade de façons de le faire, y compris:
Votre entreprise paye probablement beaucoup de services essentiels - télécommunications, stockage en nuage, tenue de livres, peut-être même un soutien juridique - au moyen de plans mensuels ou annuels. Au minimum, vous devriez revoir ces plans une fois par année pour déterminer s'ils sont adéquats pour vos besoins.
Si vous payez pour une capacité dont vous n'avez pas besoin ou que vous n'utilisez pas régulièrement, vous pouvez probablement réduire votre budget à un plan moins coûteux sans nuire à votre entreprise. Inversement, si vous dépassez régulièrement les limites d'un forfait de moindre capacité, vous pourriez payer beaucoup pour dépasser ces limites - par exemple, certains opérateurs de téléphonie mobile facturent 10 ou 15 dollars par gigaoctet pour les dépassements de données. Le passage à un régime plus généreux et à plus grande capacité pourrait entraîner des frais mensuels plus élevés, mais cela pourrait vous faire économiser des centaines à long terme.
Pour des millions d'employeurs, le télétravail a un énorme potentiel de réduction des coûts. Malheureusement, ce potentiel reste largement inexploité.
Selon Global Workplace Analytics, 50% de la main-d'œuvre américaine occupe un «emploi compatible avec le télétravail» et 80% à 90% des travailleurs veulent être en mesure de télétravailler au moins une partie du temps - mais seulement 20% à 25% tout. Pourtant, la tendance est indéniable: parmi les travailleurs non-indépendants, la part des télétravailleurs a augmenté de 103% entre 2005 et 2014.
Des études suggèrent que les indemnités de télétravail et d'autres types de modalités de travail flexibles ont des répercussions positives sur le moral des employés et la satisfaction au travail, deux éléments qui sont positivement corrélés à la productivité. Le télétravail a également une incidence directe sur les résultats financiers des entreprises et des employés:
Les bureaux sont devenus plus efficaces depuis des années maintenant. Selon la CCIM, le loyer moyen des nouveaux bureaux (à la fin de 2012) ne comptait que 185 pieds carrés d'espace de bureau par travailleur. C'est en baisse de plus de 20% depuis le début du siècle. Et la tendance pourrait s'accélérer: selon une enquête citée par le CCIM, les dirigeants américains ont révélé des plans visant à réduire leur empreinte à moins de 100 pieds carrés d'espace de bureau dédié par travailleur d'ici 2018.
L'utilisation d'appareils mobiles, les postes de travail collaboratifs et les salles polyvalentes (par exemple, les salles de conférence qui servent également de salles de repos) sont d'excellentes nouvelles pour les propriétaires d'entreprise et les cadres soucieux de leur loyer. La refonte de votre bureau autour de ces principes et d'autres principes d'économie d'espace vous permet d'en faire plus que moins et, même si vous grandissez, vous éviterez de déménager dans un espace plus grand et plus coûteux.
La plupart des avantages sociaux des employés comprennent une forme de couverture médicale. Les employés salariés s'attendent à ce que les employeurs répondent à leurs besoins en matière de soins de santé, et c'est probablement la bonne chose à faire de toute façon. Malheureusement, il devient également plus cher chaque année.
Paychex offre aux employeurs trois stratégies pour réduire leur part des coûts des soins de santé des employés sans mesures draconiennes telles que l'annulation sans cérémonie de la couverture. Les comptes d'épargne-santé fiscalement avantageux (décrits plus en détail par l'IRS ici) sont particulièrement utiles: ils permettent aux employés de s'approprier leurs choix de soins de santé tout en transférant le risque (et les coûts) à l'employeur. Combinés à des régimes d'assurance-maladie à franchise élevée couvrant les dépenses catastrophiques, ils peuvent remplacer les régimes d'assurance-maladie traditionnels dont la générosité a souvent un coût important pour les employés et les employeurs.
Regardez autour de votre établissement. Combien de technologies existantes voyez-vous? Cela dépendra probablement de ce que fait votre entreprise, tout comme votre capacité à résoudre le problème. Les entreprises industrielles et manufacturières établies sont souvent confrontées à des dizaines de vieilles machines et systèmes qu'elles n'ont pas le capital ou la volonté de remplacer, même si cela réduirait les coûts et augmenterait la productivité à long terme.
Dans le secteur des services, la traînée des systèmes hérités n'est pas toujours aussi claire, mais cela ne veut pas dire que ce n'est pas réel. Par exemple, même si vous l'utilisez toujours pour envoyer des documents à des vendeurs ou à des agences d'état à l'ancienne, vous pouvez probablement supprimer votre télécopieur. Idem pour votre service téléphonique fixe - un système téléphonique basé sur le cloud est probablement moins cher et plus fiable que son prédécesseur Ma Bell.
Nulle part dans les statuts de votre entreprise, il n'est dit que vous devez acheter uniquement de l'équipement neuf et brillant. Alors pourquoi ne pas acheter des articles délicatement utilisés quand cela a du sens?
En fonction de ce que votre entreprise fait, vos achats d'occasion peuvent inclure:
De nombreux fournisseurs offrent des remises modestes mais significatives aux clients qui paient leurs factures plus tôt que prévu. Par exemple, il est courant que les fournisseurs baissent de 2% le total de la facture lorsque les clients paient intégralement dans les 10 jours, au lieu des 30 jours habituels - un arrangement généralement représenté par «2/10 net 30».
Tant que le paiement anticipé n'a pas d'impact négatif sur vos flux de trésorerie, il est généralement logique de le faire. Cela est doublement vrai dans un environnement à faible taux d'intérêt, où le coût des emprunts à court terme pour combler tout déficit ne devrait pas dépasser la valeur de la décote.
Il y a des milliers d'années, l'économie mondiale (telle qu'elle était) dépendait du troc. Aujourd'hui, la plupart des transactions utilisent une devise adossée à des banques centrales, mais cela ne signifie pas que les échanges non monétaires soient complètement obsolètes. La révolution numérique a donné naissance à une industrie artisanale engagée de facilitateurs de troc tels que Business Barter Unlimited et U-Exchange Business. Il y a des limites à ce que (et combien) vous pouvez échanger, mais il vaut la peine d'examiner ces arrangements si l'argent est extrêmement serré ou vous pensez que vos produits ou services font des métiers valables.
La publicité traditionnelle est chère - très chère. Selon Ad Age, le coût moyen par 1 000 impressions de la publicité télévisée diffusée aux heures de grande écoute (CPM, soit le coût de diffusion de l'annonce à 1 000 spectateurs) était de 24, 76 $ en 2014, soit environ 112 000 $ par tranche de 30 secondes. . Inutile de dire que la plupart des petites entreprises ne peuvent pas se permettre ce genre de dépenses.
La publicité payée sur les réseaux sociaux est beaucoup moins chère. Par exemple, selon Ad Espresso, le coût CPM moyen de l'annonce Facebook aux États-Unis était de 7, 19 $ au troisième trimestre de 2016, soit moins du tiers du coût d'une publicité télévisée diffusée aux heures de grande écoute. Les publicités sur les réseaux sociaux sont également moins coûteuses à produire - bien qu'il soit de plus en plus fréquent de voir des spots vidéos sur votre flux Facebook ou Twitter, les annonces sociales les plus rentables restent des mèmes simples et bon marché.
Et vous n'avez pas à payer pour la publicité dans les médias sociaux du tout. Si vous consacrez du temps et du personnel à impliquer les fans de votre entreprise et à construire votre social social, vous pouvez atteindre des milliers de clients actuels ou potentiels sans dépenser un sou.
La conversation organique des médias sociaux n'est qu'une forme de marketing de bouche-à -oreille, une forme de communication rentable et potentiellement puissante qui externalise une partie de votre service de marketing à vos clients.
Le bouche-à -oreille se présente sous différents aspects: programmes de parrainage qui orientent les clients existants vers de nouveaux clients, programmes d'ambassadeurs de la marque qui paient les jeunes pour évangéliser les produits de leurs employeurs sur le campus, communautés de partage social sur Pinterest et autres médias numériques et des répertoires d'avis en ligne, tels que Yelp. La stratégie ou les stratégies de marketing de bouche-à -oreille idéales de votre entreprise dépendront de la composition démographique de son public, de ses habitudes d'achat et de la réponse aux efforts de vente et de messagerie.
Le temps, c'est de l'argent. Cela signifie que le temps perdu est de l'argent gaspillé. Chaque minute que vous et votre équipe consacrez à la procrastination est une minute qui n'est pas dépensée pour un travail produisant de la valeur.
La procrastination peut être aussi anodine que d'arrêter par le bureau d'un collègue pour un bref brouhaha, ou de sortir du bureau pendant des heures pour faire des courses personnelles. Si la procrastination chronique est un problème à votre bureau, déterminez pourquoi cela se produit et prenez les mesures appropriées pour y remédier - par exemple, en décomposant des tâches écrasantes en morceaux.
La procrastination n'est pas un coupable pour les problèmes de productivité au travail. Certaines personnes sont meilleures en gestion du temps que d'autres. Avant de désigner des employés facilement distraits ou inefficaces pour le coaching ou la discipline, implémentez des systèmes évolutifs qui rendent chacun responsable, comme les exigences de suivi du temps (avec les logiciels requis) et les délais de référence pour l'achèvement standard des tâches.
Parfois, l'inefficacité n'a aucune cause humaine. Cela pourrait être la faute de systèmes de communication médiocres ou de pratiques de gestion de projet démodées. Les applications de gestion de projet telles que Basecamp et les outils de messagerie inter-organisationnels tels que Slack peuvent grandement contribuer à la rationalisation des fonctions qui, bien qu'elles soient nécessaires aux objectifs de votre entreprise, n'ajoutent pas directement de valeur à son travail.
Les pigistes et les entrepreneurs indépendants sont plus faciles à embaucher et moins cher de garder un emploi que les employés traditionnels, à condition que vous avez un contrat indépendant exécutoire pour définir les attentes et atténuer les risques des deux côtés de la relation. Vous n'êtes pas censé fournir aux pigistes des prestations d'assurance maladie, des comptes de retraite avant impôt, des congés familiaux ou des congés payés, ou d'autres avantages coûteux. Vous avez juste besoin de les payer pour le travail accompli.
Il est important de ne pas trop compter sur les pigistes et les entrepreneurs, car ils sont susceptibles d'être moins loyaux et peuvent avoir d'autres relations qui distraient de leur travail pour votre entreprise. Mais pour des projets ponctuels et des activités non essentielles en cours, ils peuvent servir de sauce secrète qui permet de contrôler les coûts de main-d'œuvre de votre entreprise.
Il en coûte plus que ce que vous pensez pour embaucher un employé, surtout avec des compétences en demande ou des connaissances spécialisées. Selon le Center for American Progress, remplacer un employé typique (pas de cadres ou de médecins) coûte environ 20% du salaire annuel de l'employé. D'autres études suggèrent que cette estimation est conservatrice. Même si vous prenez 20 p. 100 à leur valeur nominale, c'est beaucoup d'argent - pour un employé qui gagne 75 000 $ par année, vous avez besoin de 15 000 $ en frais de recrutement et d'intégration.
Dans cet esprit, il est logique de faire tout ce qui est en votre pouvoir pour retenir les employés talentueux, même si cela vous oblige à dépenser un peu plus pour les salaires et les avantages sociaux. Si elle maintient un travailleur à potentiel élevé dans le giron pour une année supplémentaire, l'augmentation de ce salaire de 75 000 $ à 85 000 $ est une aubaine.
Comme le dit le vieil adage, vous devez dépenser de l'argent pour gagner de l'argent. Chaque dollar que vous investissez dans votre entreprise a un taux de rendement. Mais il peut parfois prendre des années pour que ce retour se matérialise. Pourquoi ne pas vous payer pour attendre?
Si votre crédit est assez bon, vous pouvez utiliser une carte de crédit pour petite entreprise pour récompenser les dépenses responsables sur les stocks et l'équipement que vous achèteriez de toute façon. Les meilleures cartes de visite affichent un rendement fiable de 1, 5% à 2% sur les dépenses, sous forme de remise en argent ou de miles pouvant être utilisés pour voyager gratuitement. Dans certains cas, le taux de rendement est encore meilleur. Tant que vous payez votre solde en entier chaque mois et que vous n'utilisez votre carte que pour des achats que vous auriez effectués de toute façon, vous sortirez gagnant.
Gardez à l'esprit que certaines cartes de crédit de remboursement et cartes de crédit de voyage portent des frais annuels, mais vous pouvez compenser ceux (et puis certains) avec une utilisation modérée à forte. De plus, l'utilisation d'une carte de crédit d'entreprise crée du crédit, ce qui est pratique si vous avez besoin de prêts plus importants ou de lignes de crédit plus tard.
Malgré l'utilisation judicieuse des cartes de crédit des petites entreprises, la dette est généralement votre ennemi. Avant d'embrasser les options de financement des petites entreprises qui vous mettent en contact avec les grandes banques ou les capital-risqueurs, appuyez sur vos finances personnelles et les réseaux d'amis et de famille pour le capital de démarrage sans intérêt. Chaque dollar d'intérêt que vous payez est un dollar qui ne reviendra pas à votre résultat net.
Toutes les économies ne sont pas égales. Certaines villes et États sont des endroits merveilleux pour démarrer et développer une entreprise. Les autres ne sont pas si gentils.
Collectivement, les coûts de localisation jouent un rôle décisif pour trier les premiers des seconds. La meilleure façon de réduire les coûts de location élevés est de déménager dans une région à faible coût, mais ce n'est pas toujours pratique ou même possible, surtout si vous êtes un professionnel indépendant avec des racines familiales profondes dans votre cour actuelle.
Si le déplacement n'est pas une option, vous devez comprendre les coûts de votre emplacement, identifier les plages acceptables pour chaque élément de campagne principal et apprendre à modifier les chiffres en votre faveur:
Quand il s'agit d'acheter des fournitures, des stocks et de l'équipement, il y a une force en nombre. De nombreuses entreprises réduisent les coûts récurrents en mettant en commun leurs ressources avec d'autres petites entreprises dans leurs zones d'activité, ou avec des entreprises aux vues similaires dans des zones géographiques plus vastes.
Selon la taille et la fonction de votre entreprise, vous pouvez envisager:
Sauf si cela est clairement énoncé dans un contrat contraignant, chaque prix indiqué est négociable. C'est le cas même si vous n'utilisez pas une alliance ou un réseau de petites entreprises comme American Express OPEN. Les entrepreneurs ont tendance à se surveiller les uns les autres et il suffit souvent de mentionner que vous possédez une entreprise pour obtenir un rabais.
Dans certains cas, il existe une contrepartie active au travail - souvent des renvois ou des remises groupées. Par exemple, lorsque vous équipez votre nouvelle suite commerciale ou bureau à domicile, demandez au décorateur d'intérieur s'il offre des remises ou des primes pour les nouveaux clients. De même, si vous achetez 10 ou 20 bureaux ou ordinateurs portables à la fois, vous aurez probablement droit à une réduction de volume - mais vous devez demander.
Il semble contre-intuitif de déconseiller d'acheter en vrac. Cependant, quiconque a fait l'erreur d'acheter le plus gros pot de beurre de cacahuète au club-entrepôt, pour le jeter deux ans plus tard sans en faire autant, a une expérience directe des pièges de l'achat en vrac.
Avant de vous lancer dans un achat en vrac, posez-vous une question simple: est-ce que cela a du sens d'acheter une telle chose? Si votre bureau passe une tonne de café chaque mois, achetez un sac de 50 livres de haricots entiers. D'autre part, si vous avez considérablement réduit votre consommation de papier au cours des dernières années, il n'est peut-être pas judicieux d'acheter des centaines de rames à la fois pour obtenir un meilleur taux unitaire - surtout si vous n'avez pas un endroit prêt à tout stocker. Tout en modération.
Dans de nombreuses industries, notamment les logiciels, la concurrence pour le talent est féroce. En plus des formules d'actions juteuses (et souvent imprudentes) et des indemnités de congé généreuses, de nombreux employeurs de technologie offrent des avantages fabuleux et des avantages sociaux dans une course aux armements constante pour attirer les ingénieurs et les concepteurs ultra-qualifiés.
Certains avantages de cliché, comme les tables de baby-foot et les chaises pouf dans les espaces communs, sont abordables à long terme, mais sans doute équivalent à habillage de fenêtre.
D'autres, comme le déjeuner gratuit tous les jours, sont plus pratiques - les employés doivent manger, après tout. Cependant, au fil du temps, ils peuvent affecter la rentabilité. Si vous êtes engagé dans une bataille féroce pour attirer et retenir les talents, il est probablement préférable d'offrir un salaire de départ plus élevé, des primes de rendement plus juteuses et de meilleurs avantages sociaux (en particulier les comptes de soins de santé et de retraite).
Pour renforcer le moral et construire la camaraderie, substituer des avantages coûteux pour les moins chers, sociaux. Par exemple, échangez la barre humide dans la cuisine de votre bureau pour une happy hour hebdomadaire où les employés paient leur propre chemin, et laissez tomber les sorties de théâtre à l'échelle de l'entreprise pour des excursions optionnelles vers des attractions gratuites ou à bas prix dans votre ville.
La plupart des fournisseurs de services aux entreprises exercent leurs activités dans des industries concurrentielles. Utilisez-le à votre avantage en faisant des emplettes pour des services essentiels - ou menaçant simplement de magasiner au bon moment.
De nombreuses compagnies d'assurance offrent des remises importantes ou des primes aux clients qui font le saut de la concurrence. Idem pour les coopératives de crédit et les banques, qui utilisent la promesse de comptes bancaires gratuits et de promotions de comptes bancaires pour générer de nouvelles affaires. Découper ces frais d'entretien mensuels de 10 $ à 15 $, puis de 200 $ à 300 $ en argent gratuit simplement pour l'ouverture d'un nouveau compte, semble être une bonne affaire.
Permettre à vos employés de télétravailler réduit leurs coûts de transport, en gardant plus d'argent dans leurs poches - et le vôtre, à travers la baisse des coûts des services publics et, potentiellement, de petites augmentations annuelles.
Limiter les voyages payés par l'entreprise est une meilleure affaire pour votre entreprise. Bien sûr, rien ne remplace l'esprit d'équipe lors des congrès de l'industrie, des rencontres professionnelles ou des fêtes annuelles. Mais cela ne signifie pas que vous devez voyager pour chaque réunion de client ou enregistrement de bureau satellite.
Pour des réunions plus importantes, les systèmes de réunion virtuelle avec des capacités de téléprésence peuvent facilement remplacer les pow-wow de bureau. Et ils ne sont pas aussi chers que vous le pensez: le plan le plus coûteux de GoToMeeting, qui prend en charge jusqu'à 100 utilisateurs, coûte 49 $ par mois, et il existe une version gratuite pour les petites équipes. Même à 49 $ par mois, vous êtes à moins de 600 $ par année, ce qui est probablement inférieur au coût par employé d'un seul voyage d'affaires.
Chaque entreprise est différente. Par exemple, vous ne pouvez pas limiter les frais de déplacement si vos fonctions ne vous obligent pas à voyager, et vous ne pouvez pas réduire votre espace de bureau si vous travaillez à partir d'un bureau à domicile.
Pourtant, il est pratiquement certain que vos livres d'affaires contiennent au moins un peu de graisse financière à couper. Même si vous pensez avoir cueilli tous les fruits mûrs, il vaudrait la peine d'y jeter un autre coup d'œil. Cela ne vous coûtera rien et cela pourrait vous rapporter gros.
Que faites-vous pour réduire les dépenses de votre entreprise et augmenter ses résultats?
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