Les coûts de gestion d'une entreprise sont souvent cachés, mais peuvent être importants. Réduire ces coûts est aussi efficace que réduire les coûts variables directs de la main-d'œuvre et des matériaux. Contrairement aux coûts de fabrication, la plupart des coûts administratifs sont «fixes», car ils varient rarement d'un mois à l'autre, même si les revenus augmentent ou diminuent.
Déterminer comment réduire ou éliminer les coûts administratifs spécifiques est essentiel à la rentabilité et au succès à long terme de votre entreprise. La réduction de ces dépenses réduira les revenus nécessaires pour atteindre le seuil de rentabilité ou réaliser un bénéfice, offrira une plus grande flexibilité dans la stratégie de fixation des prix à long terme et améliorera les flux de trésorerie.
1. Ne pas acheter - Louer
La décision de posséder ou de louer une propriété est généralement basée sur votre échelle d'opérations. La propriété ou les baux à long terme augmentent vos coûts fixes et votre exposition financière. Alors que les contrats de location d'un mois à l'autre ont tendance à coûter un peu plus cher à court terme, la possibilité de mettre fin à l'entente et de déménager dans un espace plus approprié permet d'économiser de l'argent et de la responsabilité à long terme. Dans un marché fluctuant, une décision plus sage pourrait être de limiter votre exposition financière, en économisant votre argent pour le moment où vous êtes plus à l'aise avec les opportunités de marché et un investissement qui répondra à vos critères.
2. Limiter les frais de voyage et de divertissement
Les relations avec les clients sont toujours importantes et ne devraient jamais être compromises. Cependant, la valeur des réunions en face-à -face n'est pas une fonction des cadeaux somptueux et des dîners coûteux dans les restaurants de luxe. Établir une politique de divertissement adaptée à l'économie; Vos clients et prospects comprendront que leur entreprise met probablement en œuvre des politiques similaires.
3. Télétravail
La technologie réduit efficacement la distance, il n'est donc pas nécessaire d'exiger que les personnes administratives ou les spécialistes soient physiquement situés ensemble. Les employés qui travaillent à la maison ou dans des installations temporaires d'un mois à l'autre réduisent ou éliminent le coût élevé des espaces de bureau, ainsi que la demande de services de soutien. Dans de nombreux cas, les employés ayant la possibilité de télétravailler prendront moins de salaire en raison de la liberté et de l'absence de frais de déplacement.
4. Bureau de sous-location et cour
Si vous avez un espace excédentaire qui ne sera pas utilisé pendant un an ou plus, étudiez la sous-location. En tant que propriétaire, vous continuerez à contrôler les locaux et les activités effectuées dans l'espace, et vous aurez un revenu supplémentaire pour compenser le coût de vos propres installations.
Avant d'accepter une sous-location, vous devez être sûr que l'espace ne sera pas nécessaire pendant la durée de l'accord. Inclure la langue dans le contrat de résiliation anticipée si cela devient nécessaire. Votre capacité à réoccuper l'espace offre une flexibilité maximale, et peut être reflétée dans l'accord soit en réduisant le loyer du locataire pendant la durée de l'accord ou en payant une pénalité si la résiliation devient nécessaire.
5. Refinancement de la dette
Les taux d'intérêt sont inhabituellement bas en ce moment. Si vous avez une dette à long terme sur l'équipement, la machinerie ou l'immobilier, il est maintenant temps de refinancer dans le but de réduire les paiements autant que possible à court terme. Dans les moments difficiles, l'argent est roi, de sorte que vous voulez garder autant que possible à portée de main pour les urgences.
6. Éliminer les abonnements et les adhésions
Au fil du temps, de nombreuses entreprises ajoutent des abonnements et des adhésions en raison de leur industrie et la petite dépense impliquée pour une seule affiliation. Ces dépenses peuvent rapidement s'accumuler et passer inaperçues, car elles apparaissent souvent sur différents calendriers et rapports de dépenses.
Passez en revue toutes vos affiliations sociales, fraternelles et commerciales pour vous assurer qu'elles sont nécessaires et contribuent régulièrement au fonctionnement rentable de votre entreprise. Éliminer ceux qui n'en ont pas.
7. Réduire les coûts de voyage
Lorsque cela est possible, éliminez les voyages en remplaçant les voyages par des appels téléphoniques, des courriels et des réunions vidéo. Si vous devez voler, planifiez à l'avance pour éviter les coûts élevés d'un voyage «soudain». Augmentez le contrôle de vos comptes de dépenses pour envoyer un message clair à votre personnel que les coûts sont importants.
Lorsque vous voyagez, restez dans des hôtels d'affaires, plutôt que dans des hôtels de luxe, car ils coûtent souvent la moitié du prix d'un établissement quatre étoiles. Et tous ceux qui voyagent devraient être membres du groupe d'affinité parrainé par cet hôtel pour obtenir des réductions et des nuits gratuites.
En outre, concentrez votre location de voiture sur un seul fournisseur avec lequel vous avez négocié un taux d'aubaine - spécifiez les modèles standard sauf dans les cas approuvés. Si vous séjournez dans une grande ville, pensez à utiliser des taxis au lieu de louer une voiture. Cesser les services de limousine privée à moins qu'ils ne soient comparables aux tarifs de taxi.
8. Éliminer le papier
La gestion du papier prend du temps et coûte cher. Le tri, le classement et la recherche de fichiers nécessitent du temps et de l'espace pour le secrétariat / bureau. Achetez un scanner et numérisez tous les documents importants et conservez-les dans des fichiers électroniques bien organisés pour économiser de l'espace et des coûts administratifs. Les livres et registres de votre entreprise sont essentiels à la poursuite de vos activités. Il est donc important de conserver et de sécuriser des copies des fichiers électroniques dans votre établissement et dans un endroit éloigné.
Il va sans dire que les fichiers doivent être sauvegardés tous les jours, en particulier les fichiers concernant l'identification de vos clients, les dossiers financiers, ou les informations de contact.
9. Dépenses de marketing d'actions
Identifiez les produits ou services qui complètent votre produit. Ensuite, contactez l'entreprise qui fournit les produits et négociez un arrangement de marketing mutuel. Par exemple, un entrepreneur en piscine pourrait accepter un marketing conjoint avec un fournisseur de mobilier d'extérieur, ou plusieurs restaurants ethniques pourraient promouvoir une «Expérience alimentaire internationale» mettant en vedette chaque restaurant une nuit différente. Cette stratégie augmente votre effort de marketing sans encourir la dépense qui serait normalement associée à l'ajout de nouveaux vendeurs ou de la publicité.
10. Maintenir l'équipement en interne
Si la réparation et l'entretien représentent un coût important dans vos activités, envisagez d'embaucher un mécanicien ou un spécialiste et apportez la réparation à l'interne. Vous aurez de meilleurs équipements régulièrement entretenus qui vous permettront d'éviter les remplacements coûteux plus tard.
11. Utilisez des miles aériens pour les voyages, les hôtels et les voitures
Si vous ou vos employés voyagez régulièrement, ciblez une seule compagnie aérienne avec un bon programme de primes-voyages pour l'utilisation de l'entreprise. Inscrivez-vous également pour l'une des meilleures cartes de crédit pour petites entreprises, et que les points ou les miles s'accumulent, utilisez les récompenses pour les affaires de l'entreprise.
12. Surveiller les outils et les fournitures
Les consommables sont un actif invisible souvent négligé. Comme aucun article n'est cher en soi, les employés les égarent souvent, les abandonnent ou les ramènent chez eux pour un usage personnel.
Lancer une politique sur les consommables - garder les fournitures de bureau dans une zone sécurisée, disponible uniquement par l'intermédiaire d'un employé désigné. Si vous avez une usine où des outils manuels ou autres consommables coûteux sont utilisés, initiez une politique similaire. Attribuez des outils aux individus avec l'exigence qu'ils soient personnellement responsables du coût de l'outil s'il est perdu ou manquant.
13. Tirer parti de l'Internet
Toute personne impliquée dans l'achat de matériel ou de fournitures doit avoir accès à Internet et savoir comment rechercher des données spécifiques dans les données. Établir un coût maximum par article avec une politique qui exige que quiconque achète des articles au-delà de cette valeur utilise Internet pour identifier les fournisseurs potentiels et les coûts les plus bas.
La réduction des coûts administratifs nécessite la coopération et la participation de vos employés. Encouragez leur participation et leurs idées lorsque vous commencez l'exercice et tenez-les informés des résultats.
Les consultants en affaires conviennent généralement que la plupart des entreprises peuvent réduire leurs dépenses administratives jusqu'à 10% sans affecter leur efficacité. Au fur et à mesure que vous mettez en œuvre les stratégies de réduction des coûts de l'entreprise, surveillez leurs effets afin de ne pas nuire aux relations avec la clientèle, ni que les coûts augmentent dans les zones non administratives en raison des réductions. Lorsque les changements dans les opérations administratives sont terminés, faire passer la phase de «réduction des coûts» de l'exercice dans une phase de «contrôle des coûts» pour s'assurer que les améliorations s'intègrent dans les activités quotidiennes de l'entreprise.
Quels autres moyens pouvez-vous suggérer pour réduire les coûts administratifs?
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