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Qu'est-ce qu'un compte de dépenses flexible (RTA) - Règles et frais admissibles


«Abris fiscaux», une description en argot d'un compte et d'une méthode pour différer ou éliminer légalement les taxes gouvernementales, est un gros mot pour ceux qui oublient que les traitements fiscaux favorables sont légiférés pour encourager des comportements ou des actions spécifiques qui profitent à la communauté. Alors que de nombreux programmes de ce type - tels que ceux mis en œuvre pour encourager le forage pétrolier - dépassent l'usage de l'Américain moyen, l'utilisation d'un compte de dépenses flexible pour réduire les impôts au niveau fédéral et national est une option pour beaucoup.

Les comptes de dépenses flexibles (RTA), également connus sous le nom de «cafétéria» ou de l'article 125, ont été établis en 1978 et ont été modifiés plusieurs fois au cours des années subséquentes. On estime que 33 millions de travailleurs utilisent les FSA de soins de santé pour couvrir les frais médicaux de leur poche, comme la quote-part de l'assurance maladie et les franchises.

Les dispositions permettent aux employeurs d'établir des régimes d'avantages fiscaux afin de rembourser les employés pour les frais de soins médicaux ou de personnes à charge admissibles. Les dispositions visent à permettre à l'employé d'utiliser l'argent avant impôt pour payer des dépenses personnelles ou familiales allant des soins médicaux et dentaires à l'assurance-vie collective et à la personne à charge. Certaines entreprises ont également établi des plans FSA approuvés dans une autre section de l'IRS (26 USC § 132) pour couvrir les frais de transit ou de déplacement des employés pour se rendre au travail et en revenir.

Comment fonctionnent les comptes de dépenses flexibles

Les employeurs établissent généralement des RTA en vertu d'accords de réduction de salaire entre l'employé et l'entreprise, selon lesquels l'employé réduit son salaire ou accepte de renoncer à une future augmentation de salaire en échange de certains coûts pour l'employé. La réduction convenue, qui réduit le revenu brut sur le salaire de l'employé, n'est pas considérée comme un salaire pour l'impôt sur le revenu fédéral ou d'État, et n'est pas assujettie à FICA ou FUTA (impôt fédéral sur le chômage).

Effectivement, une contribution à une FSA réduit votre revenu par le montant de la contribution et, par conséquent, le montant des impôts que vous devez sur le revenu. Bien que votre revenu imposable diminue du montant de la contribution, votre revenu disponible n'est pas affecté. Cependant, vous devez dépenser tout l'argent dans le compte, puisque tous les fonds restants sont confisqués. Si votre taux annuel d'imposition sur le revenu est de 30% (taxes fédérales et étatiques combinées), l'inscription à une RTA vous permettra d'économiser 30 $ pour chaque tranche de 100 $ que vous versez dans le compte.

Inscription

Les employés peuvent généralement s'inscrire dans le plan FSA de leur entreprise soit lorsqu'ils commencent à travailler, soit au cours d'une période d'inscription ouverte définie par l'employeur, généralement à la fin de l'année. Vous n'êtes pas autorisé à apporter des changements dans votre choix de mise de côté sauf si vous avez un changement dans votre situation financière personnelle, comme une nouvelle naissance dans la famille, décès, adoption, mariage, divorce ou modification de votre couverture d'assurance . Pour cette raison, il est important que vous preniez le temps d'analyser votre situation personnelle et de prendre les meilleures décisions concernant vos revenus futurs probables, vos dépenses de vie projetées, votre état de santé et votre situation familiale.

Utilisation des fonds

Contrairement aux comptes d'épargne santé (HSA), qui ont été créés en 2003, les fonds non dépensés dans une FSA ne sont pas reportés à l'année suivante s'ils ne sont pas dépensés. Tous les fonds dans la FSA à la fin de l'année sont confisqués. Cette disposition est connue sous le nom de règle «utilisez-la ou perdez-la». Alors que certaines entreprises ont ajouté une période de grâce de deux mois et demi à l'année suivante pour les dépenses ultérieures, l'obligation de dépenser tout le solde du fonds en une seule période limitée a limité la popularité de la FSA, car il est difficile pour la plupart des gens de projeter avec précision les dépenses de leur année à venir.

85% des grandes entreprises offrent un FSA de la santé. Toutefois, selon une étude du 10 mai 2011 du Congressional Research Service, seulement 22% des participants admissibles se sont inscrits, ce qui représente une contribution moyenne de moins de 1 500 $ par année - bien en deçà de la limite maximale de 5 000 $. Dans le but d'encourager une plus grande participation, l'IRS sollicite des commentaires sur la modification de la règle «utilisez-le ou perdez-le» afin que les fonds inutilisés puissent être reconduits et accumulés d'année en année, semblable à une HSA. Il est à espérer qu'un changement visant à permettre les renversements et les accumulations dans une RTA se produira au début de 2013.

Jusqu'à ce que des reports soient disponibles, les fonds confisqués restants dans le compte sont restitués à l'employeur, car ils sont techniquement considérés comme les actifs de l'employeur de toute façon. La plupart des employeurs utilisent les fonds restitués pour couvrir les frais d'administration de la FSA, bien que les règlements de l'IRS permettent aux employeurs d'utiliser également les fonds pour:

  • Réduisez le montant déduit des participants au compte dans l'année à venir. Dans de tels cas, les participants au compte recevront un montant de bonus qui n'a pas été déduit de leur salaire, mais qui leur est disponible pour la nouvelle année.
  • Augmentez le montant de la couverture annuelle pour tous les participants à la FSA pour l'année à venir.
  • Distribuer les fonds au prorata à tous les participants au fonds en tant que revenu imposable.

Vous devez lire les détails de la description et de l'administration du compte pour déterminer comment votre employeur gère les fonds confisqués dans le plan de votre entreprise.

Conditions requises pour configurer un FSA

Seul votre employeur peut mettre en place et administrer une FSA sous le code IRS sous réserve des règles détaillées. Les lignes directrices couvrent les exigences relatives aux documents juridiques, y compris la description du régime, ses avantages pour les participants, l'admissibilité et la non-discrimination, et l'administration du régime une fois établi. Les employeurs ont la responsabilité fiduciaire et légale de fournir des fonds aux employés inscrits sur appel; Le fait de ne pas fournir ces fonds pourrait entraîner de graves sanctions civiles, voire criminelles.

L'administration d'un FSA est complexe, et les erreurs, les omissions ou le non-respect des règles peuvent être coûteux. Les règles relatives à la confidentialité des dossiers médicaux (détaillées par la Règle de confidentialité HIPAA) affectent les FSA des soins de santé et compliquent l'administration, en intensifiant l'utilisation de systèmes logiciels robustes et des protections de sécurité étendues. En conséquence, la plupart des employeurs sous-traitent l'établissement, le marketing, la communication du plan, les dépôts requis et l'administration à des tiers indépendants.

Types de comptes FSA

Les ASF peuvent être établies pour couvrir les frais de garde d'enfants (dépendants) ou les dépenses de santé. Si votre employeur offre un programme qui comprend les deux RTA, vous pouvez vous inscrire à l'un ou l'autre RTA ou les deux FS par le biais d'inscriptions distinctes et identifié des réductions de votre rémunération pour chacun.

Les deux types sont similaires à certains égards, mais diffèrent par leur but, le montant de la contribution accordée chaque année et les dépenses admissibles:

Santé FSA

  • But : Le compte est limité au paiement des frais médicaux et de santé non couverts par l'assurance - généralement les franchises, les co-paiements et la coassurance pour le régime de santé fourni par l'employeur. Généralement, toute dépense médicale qui peut être déduite de votre revenu brut pour les taxes est autorisée.
  • Limite de contribution annuelle : Avant l'adoption de la Loi sur la protection des patients et les soins abordables, il n'y avait pas de limite légale au montant des fonds qu'un employeur pouvait verser à une FSA. Cependant, les employeurs qui établissent les comptes peuvent plafonner les cotisations des employés en une seule année; peu de régimes permettent une contribution annuelle de plus de 5 000 $. L'APA limite les contributions annuelles à 2 500 $ par employé (les montants maximaux futurs seront indexés sur l'inflation) à compter de 2013.
  • Disponibilité immédiate du fonds : Le montant total que vous acceptez de verser à la FSA au cours de l'année à venir est disponible le premier jour de l'année. En d'autres mots, si vous acceptez de réduire votre revenu de 2 400 $ au cours de l'année à venir, les frais admissibles s'élèveront à 2 400 $ au 1er janvier, même si votre salaire sera réduit de 200 $ dans chacun des cas suivants: 12 mois de l'année. Cet aspect de la FSA est un risque supposé de l'employeur en ce sens que vous ne pouvez pas rester avec l'entreprise pour les 12 mois complets de déductions. Tout montant versé en sus de vos cotisations réelles sera à la charge de l'employeur. C'est l'une des raisons pour lesquelles les petits employeurs ou les entreprises ayant un taux de roulement élevé hésitent à offrir des RTA pour les soins de santé.
  • Dépenses admissibles : Les régimes visent généralement à couvrir vos frais médicaux, dentaires, de vision et de pharmacie. En 2011, la loi a été modifiée pour limiter cette dernière aux médicaments nécessitant une prescription médicale; cela n'inclut pas les médicaments en vente libre. Heureusement, il existe une grande variété de traitements et d'équipements qui se qualifient si médicalement nécessaire. Publication IRS 502 contient une liste détaillée des dépenses qui sont admissibles et inéligibles, ainsi qu'une explication de ce qui est considéré comme «médicalement nécessaire» et les documents nécessaires pour prouver ce statut.
  • Administration : De nombreux employeurs émettent des cartes de débit aux employés avec des plans de FSA pour payer toutes les dépenses admissibles. Certains exigent également que les employés qui utilisent les cartes fournissent des reçus détaillés au régime pour vérifier l'admissibilité. Heureusement, la méthode de paiement et les exigences comptables ne sont pas lourdes pour la plupart des participants à la FSA, et ne devraient pas être un facteur déterminant dans la décision de participer ou non au plan.
  • Coordination avec un compte d'épargne santé : D'une manière générale, vous ne pouvez pas participer à la fois à un FSA santé et à un compte d'épargne santé (HSA). Cependant, il existe des exceptions et des règles spécifiques qui peuvent vous concerner. Par exemple, la FSA ou la HSA pourrait être limitée aux services de soins de la vue, dentaires et / ou préventifs seulement, éliminant la possibilité d'un «double dip». Vous devez vous adresser au service des ressources humaines de votre entreprise et à votre comptable que vous naviguez en toute sécurité les règles régissant les deux types de comptes.

Soins dépendants FSA

  • But : Les dépenses dans ce type de RTA sont limitées aux frais de garde déductibles d'impôt engagés pour s'occuper de vos enfants à charge ou d'un aîné qui habite avec vous et qui est déclaré «dépendant» de votre déclaration de revenus personnelle. Cela inclut les enfants de moins de 13 ans, ainsi que les enfants ou les adultes qui sont physiquement ou mentalement incapables de prendre soin d'eux-mêmes.
  • Limite de contribution annuelle : La contribution annuelle est plafonnée à 5 000 $ par année par ménage, peu importe le nombre de personnes à charge couvertes. Le montant payé par votre employeur en votre nom ne se limite pas au salaire que vous avez déduit, mais toute somme versée par votre employeur dépassant les 5 000 $ vous sera attribuée à titre de revenu à la fin de l'année et sera imposable. Par exemple, votre employeur pourrait accepter de payer 1 000 $ par mois pour vos services de garde, même si le montant qui peut être exclu de votre revenu brut est limité à 5 000 $ par année (2 500 $ pour les employés mariés produisant des déclarations distinctes). Par conséquent, l'excédent de 7 000 $ représentant la différence entre les 12 000 $ versés par votre employeur et votre exclusion maximale de 5 000 $ sera déclaré comme revenu pour les impôts, le FICA et le FUTA. Si vous êtes marié, les deux conjoints doivent travailler pour utiliser une FSA à charge (à moins que le conjoint ne soit pas handicapé ou un étudiant à temps plein).
  • Disponibilité limitée du fonds : Contrairement à la FSA des soins de santé, la FSA dépendante n'est pas «préfinancée». Votre employeur ne paie que les fonds qui seraient prélevés sur votre chèque de paie si vous n'aviez pas fait le choix. Par exemple, si vous avez accepté de réduire votre revenu de 400 $ par mois, la FSA dépendante vous remboursera 400 $ par mois, même si les dépenses réelles étaient plus élevées.
  • Dépenses admissibles : L'objectif de la FSA est généralement de couvrir les dépenses engagées pour continuer à travailler - et non les dépenses, peu importe leur importance, leur valeur ou leur justification. Par exemple, les coûts d'une baby-sitter dans votre maison ou chez quelqu'un d'autre pendant que vous travaillez est admissible; les coûts d'une baby-sitter à tout autre moment à d'autres fins ne sont pas. Le salaire d'une femme de ménage n'est pas éligible; la partie du salaire d'une femme de ménage pour le temps où elle prend soin d'une personne à charge est admissible. Le coût d'une école maternelle est une dépense approuvée, tandis que les frais de scolarité en maternelle ne le sont pas. Publication IRS 503 détaille et explique les dépenses approuvées et non approuvées.
  • Administration : La plupart des FSA de soins aux personnes à charge fonctionnent comme des comptes de remboursement, contrairement aux FSA de soins de santé, qui effectuent souvent des paiements directement aux prestataires. Chaque administration de régime est différente et peut nécessiter des formulaires de remboursement et des reçus différents. Si vous envisagez de vous inscrire à un compte de dépenses souples et dépendantes, contactez votre service des ressources humaines et / ou l'administrateur du compte pour vous assurer de comprendre et de respecter les exigences du plan de remboursement.
  • Coordination avec les crédits d'impôt fédéraux et d'État : En vertu de la législation fiscale actuelle, il existe un certain nombre de crédits d'impôt disponibles pour vous aider à payer les dépenses d'un enfant ou d'une personne âgée qui est réclamée comme personne à charge. Le crédit d'impôt pour enfants et personnes à charge fournit des crédits d'impôt fédéraux maximums de 2 100 $ par famille sous certaines conditions, tandis que le crédit d'impôt pour enfants accorde jusqu'à 1 000 $ pour chaque enfant admissible en fonction de votre revenu. Il est possible de profiter des deux crédits et d'utiliser un FSA dépendant. Cependant, vous voudrez peut-être consulter un comptable ou un CPA pour éviter de faire une erreur en réclamant l'un d'entre eux et encourir des pénalités possibles.

Plus votre revenu est élevé, plus les avantages que vous pouvez recevoir en coordonnant l'utilisation des divers crédits et exclusions qui s'offrent à vous sont importants. Ce n'est pas une question de l'un ou l'autre, mais comment maximiser les avantages de chacun en votre faveur.

FSA ou HSA?

Comme les dépenses de santé augmentent, les programmes visant à aider les Américains à payer ces dépenses sont en constante évolution, tout comme les stratégies disponibles pour maximiser votre avantage. Bien que les conditions suivantes puissent vous guider généralement dans la décision de mettre en œuvre ou de passer d'un régime à un autre, rien ne remplace un bon conseil financier personnel d'un professionnel qualifié ou d'un conseiller en assurance.

  1. Si votre employeur n'offre pas de FSA, votre seule option est la HSA, dans laquelle la participation de l'employeur n'est pas requise.
  2. Si vous avez plus de 65 ans, vous ne pouvez pas déduire les primes d'assurance maladie dans une HSA. Cependant, vous pouvez les déduire dans une FSA.
  3. Si vous n'avez pas d'assurance maladie (une condition que je vous recommande vivement de modifier), vous pouvez toujours participer à une FSA. Une condition d'établissement d'une HSA est l'achat d'une police d'assurance santé à franchise élevée.
  4. Si vous avez de la difficulté à prévoir les dépenses de santé de l'année à venir, la disposition «utilisez-la ou perdez-la», qui affecte actuellement la FSA, est une considération majeure. Un compte d'épargne-santé vous permet de transférer tous les fonds non dépensés d'une année à l'autre, accumulant ainsi un solde qui peut être utilisé dans les années ultérieures.
  5. Si vous souhaitez diriger l'investissement de votre contribution ou en tirer un rendement, vous devez utiliser un HSA. Les gains sur les soldes de fonds individuels ne sont pas autorisés dans la FSA.

Dernier mot

En ce qui concerne l'affaire Gregory v. Helvering de 1935, la Cour d'appel américaine, la juge Learned Hand, a écrit: «À maintes reprises, les tribunaux ont déclaré qu'il n'y avait rien de si sinistre à organiser les affaires que de maintenir les impôts aussi bas que possible. Tout le monde le fait, riches comme pauvres, et tous font bien, car personne n'a le devoir public de payer plus que ce que la loi exige.

Il est difficile d'imaginer une stratégie qui permettrait de maximiser son pouvoir d'achat au profit de soi et de sa famille plutôt qu'un compte de dépenses flexible. Si votre employeur offre actuellement une FSA de soins de santé ou une FSA de prestations, assurez-vous de l'étudier et d'envisager de vous inscrire pendant la prochaine période d'inscription.


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