Déductions et dépenses fiscales de l'annexe C de l'IRS pour les propriétaires de petites entreprises

Gérer une petite entreprise exige beaucoup de temps, d'énergie, de créativité et de talent. Savoir où vous êtes financièrement est une composante essentielle. Que vous soyez un pigiste, un entrepreneur indépendant ou une entreprise parallèle, vous avez probablement une bonne idée de ce à quoi ressemble votre flux de revenu d'entreprise.

Cependant, où l'argent va est souvent un peu brumeux. Et comment ces dépenses d'entreprise s'intègrent dans votre image fiscale peut être encore plus mystérieux. Le suivi adéquat de vos dépenses d'entreprise est très important au moment des impôts, surtout si vous voulez tirer le meilleur parti de vos déclarations de revenus.

Jetez un coup d'œil au guide suivant des déductions de l'annexe C, et vous constaterez peut-être que vous manquez certaines déductions fiscales clés pour les pigistes indépendants et les propriétaires de petites entreprises.

La publicité

Les dépenses pour toutes les formes de publicité peuvent être placées à la ligne 8 de la partie II (Dépenses) de l'annexe C. Elles comprennent essentiellement tout ce que vous avez fait pour gagner de nouvelles affaires ou augmenter les ventes à des clients passés qui ne peuvent être classés ailleurs.

Voici quelques exemples de dépenses de publicité déductibles:

1. Listes de courriels achetés pour les ventes par marketing direct
2. Dépenses de fabrication d'articles promotionnels, tels que des stylos, des calculatrices, des calendriers et des blocs-notes
3. Frais d'impression pour les bannières et cartes de visite
4. La publicité en ligne ou les coûts de site Web

Véhicules et machines

L'utilisation de divers véhicules et machines est souvent nécessaire pour gérer une entreprise. Assurez-vous de garder un oeil sur combien vous dépensez dans ces domaines tout au long de l'année afin que vous puissiez faire des déductions plus tard:

• Voitures et camions . La ligne 9 peut être utilisée pour déduire les frais réels de fonctionnement de votre voiture ou camion (comme le gaz et le pétrole, les réparations, le permis, l'immatriculation, l'assurance et les pneus) ou le taux de kilométrage standard pour l'année d'imposition 2017 mile. Pour un véhicule donné, vous pouvez réclamer les frais réels ou le taux de kilométrage standard si vous avez pris le taux de kilométrage standard la première année où la voiture a été mise en service. Gardez à l'esprit que si le véhicule est destiné à un usage personnel ou professionnel, vous ne pouvez déduire que les miles qui ont été utilisés à des fins professionnelles. Vous devez conserver un journal de kilométrage écrit pour documenter les milles d'affaires parcourus pour l'année. Vous ne pouvez pas utiliser le taux de kilométrage standard si vous utilisez votre voiture pour la location (comme pour un service de covoiturage) - vous ne pouvez prendre les dépenses réelles. La même chose s'applique si vous utilisez cinq voitures ou plus à la fois. Que vous preniez des dépenses réelles ou la déduction de kilométrage, vous pouvez toujours déduire les frais de stationnement et les péages.
• Location ou location de véhicules, de machines et d'équipement . Si vous avez loué du matériel ou des véhicules, vous pouvez déduire le coût à la ligne 20. Si vous louez une voiture pour 30 jours ou plus à des fins commerciales, consultez la section sur la location d'une voiture dans la publication 463 pour obtenir des conseils. C'est aussi un domaine où vous voudrez peut-être impliquer un comptable.

Salaires, commissions et frais

Si vous dirigez une petite entreprise, vous devrez peut-être embaucher des gens pour diverses tâches. Certains d'entre eux peuvent être des employés réguliers à temps plein; d'autres pourraient être des contractuels ou des consultants. La bonne chose est, vous pouvez réclamer l'argent que vous dépensez en payant ces personnes:

• Salaires . Vous pouvez déduire tout l'argent que vous avez versé aux employés en tant que salaire en utilisant la ligne 26. Cependant, vous ne pouvez pas déduire l'argent que vous avez payé pour vous-même ou toute somme déduite ailleurs dans votre déclaration. Vous devez également soustraire tous les montants que vous avez reçus à titre de crédit du crédit d'emploi, de la zone d'autonomisation et du renouvellement du crédit d'emploi communautaire, du crédit d'emploi indien ou du crédit pour frais de démarrage du régime de retraite des petits employeurs. Assurez-vous que toute personne dont les salaires sont inclus sur cette ligne reçoit également un W-2 de votre part.
• Entrepreneurs indépendants . Les paiements aux entrepreneurs, aux pigistes ou à d'autres petites entreprises peuvent aller à la ligne 11. Vous devez envoyer le formulaire 1099-MISC à ceux que vous payez 600 $ ou plus. Des copies du formulaire 1099-MISC et du formulaire 1096 (Résumé annuel et transmission des déclarations de renseignements des États-Unis) doivent être envoyées à l'IRS.
• Services juridiques, comptables ou professionnels . Si vous avez recours aux services d'un avocat, d'un expert-comptable, d'un préparateur de déclarations, d'un médecin, d'un graphiste ou d'un autre professionnel, vous pouvez déduire vos frais à la ligne 17. Cela concerne les entreprises qui fournissent un service. ainsi que les entreprises qui fabriquent un produit physique (comme les cartes de visite ou les enseignes avec le nouveau logo). Si vous avez un comptable, les frais qu'ils ont facturés pour la préparation des déclarations peuvent être fractionnés - ceux pour la préparation de votre annexe C peuvent être déduits ici, et le coût de préparation du reste de votre déclaration personnelle peut être déduit comme déduction divers à l'annexe A, sous réserve des 2% du plancher AGI.
• Commissions et frais La ligne 10 est une sorte de catégorie fourre-tout pour tout l'argent que vous avez versé à d'autres entreprises ou à des particuliers pour des services. Un exemple pourrait être des commissions que vous avez payé aux vendeurs.

Dépréciation et article 179 Déduction des charges

La ligne 13 est l'endroit où entrer l'amortissement. La «dépréciation» désigne la déduction du coût d'un achat important en portions sur sa durée de vie utile, au lieu d'une somme forfaitaire en une seule année. Vous devez commencer à déprécier le coût de l'article soit l'année où vous l'avez acheté, soit l'année où vous l'avez commencé à l'utiliser.

L'avis de l'IRS 2015-82 a augmenté le montant de la valeur refuge pour passer de 500 à 2 500 $ à la dépense plutôt qu'à la dépréciation des biens corporels. Vous pouvez continuer à amortir les articles pendant leur durée de vie utile, si vous le désirez, mais vous pouvez dépenser des articles jusqu'à 2 500 $ au 1er janvier 2016 sans que cela n'affecte la limite annuelle de dépenses de l'article 179.

La déduction des dépenses de l'article 179 vous permet de déduire la valeur totale de la plupart des éléments tangibles en une seule année au lieu de l'étaler. Si vous dépréciez des articles, reportez-vous à la publication 946 pour plus d'informations.

Programmes de prestations aux employés

Puisque vous êtes travailleur autonome, vous pouvez déduire vos primes d'assurance médicale, dentaire ou de soins de longue durée à la ligne 29 de votre 1040. Cela peut également inclure des primes pour votre conjoint et vos enfants (moins de 27 ans à la fin de l'année - même si ce n'est pas une personne à charge). Le bénéfice net de votre entreprise doit être égal ou supérieur aux primes. Cette déduction sur votre déclaration de revenus personnelle est appelée "Assurance maladie des travailleurs indépendants".

Vous pouvez également déduire les primes que vous avez payées pour les employés à la ligne 14 de votre annexe C. Cela comprend des choses comme l'assurance-maladie, l'assurance-vie temporaire collective, l'assurance-accidents ou les programmes d'aide aux enfants.

Les cotisations que vous avez versées pour le compte de vos employés à des régimes de retraite ou de retraite peuvent être déduites à la ligne 19. Elles peuvent inclure les régimes SEP, SARSEP, SIMPLE ou 401k. Voir la publication IRS 560 pour plus d'informations sur ces plans. Un crédit d'entreprise est disponible pour établir un plan de retraite pour les employés. Voir le formulaire 8881, avec ses instructions, pour plus d'informations. Le crédit est limité à 500 $ par année pour un maximum de trois ans.

La conformité aux règlements du ministère du Travail peut faire partie de votre vie professionnelle si vous établissez des régimes d'avantages sociaux. Donc, vous pouvez au moins envisager d'utiliser un tiers pour vous assurer que vous colorez dans les lignes réglementaires. Habituellement, vous devez déposer le formulaire 5550 auprès du ministère du Travail.

Assurance (autre que la santé)

Vous pouvez déduire le coût de toute assurance que vous portez strictement pour protéger l'entreprise (comme assurance responsabilité civile générale, ou assurance erreurs et omissions) à la ligne 15. Si vous avez un bureau à domicile et payez l'assurance des locataires ou l'assurance habitation, Ne pas déduire ici - à la place, déduire cela dans le cadre de votre déduction de bureau à domicile.

Intérêts payés

Avez-vous des biens à usage professionnel garantis par une hypothèque? Si c'est le cas, l'intérêt noté sur le formulaire 1098 que vous avez reçu est déductible à la ligne 16a. Si vous avez utilisé de l'argent d'un prêt garanti par un prêt hypothécaire à des fins commerciales, vous pouvez déduire une partie de cet intérêt ici aussi. Vous devriez consulter la publication de l'IRS 535, «Frais d'entreprise», chapitre 4, pour obtenir de l'aide sur la détermination de l'allocation d'intérêts qui peut être déduite ici. Rappelez-vous aussi que si quelqu'un d'autre a aidé à payer le prêt, vous devez partager la déduction avec eux.

Les intérêts payés sur d'autres prêts commerciaux, ainsi que sur les cartes de crédit des petites entreprises, peuvent être déduits par la ligne 16b.

Frais de propriété

Les coûts d'entretien de la propriété où se trouve votre entreprise peuvent s'additionner tout au long de l'année. Heureusement, vous pouvez déduire ces coûts:

• Location ou location d'autres biens d'entreprise . Celui-ci est assez simple. À la ligne 20b, vous pouvez déduire tout montant que vous avez payé pour la location ou la location de locaux à bureaux, d'entrepôts ou d'autres biens immobiliers. La location de véhicules, de machinerie ou d'équipement passe à la ligne 20a. Cependant, voir la publication IRS 463 si vous avez loué un véhicule pendant plus de 30 jours. Vous devrez peut-être soustraire un «montant d'inclusion» de votre déduction pour tenir compte de la dépréciation.
• Réparations et maintenance . La ligne 21 couvre tous les coûts engagés pour la réparation ou l'entretien de votre machinerie, de votre propriété ou de vos bâtiments qui n'ajoutent pas réellement à sa valeur. Si cela ajoute de la valeur, ou si vous restaurez quelque chose d'inutilisable dans un état utilisable, ou si vous remplacez quelque chose, vous ne pouvez pas déduire ces coûts ici. Ces dépenses peuvent devoir être capitalisées et amorties. Réparation comprendrait des dépenses comme payer un plombier pour réparer la salle de bain dans votre épicerie, ne pas payer un plombier pour installer un lavabo supplémentaire dans la salle de bain.
• Utilitaires La ligne 25 couvre tous les paiements de services publics que votre entreprise effectue (séparément de ceux qui peuvent être inclus dans votre loyer ou votre bail), comme l'électricité ou le gaz. Le service téléphonique est également considéré comme un service public. Si vous prenez la déduction du bureau à domicile, vous pouvez inclure le service téléphonique soit ici ou là, mais pas dans les deux. Mais attention, le premier téléphone fixe à la maison n'est pas déductible, bien que les coûts de longue distance à des fins commerciales sur cette ligne sont.

Frais de bureau

Les dépenses encourues pour l'achat de fournitures de bureau - comme les frais postaux, papier, enveloppes et stylos - peuvent être réclamées à la ligne 18. D'autres fournitures consommées par l'entreprise peuvent être réclamées à la ligne 22. Exemples: papier toilette, produits de nettoyage, café pour les employés et les clients, les petits outils à main ou les trousses de premiers soins.

Des articles comme des manuels techniques ou de petits équipements qui devront être remplacés tous les deux ans peuvent également être déduits ici. Cette ligne est quelque chose d'un fourre-tout, et donc vous devriez faire un effort pour s'assurer que rien de trop cher ne finisse dans cette catégorie.

Taxes et licences

À la ligne 23, entrez les taxes de vente que vous avez payées en tant que vendeur de biens ou de services. Cependant, si vous avez perçu ces taxes directement auprès de l'acheteur, ces montants doivent être inclus dans les recettes brutes à la ligne 1.

D'autres déductions qui tombent ici comprennent:

1. Licences ou frais réglementaires (les permis d'alcool peuvent devoir être amortis en raison du coût et de la durée)
2. Impôt fédéral sur le chômage
3. Les taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie payées pour vos employés
4. Impôts fonciers et biens immobiliers sur vos biens d'entreprise
5. Vous ne pouvez pas déduire l'impôt fédéral sur le revenu ici, bien que vous puissiez déduire la moitié de votre impôt sur le travail indépendant sur votre 1040, ligne 27. Vous ne pouvez pas non plus déduire les impôts sur les successions ou les dons pour améliorer votre propriété. Généralement, les taxes d'évaluation s'ajoutent à votre base dans la propriété et ne sont pas déductibles. Notez que les taxes de vente que vous payez sur les articles à utiliser dans votre entreprise doivent être incluses dans le coût de ces articles.

Voyage, repas et divertissement

• Voyage d'affaires . Si vous partez en voyage d'affaires, votre hôtel, votre billet d'avion, les tickets de taxi, le parking et les pourboires pour le chasseur sont déductibles en utilisant la ligne 24a. Vous devez conserver vos reçus pour tous ces éléments, car c'est un domaine que l'IRS vérifie fréquemment. Les dépenses qui sont «extravagantes ou somptueuses» seront refusées. Quant aux voyages à l'extérieur de l'Amérique du Nord pour un congrès d'affaires ou une autre réunion, ils sont déductibles si le congrès est directement lié à votre entreprise et qu'il y a une bonne raison de le faire à l'extérieur du continent. Des informations plus détaillées à ce sujet peuvent être trouvées dans la publication IRS 463, «Frais de voyage, de divertissement, de cadeaux et de voiture».
• Repas d'affaires et divertissement . Puisque, probablement, vous devriez manger dans tous les cas, vous pouvez déduire seulement 50% du coût des repas consommés à des fins commerciales à la ligne 24b. Cela inclut les repas avec vos clients. Les repas «somptueux ou extravagants» ne sont pas déductibles, bien que l'IRS ne précise pas exactement la taille du steak. Vous ou un employé devez être présent au repas - vous ne pouvez pas simplement envoyer un client à dîner et facturer à votre chambre et déduire le coût. En outre, même si vous pouvez jurer que vous faites toutes vos meilleures affaires tout en assistant à des jeux de baseball Major League, vous êtes toujours autorisé à déduire 50% du coût du divertissement. La documentation est importante: vous devez conserver une trace de la date, du lieu, des participants, des objectifs commerciaux et des coûts.

Autres dépenses

La ligne 27 est le vrai fourre-tout. À la deuxième page de l'annexe C, vous pouvez inscrire «autres dépenses». Vous devez toujours les classer par catégories, mais vous pouvez les inscrire ici si vous n'êtes pas sûr qu'elles correspondent à l'une des lignes fournies. Par exemple, vous pouvez répertorier les frais de port ici, car il n'y a pas d'élément de ligne distinct pour cela (bien que vous puissiez l'inclure sous "frais de bureau"). Votre téléphone portable ou vos dépenses Internet peuvent également être répertoriées ici.

Vous devez toujours vous assurer que toutes les dépenses que vous indiquez sont raisonnables et nécessaires pour votre entreprise. Si vous ne pouvez vraiment pas tenir compte de certaines dépenses dans une autre catégorie, l'IRS vous donne une place pour créer votre propre.

Dernier mot

Il y a plusieurs autres choses que vous devez garder à l'esprit lorsque vous préparez votre retour:

• Qu'est-ce qui est inclus dans les «autres revenus» à la ligne 6? La ligne pour «autres revenus» concerne les revenus qui pourraient être considérés comme des revenus «hors ventes». Cela comprend les créances irrécouvrables que vous avez radiées au cours des exercices précédents mais récupérées cette année, les gains gagnés par votre entreprise, les intérêts qui vous ont été versés (comme les comptes en souffrance) ou les remboursements d'impôt ou les crédits d'impôt. C'est aussi l'endroit où entrer l'amortissement récupéré sur l'équipement coté (comme les ordinateurs), dont l'utilisation commerciale a chuté à moins de 50%.
• Si vous avez payé une taxe de vente sur les articles que vous avez achetés pour l'entreprise, la taxe de vente est considérée comme faisant partie du coût de l'article. Ainsi, vous le déduisez où vous déduisez le coût de l'article. La taxe de vente sur les articles achetés n'est pas traitée séparément et inscrite sur la ligne «Taxes et licences».
• En tant que propriétaire d'entreprise, vous êtes traité différemment des autres employés (même si vous êtes travailleur autonome). Bien qu'il y ait des lignes réservées à l'annexe C pour les salaires, l'assurance maladie et les régimes de retraite de vos employés, vos propres coûts dans ces catégories ne sont pas inclus. Votre coût des soins de santé peut être déduit sur votre 1040, ligne 29. De même, votre pension de travailleur indépendant ou contributions SIMPLE plan sont déduits sur formulaire 1040, ligne 28. Pour les déductions et les limites, voir IRS Publication 560, "Plans de retraite pour les petites Entreprise."
• La meilleure façon de vous assurer d'obtenir votre déduction de kilométrage est de tenir un journal . Vous devriez écrire votre odomètre au début et à la fin du voyage, ainsi que la date et ce que vous faisiez. Les agents IRS sont facilement impressionnés si vous avez des pages et des pages de ce genre de choses. Il existe plusieurs applications, telles que MileIQ, pour le suivi du kilométrage qui utilise le GPS de votre téléphone. Certaines applications sont gratuites, tandis que d'autres offrent des forfaits premium avec des fonctionnalités supplémentaires.

Si vous gardez ces choses à l'esprit et suivez vos dépenses soigneusement, vous serez en bonne forme pour vraiment profiter de vos déductions.

Comment suivez-vous vos dépenses tout au long de l'année?

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