Revue FreshBooks - Logiciel de facturation en ligne pour la facturation indolore

Si vous travaillez en tant que pigiste ou dirigez votre propre petite entreprise, vous ne pouvez probablement pas vous permettre un comptable à temps plein - mais vous ne pouvez pas non plus faire confiance à vos finances pour se gérer eux-mêmes. Heureusement, il y a une application pour ça. Avec environ cinq millions d'utilisateurs mondiaux, FreshBooks est l'un des programmes de comptabilité en nuage les plus populaires disponibles. Il fournit des outils intuitifs et non techniques pour faciliter la facturation, le suivi des dépenses, l'indication du temps et la gestion de projet de base.

FreshBooks a de nombreux concurrents dans l'espace de comptabilité en ligne bondé, y compris Kashoo, Zoho Books, Xero et Wave. Avec des options de paiement polyvalentes et des fonctions de comptabilité automatisées, contrairement à certains de ses concurrents moins chers, il est particulièrement utile pour les entrepreneurs occupés qui ne peuvent pas se permettre de consacrer du temps aux activités de comptabilité manuelle.

Comment ça marche

Pour vous inscrire à FreshBooks, il vous suffit de fournir votre nom et votre adresse e-mail. Pour les forfaits payants, vous n'avez pas à entrer de numéro de carte de crédit avant la fin de votre période d'essai de 30 jours. Après votre inscription, vous êtes automatiquement facturé sur une base mensuelle et vous pouvez annuler à tout moment.

Le cœur de votre compte FreshBooks est un tableau de bord qui vous permet de créer des estimations, de suivre le temps travaillé, d'envoyer des factures, de gérer des dépenses, de modifier des listes de clients et de générer des rapports financiers pour votre entreprise. Ce tableau de bord a une URL personnalisée, exprimée en "votre nom.FreshBooks.com".

Vous pouvez automatiser de nombreuses fonctions de FreshBooks, notamment la saisie des paiements, les avis de paiement en retard aux clients et la génération de rapports. Vous pouvez également lier votre compte directement avec une application de paiement tierce (telle que Stripe) pour créer un point de vente en ligne pour votre entreprise. À moins d'avoir un compte gratuit, FreshBooks vous permet également de remplacer son propre logo par le logo de votre entreprise sur les factures que vous envoyez aux clients. Pour les entreprises qui n'ont pas besoin de gérer des transactions financières complexes, il est conçu pour remplir le rôle d'un comptable humain.

Principales caractéristiques

Les fonctionnalités de FreshBooks varient en fonction de chaque plan disponible.

Plan gratuit

Le plan gratuit comprend seulement quelques-unes des fonctionnalités utiles de FreshBooks, et vous ne pouvez y avoir qu'un seul client. Vous n'avez que 14 jours avant d'être incités à effectuer une mise à niveau - contre 30 pour les plans payants - après quoi, vous êtes bombardé de revalorisations hebdomadaires.

• Création et livraison de facture . FreshBooks vous permet de créer un nombre illimité de factures incluant votre nom ou votre raison sociale, vos coordonnées et votre logo personnel ou d'entreprise. Vous pouvez spécifier un taux horaire, un coût par unité ou des frais de service fixes, ainsi qu'une date d'échéance. Une fois créé, vous pouvez envoyer une facture par courrier électronique ou l'imprimer et l'envoyer par la poste. Si vous envoyez votre facture en ligne, vous pouvez voir quand elle est vue pour la première fois.
• Estimations Avant de commencer un projet, vous pouvez utiliser FreshBooks pour générer une estimation pour votre client et l'éditer à tout moment pendant le projet. Une fois la transaction terminée, convertissez l'estimation en une facture officielle en un seul clic.
• Acceptation de paiement et suivi . La plate-forme FreshBooks vous permet d'accepter les principales cartes de crédit, y compris Visa, MasterCard et American Express (en utilisant une application de paiement tierce partie), ainsi que PayPal. Toute devise peut être utilisée pour facturer et accepter les paiements. Lorsque vous êtes payé, en partie ou en totalité, le montant dû sur la facture change pour refléter cela. Vous pouvez également accepter des paiements hors ligne tels que les espèces et les chèques, bien que vous deviez mettre à jour votre facture manuellement dans ces cas. Vous pouvez rembourser le paiement d'un client ou annuler une facture en souffrance - en remettant à zéro son solde sans enregistrer qu'il a été payé.
• Rappels et avis . Vous pouvez générer des rappels de paiement en retard pour les clients en défaut, ou demander à FreshBooks d'envoyer automatiquement des notifications après chaque date d'échéance.
• Services de courrier FreshBooks peut emballer et envoyer vos factures partout dans le monde par courrier traditionnel. Pour utiliser ce service, vous devez acheter des «timbres», qui sont des crédits postaux qui incluent les frais de port, d'emballage et de main-d'Å“uvre. Les timbres individuels coûtent 2, 29 $ chacun, avec un coût de 1, 79 $ pour les commandes de 100 à 499 et de 1, 49 $ pour les commandes de 500 ou plus. Il faut un timbre pour envoyer une facture aux États-Unis et au Canada, et deux pour l'envoyer ailleurs.
• Suivi manuel des dépenses . Vous pouvez suivre vos dépenses en prenant des photos de vos reçus et en les téléchargeant sur votre compte. Vous pouvez également affecter des dépenses spécifiques aux clients et ajouter automatiquement des éléments de campagne à vos factures.
• Suivi du temps . FreshBooks a une horloge intégrée, que vous pouvez démarrer et arrêter à volonté, qui garde une trace de vos heures facturables. Gardez une horloge séparée avec des taux différents pour chaque client. Vous pouvez créer des factures directement à partir de vos feuilles de temps quand vous le souhaitez.
• Rapports FreshBooks peut générer des rapports sur vos profits et pertes globaux, vos taxes, vos dépenses et l'historique de vos collections. Utilisez-les pour mesurer la santé financière de votre entreprise en un coup d'Å“il.

Plan de semis

Pour 19, 95 $ par mois, Seedling vous permet d'ajouter jusqu'à 25 clients et de masquer la marque FreshBooks sur vos factures. De plus, ce plan inclut toutes les fonctionnalités du plan gratuit, plus les suivantes:

• Suivi automatique des dépenses Le plan de semis vous permet d'importer vos dépenses directement à partir de votre compte bancaire ou de votre carte de crédit, éliminant ainsi le besoin de saisir manuellement la majorité des articles.
• Intégration d'application La plate-forme s'intègre à des dizaines d'applications tierces, y compris des options de gestion de la paie (comme ZenPayroll), des logiciels de fiscalité (SimpleTax), des outils de gestion de projet (Basecamp), de gestion des relations clients (Highrise), etc.

Plan Evergreen

Pour 29, 95 $ par mois, vous obtenez toutes les fonctionnalités disponibles avec Seedling, plus les suivantes:

• Clients illimités Votre plan Evergreen vous permet d'ajouter autant de clients que vous le souhaitez à votre compte.

Plan de chêne puissant

39, 95 $ par mois comprend toutes les fonctionnalités disponibles avec les plans inférieurs, plus ce qui suit:

• Outils de gestion de projet . Des outils de gestion de projet de base, tels que des feuilles de temps d'équipe qui vous permettent de définir différents taux pour différents membres du personnel.
• Feuilles de gestion historique du temps pour les équipes . Si vous gérez une équipe, vous pouvez consulter les historiques de temps de chaque membre depuis le début de votre compte.
• Utilisateurs supplémentaires Sans frais supplémentaires, vous pouvez ajouter un utilisateur supplémentaire à votre compte. Si vous voulez ajouter plus de membres d'équipe, cela coûte 10 $ par mois, par utilisateur.

Avantages

1. Vous pouvez accepter les paiements par carte de crédit et PayPal via FreshBooks
Vous pouvez lier vos comptes FreshBooks et PayPal et mettre à jour automatiquement vos factures lorsque vous êtes payé. Bien que vous puissiez accepter les paiements PayPal des clients via Wave, vous ne pouvez pas lier vos comptes. En associant votre compte FreshBooks à une plateforme de paiement tierce, vous pouvez également accepter les paiements par carte de crédit. Vous ne pouvez pas faire cela avec Kashoo ou Zoho Books.

2. Vos factures et votre compte automatiquement mis à jour pour les paiements en ligne
Lorsque vous recevez une carte de crédit en ligne ou un paiement PayPal, FreshBooks l'enregistre et met à jour la facture correspondante. En revanche, Kashoo vous oblige à entrer tous les paiements manuellement, y compris ceux effectués via PayPal. Zoho Books nécessite une saisie manuelle pour tous les paiements par carte de crédit.

3. Vous n'avez pas à payer pour le support téléphonique
Un compte FreshBooks gratuit permet d'accéder aux lignes d'assistance téléphonique sans frais pour les clients en Amérique du Nord, au Royaume-Uni et en Irlande. Zoho Books et Wave ont également un support d'appel, mais tous deux limitent l'accès aux abonnés payants. Au minimum, vous devez vous inscrire au forfait Plus de 9 $ par mois de Wave ou à l'abonnement de 24, 99 $ par mois de Zoho pour obtenir de l'aide d'une personne en direct.

4. Vous pouvez facturer en plusieurs langues
Beaucoup de concurrents de FreshBooks exigent que vos factures soient rédigées en anglais. Si vous avez des clients dans d'autres pays, cela peut paraître discourtoise, même s'ils comprennent la langue. Dans tous les packages FreshBooks, vous pouvez définir la langue par défaut de chaque client. Choisissez parmi l'anglais, l'espagnol, le français, l'allemand, l'italien, le norvégien, le suédois, le danois, le néerlandais, le portugais et même l'estonien.

5. Facturation multi-devises est disponible
Tous les packages FreshBooks vous permettent de définir des devises par défaut pour chaque client et de les facturer dans leurs dénominations locales. FreshBooks gère les calculs de conversion aux taux actuels. En revanche, les plans moins chers de Xero ne vous permettent pas de facturer dans plusieurs devises - vous devez opter pour le plan «Premium 10» à 70 $ par mois pour bénéficier de cette garantie.

6. Interface propre, pratique et utile
FreshBooks a une interface intuitive et nette centrée sur un tableau de bord épuré. De là, vous pouvez facilement accéder à des onglets distincts pour chacune des principales fonctions de FreshBooks, qui comprennent la création et l'envoi de factures, le suivi des dépenses et la génération de rapports.

Dans chaque onglet, de grands boutons et des étiquettes clairement marqués vous dirigent. Pour les utilisateurs plus récents, la plate-forme inclut également du texte natif qui fournit des explications supplémentaires pour chaque fonctionnalité sans que vous ayez besoin d'accéder à la section d'aide. En revanche, les plates-formes telles que Zoho Books et Wave tentent de regrouper autant de fonctions que possible sur un seul écran, créant ainsi un fouillis inutile.

7. Il y a une version gratuite
Bien que ce soit quelque peu limité, FreshBooks a une version gratuite. C'est plus que les concurrents comme Kashoo et Zoho Books peuvent le dire.

Désavantages

1. La version gratuite est très limitée
Contrairement à Kashoo, Xero et Zoho Books, FreshBooks a une version gratuite. Cependant, il est extrêmement limité, ne permettant qu'un seul client et évitant les fonctionnalités clés telles que l'importation automatique des dépenses et le suivi du temps d'équipe. Et, il semble aller dans la mauvaise direction: Lorsque FreshBooks a été lancé, vous pouvez ajouter trois clients à votre compte gratuit.

À titre de comparaison, Wave offre gratuitement toute sa gamme de services - y compris des clients et des factures illimités. Vous n'avez qu'à payer pour les forfaits qui incluent le support téléphonique et par chat en direct.

2. Pas de suivi des stocks ou d'amortissement
Si vous gérez une entreprise qui fait le commerce de biens physiques, vous ne pouvez pas utiliser FreshBooks pour suivre votre inventaire et vos envois. Bien qu'il vous permette de suivre vos dépenses en téléchargeant les reçus et les factures des fournisseurs sur votre compte, son concurrent Xero utilise vos dépenses et vos paiements pour tenir à jour en temps réel une comptabilité de votre inventaire mise à jour automatiquement. Il n'y a pas non plus de calendrier d'amortissement pour les immobilisations par le biais de FreshBooks - une considération importante au moment des impôts. Xero a aussi cela.

3. Aucune fonction de paie
FreshBooks vous permet de suivre les heures facturables de votre équipe, mais il manque de véritables fonctions de paie. Vous ne pouvez pas enregistrer les heures des employés, retenir des impôts, effectuer des dépôts directs ou couper des chèques avec le logiciel, bien que vous puissiez enregistrer les paiements aux entrepreneurs comme dépenses.

En revanche, Wave a une application de paie qui coûte 5 $ par mois, plus 4 $ par mois pour chaque employé du système. Les versions plus coûteuses de Xero ont des fonctionnalités de paie complètes, y compris le dépôt direct. FreshBooks s'intègre aux applications tierces de paie, mais cela peut présenter d'autres inconvénients, notamment des coûts plus élevés, le manque de service client à la fin de FreshBooks et des problèmes de fonctionnalités potentiels.

4. Tarification non concurrentielle
Relativement à certains de ses concurrents, FreshBooks souffre du prix. Kashoo, qui offre des fonctionnalités similaires (et une facturation illimitée), ne coûte que 49 $ par an. Cela se compare à 19, 95 $ par mois pour la version payante la moins chère de FreshBooks, qui limite les factures à 25 clients. Pendant ce temps, le logiciel de comptabilité de Wave - similaire au plan Evergreen de FreshBooks - est entièrement gratuit pour les utilisateurs qui n'optent pas pour un forfait de soutien en direct.

5. Période d'essai courte et persistante Up-Selling pour la version gratuite
FreshBooks offre une période d'essai gratuite de 14 jours grâce à sa version gratuite. En comparaison, beaucoup de ses concurrents ont des essais gratuits de 30 jours sans carte de crédit. En outre, au cours de la période d'essai de FreshBooks, vous recevez régulièrement des invites pour vous inscrire à un forfait payant. L'up-selling se poursuit chaque semaine jusqu'à la mise à niveau.

Dernier mot

FreshBooks est certainement une solution de comptabilité et de facturation basée sur le cloud pour les pigistes, les professionnels solo et les propriétaires de petites entreprises. De plus, il offre une version gratuite, ce qui peut suffire si vous n'avez qu'un seul client à facturer. Si vous avez simplement besoin de suivre vos dépenses, de générer des factures et de vous assurer que vous êtes payé, vous le trouverez probablement efficace et facile à utiliser. Et, si vous êtes coincé, le support gratuit est juste un appel téléphonique.

D'autre part, FreshBooks manque de nombreuses fonctionnalités de comptabilité, telles que la gestion des stocks et la paie, qui sont essentielles pour les entreprises avec plusieurs employés. Ceux-ci sont souvent offerts dans des paquets concurrents.

Verdict

FreshBooks a beaucoup de fonctionnalités utiles pour les entreprises qui ont besoin de programmes de comptabilité de base, mais il souffre de prix par rapport aux concurrents de base similaires tels que Wave et Kashoo. Si vous avez besoin d'une plate-forme de comptabilité bon marché et bien arrondie, optez plutôt pour l'une de ces options.

But

4 étoiles sur 5: Une panoplie de fonctionnalités de comptabilité de base, associées à des avantages supplémentaires, rendent FreshBooks attrayant. Cependant, les limites du nombre de clients que vous pouvez facturer avec la version gratuite - en plus des prix peu attractifs en général - comptent pour cela.

Est-ce que FreshBooks est votre choix pour un logiciel de comptabilité basé sur le cloud, ou préférez-vous une autre option?

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