Si vous êtes un entrepreneur, alors vous avez probablement fait beaucoup de recherche pour trouver des conseils de gestion du temps des petites entreprises pour stimuler la productivité. En tant que propriétaire de petite entreprise, vous n'avez jamais assez de temps dans la journée, vous devez donc l'utiliser correctement.
Mais qu'en est-il de votre équipe? Contrairement aux sociétés géantes, vous n'avez pas un énorme budget de masse salariale, de sorte que chaque minute de votre équipe doit être utilisée aussi efficacement que possible.
Cependant, les travailleurs aux États-Unis ont un problème de productivité. Nous passons plus de temps au travail que la plupart des autres pays industrialisés, mais tout ce temps supplémentaire ne signifie pas que nous en faisons plus. En fait, la productivité a généralement suivi une tendance à la baisse depuis la Grande Récession.
L'un des meilleurs moyens d'accroître la productivité consiste à stimuler l'engagement des employés, car la productivité et l'engagement vont de pair. Cependant, il existe de nombreuses autres stratégies rentables que vous pouvez utiliser pour obtenir plus de votre équipe.
Avant de mettre en œuvre des plans pour augmenter la productivité de votre équipe, il est important de comprendre la psychologie derrière la productivité elle-même. Qu'est-ce qui fait que certains travailleurs sont plus productifs que d'autres?
La réponse est plutôt simple. Des recherches menées à l'Université de Warwick ont ​​révélé que lorsque les travailleurs sont heureux, ils sont 12% plus productifs. Le bonheur et un équilibre positif entre le travail et la vie personnelle se traduisent souvent par des travailleurs engagés, engagés et, surtout, productifs .
Si cela vous semble un peu trop simple, regardez le marché du travail danois. Selon le World Values ​​Survey, les Danois sont les plus heureux du monde, et cela inclut le temps qu'ils passent au travail. Le ministère des Affaires étrangères du Danemark déclare qu'il est également le deuxième pays le plus productif de l'Union européenne.
L'indice de la vie meilleure de l'OCDE classe le Danemark et les Pays-Bas en tête de liste pour les pays ayant le meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Comme vous pouvez le deviner, les États-Unis sont presque au bas de l'échelle.
À partir de là , nous pouvons raisonnablement conclure que plus vous travaillerez pour améliorer la santé, le bonheur et l'équilibre travail-vie de votre équipe, plus ils vous rendront la faveur avec une productivité plus élevée. Cela, à son tour, conduit à des profits plus élevés pour vous, et un meilleur environnement de travail pour tout le monde.
Il ne prend pas un budget de masse salariale énorme pour aider à améliorer la vie professionnelle des gens. Vous pouvez faire beaucoup en tant que propriétaire de petite entreprise pour améliorer les choses pour votre équipe.
Cela peut sembler contreproductif, mais exiger que votre équipe travaille moins peut les inciter à produire plus .
Selon Fast Company, les travailleurs au Danemark ne travaillent généralement que 33 heures par semaine. De plus, ils reçoivent au moins cinq à six semaines de vacances chaque année (et jusqu'à un an de congé de maternité quand ils en ont besoin).
Aux États-Unis, les longues heures sont souvent considérées comme un signe d'engagement. Cependant, cela peut entraîner un «présentéisme», c'est-à -dire que les travailleurs sont au travail mais ne fonctionnent pas à pleine capacité en raison de la maladie, de la privation de sommeil ou d'autres facteurs médicaux. Harvard Business Review affirme que le présentéisme peut réduire la productivité individuelle d'un tiers. De longues heures peuvent également réduire davantage la productivité en raison du stress, du désengagement et d'un équilibre entre le travail et la vie personnelle.
Pour combattre cela, faites ce que vous pouvez pour réduire les heures de votre équipe. Laissez les gens rentrer à la maison tôt le vendredi après-midi, ou donnez-leur la possibilité de venir plus tard le lundi matin. Non seulement cela vous aidera à réduire les coûts de main-d'œuvre dans votre entreprise, mais vous constaterez probablement que votre équipe travaillera plus fort en retour.
2. Soyez flexible avec l'ordonnancement Réduire les heures est une stratégie pour stimuler la productivité; être flexible avec ces heures de travail est étroitement liée.
Les besoins de chacun seront différents, alors parlez à vos employés pour savoir où ils ont besoin d'une plus grande flexibilité dans leur semaine de travail. Par exemple, vous pourriez avoir une personne qui aimerait une pause déjeuner plus longue les mardis afin d'assister à un cours de yoga, alors que quelqu'un d'autre aimerait partir tôt le mercredi pour aller chercher un enfant à la garderie.
Selon votre entreprise, vous pourriez ou non être en mesure de répondre aux besoins de tout le monde. Cependant, découvrir qui a besoin de quoi, et faire de son mieux pour donner plus de flexibilité à votre équipe, montrera que vous vous souciez de leur bonheur et de leur bien-être. Ceci, à son tour, peut stimuler l'engagement et conduire à une plus grande productivité.
Chaque société a des normes et des valeurs culturelles différentes. Et, ces normes et valeurs affectent directement notre comportement. Au début des années 1970, le psychologue Geert Hofstede a développé un cadre pour mesurer ces normes sociétales en utilisant les dimensions culturelles d'Hofstede.
Les dimensions culturelles d'Hofstede mesurent six dimensions dans chaque culture. Ceux-ci inclus:
Lorsque vous comprenez les dimensions uniques d'une culture et que leurs valeurs collectives diffèrent des vôtres, vous pouvez devenir un meilleur communicateur et un meilleur gestionnaire.
Alors, qu'est-ce que tout cela a à voir avec l'augmentation de la productivité dans votre petite entreprise? Eh bien, un peu, surtout quand il s'agit d'autonomie.
L'autonomie, ou son absence, est directement liée à l'indice de distance de puissance. La distance de pouvoir est l'attente et la croyance que le pouvoir est distribué de façon inégale. Ainsi, dans les pays ayant un indice de distance de pouvoir élevé, les membres les moins puissants d'une organisation croient en l'inégalité de pouvoir. Leur manager leur dit quoi faire, et ils le font sans poser de questions. Dans les pays où l'indice de distance de pouvoir est faible, les membres de l'équipe pensent qu'ils sont sur un pied d'égalité avec leur patron. La relation est plus sur la collaboration et moins sur «patron et employé».
Il n'est pas surprenant que les États-Unis aient un indice de distance de puissance élevé; nous sommes classés à 40. Le Danemark a l'indice de distance de puissance le plus bas au monde; ils sont classés à 18 ans.
Les Danois ont une vie professionnelle riche et motivée en partie parce qu'ils ont beaucoup d'autonomie. Et il y a beaucoup de recherches qui étayent ce que les Danois ont connu depuis des années: Plus d'autonomie = plus de bonheur = plus de productivité.
Une étude publiée dans la Revue européenne de psychologie du travail et de l'organisation a révélé que les travailleurs qui jouissaient d'une plus grande autonomie et d'un plus grand soutien éprouvaient plus de satisfaction et de motivation. Une autre étude, publiée dans le Journal nordique des études sur la vie professionnelle, a montré que la prise de décision décentralisée (aussi appelée autonomie) entraîne une plus grande productivité des travailleurs finlandais.
Tout ceci mène à la même conclusion: plus vous contrôlez les membres de votre équipe, plus ils seront heureux et productifs.
Il est important de clarifier que donner plus d'autonomie à votre équipe ne signifie pas les laisser faire ce qu'ils veulent, quand ils le veulent. Chaque employé a besoin de limites. Mais au lieu de dire à vos gens ce qu'il faut faire, dites-leur ce que vous voulez voir et laissez-les choisir comment le faire. Avoir la liberté de choisir comment faire son travail est une composante essentielle de l'autonomie.
Donnez à votre peuple le pouvoir de prendre ses propres décisions autant que possible. Et, montrez que vous leur faites confiance pour faire leur travail en s'éloignant. Vous pourriez être surpris de voir combien plus de choses sont faites quand vous remettez les rênes.
Selon le Washington Post, un travailleur typique est interrompu ou change de tâches toutes les trois minutes. Et, il peut prendre 20 minutes ou plus pour revenir à l'endroit où ils s'étaient arrêtés.
Les interruptions sont une énorme perte de productivité et peuvent nous priver de nos meilleures idées et de nos efforts. Bien que nous nous obligions souvent à travailler plus vite pour rattraper le temps perdu, la vitesse accrue a un prix.
Des chercheurs de l'Université Humboldt ont découvert que les travailleurs constamment interrompus compensaient ce temps perdu en travaillant plus vite pour accomplir leur tâche. Bien que ce ne soit pas une surprise (après tout, nous le faisons tous), cette vitesse accrue conduit à plus de stress, de pression et de frustration. Ces facteurs peuvent limiter la productivité dans les tâches futures.
Le Washington Post a interviewé Edward G. Brown, expert en efficacité, qui suggère de créer un accord Time Lock avec les membres de l'équipe. Un Time Lock est un «temps calme» convenu où tout le monde peut simplement se concentrer sur son travail. Avec un Time Lock, les travailleurs doivent accepter, par écrit, de ne pas interrompre leurs collègues sauf en cas d'urgence.
Brown affirme qu'un client estime prudemment que la productivité personnelle a augmenté de 40% à 60% une fois qu'il a commencé à utiliser la technique Time Lock.
Bien sûr, votre entreprise pourrait ne pas être en mesure d'utiliser cette technique. Parlez à vos employés des types d'interruptions auxquels ils sont confrontés chaque jour ou chaque semaine. Découvrez quelles interruptions sont les plus préjudiciables à leur productivité et faites tout ce que vous pouvez pour les réduire ou les éliminer.
5. Embaucher des personnes de soutien Commençons par un scénario fictif. Dans votre entreprise, vous avez deux gestionnaires. Votre premier directeur, Bill, surveille tout le monde dans son équipe avec les yeux d'un faucon. Si un client se plaint, il assume immédiatement que c'est la faute de son équipe, et il fait vite savoir à tout le monde qu'il n'est pas content de leur performance. Son équipe travaille dans un environnement de tension, de méfiance et de peur.
Sarah, votre deuxième manager, est complètement à l'opposé. Elle traite son équipe comme une famille. Elle n'hésite pas à écouter quelqu'un et elle est la première à soutenir une nouvelle idée ou initiative. Elle écoute toujours les deux côtés d'une histoire, et quand quelqu'un dans son équipe a besoin d'elle, elle a le dos tourné. L'atmosphère sous Sarah est encourageante, accueillante et détendue.
Si vous étiez un employé, pour quel directeur travailleriez-vous le plus dur?
Votre équipe a besoin de soutien au travail, et la première ligne de soutien vient de leur gestionnaire, que ce soit vous ou quelqu'un que vous avez embauché. Si vous voulez augmenter la productivité de votre équipe, vous devez regarder de près vos managers (ou votre propre style de gestion).
Les meilleurs gestionnaires gardent une politique de porte ouverte. Cela signifie que leur porte est toujours ouverte pour que les membres de l'équipe puissent exprimer leurs préoccupations, poser des questions ou discuter de problèmes. Si les membres de l'équipe ne se sentent pas à l'aise de communiquer avec leur gestionnaire, ou s'ils craignent d'être jugés sévèrement en révélant qu'ils ne savent pas comment faire quelque chose, la productivité va en souffrir.
Ensuite, assurez-vous que votre équipe sait qu'elle peut compter sur votre soutien. Montrez cet engagement jour après jour et ne vous découragez pas s'il faut du temps pour gagner leur confiance (surtout si l'environnement de travail a été toxique). Au fil du temps, vos gens verront que vous avez leur dos. Et, leur engagement (et leur productivité) s'améliorera.
Il y aura toujours un autre appel téléphonique à retourner et un autre courriel pour répondre. Le «glissement numérique» de la vie professionnelle au 21ème siècle affecte tout le monde, le patron et les employés. Cependant, s'attendre à ce que les membres de l'équipe répondent aux courriels à 22 h ou au travail pendant leurs jours de congé est non seulement déraisonnable, mais malsain.
Si vous voulez augmenter la productivité, il est important de reconnaître que vos employés ont une vie en dehors du travail. Cela vaut également pour les pauses déjeuner. Une étude publiée dans Academy of Management Journal a révélé que la productivité diminuait (et que la fatigue augmentait) lorsque les travailleurs sautaient le déjeuner.
Il peut être difficile pour les travailleurs de laisser partir leur travail, en particulier aux États-Unis (où, encore une fois, de longues heures sont souvent considérées comme un engagement plus important). Alors, faites savoir à vos gens que vous appréciez leur vie en dehors du travail. Interrogez-les sur leurs familles et leurs passe-temps et encouragez-les à prévoir du temps pour ces activités et engagements, tout comme ils le font pour les réunions et les projets.
Vous devez également donner l'exemple. Investissez du temps dans votre propre famille, vos passe-temps ou vos activités spirituelles et parlez de vos intérêts à votre équipe. Autant que possible, évitez d'envoyer des courriels à vos employés lorsqu'ils ne sont pas au travail.
Enfin, assurez-vous que tout le monde dans votre équipe prend une pause déjeuner appropriée; cela signifie manger loin de leurs bureaux, idéalement à l'extérieur où ils peuvent obtenir un peu de soleil et d'air frais. Si possible, créez un espace propre et invitant à manger, à l'intérieur et à l'extérieur.
Vous pourriez penser qu'un stress plus élevé entraînerait une diminution de la productivité. C'est vrai, mais seulement à un certain point. Il y a un plateau magique quand le stress peut réellement augmenter la productivité.
La loi Yerkes-Dodson, élaborée par les psychologues Robert Yerkes et John Dillingham Dodson en 1908, stipule que la performance et la productivité augmentent à mesure que le niveau d'excitation (stress) augmente. Cependant, si les niveaux de stress deviennent trop élevés, la productivité commence à s'effondrer.
Par exemple, à quelle fréquence vous êtes-vous retrouvé face à une échéance difficile que vous n'étiez pas sûr de pouvoir rencontrer? Avez-vous pataugé ou avez-vous produit votre meilleur travail? Si la tâche n'était pas trop difficile, il est probable que vous avez su admirer l'occasion. C'est la loi Yerkes-Dodson en action. Lorsque le stress et la complexité sont au bon niveau, la performance monte en flèche.
Maintenant, la partie difficile est de savoir combien de stress conduit à des performances optimales. Les tâches nouvelles ou difficiles nécessitent moins d'excitation pour une performance optimale, tandis que les tâches bien connues ou faciles nécessitent des niveaux de stress plus élevés pour augmenter la motivation et la productivité.
C'est pourquoi il est important de regarder ce que font vos employés et d'analyser le stress associé à diverses tâches. Vous pouvez ensuite prendre des mesures pour augmenter ou diminuer le niveau d'excitation afin d'augmenter la productivité.
Voici un exemple: Imaginez que vous avez demandé à Pam, l'un de vos employés, d'écrire le bulletin d'information de ce mois-ci. Elle a déjà fait cela plusieurs fois, et même si elle écrit bien, cela lui prend généralement plusieurs jours pour terminer la tâche. Pour elle, c'est une tâche bien connue avec un faible niveau d'excitation, alors elle pourrait être en train de traîner les pieds un peu.
Vous pourriez améliorer sa productivité en rendant la tâche plus difficile; par exemple, lui demander d'interviewer un client pour la newsletter de ce mois-ci, ou de lui donner un délai plus court.
À l'autre extrémité du spectre est Daniel. Vous venez de le mettre en charge de générer les rapports financiers hebdomadaires de votre entreprise. Il apprend toujours le processus, et chaque semaine il fait plusieurs erreurs. Cela n'aide pas que les rapports doivent être complétés au plus tard le vendredi après-midi. Avec ses autres responsabilités, il trouve presque impossible de respecter cette échéance.
Ceci est un exemple d'une tâche nouvelle et difficile qui a également une forte excitation (à partir de délais courts et de la complexité de la tâche). Dans ce cas, vous voudrez faire tout ce que vous pourriez pour décharger Daniel de ses autres responsabilités afin de réduire son niveau de stress afin qu'il puisse consacrer plus de temps et d'énergie à apprendre comment générer les rapports financiers.
Il est essentiel que vous vous concentriez sur l'équilibre quand il s'agit d'analyser les tâches et les niveaux de stress. Si vous augmentez trop l'éveil sur les mauvaises tâches, vous finirez par réduire la productivité.
Une autre stratégie que vous pouvez utiliser pour stimuler la productivité est d'enseigner à votre équipe des stratégies efficaces de gestion du temps. Une stratégie populaire est la technique Pomodoro, développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980.
La technique est rafraîchissante simple. En utilisant une minuterie, vous travaillez pendant une durée déterminée, typiquement 25 minutes. Ensuite, vous prenez une courte pause, généralement 3-5 minutes. Ces pauses sont appelées pomodoros, en italien pour «tomate», du nom de la minuterie en forme de tomate utilisée par Cirillo lorsqu'il était étudiant.
Après quatre pomodoros, vous prenez une pause plus longue, typiquement 15-30 minutes.
La stratégie fonctionne pour plusieurs raisons. Tout d'abord, le tic-tac de la minuterie vous aide à rester concentré sur la tâche à accomplir. Vous pouvez littéralement entendre le temps s'écouler, ce qui peut être incroyablement motivant. La minuterie vous rappelle également de prendre de courtes pauses. La recherche a montré à maintes reprises que les pauses fréquentes augmentent la productivité.
Une étude publiée dans la revue Ergonomics a révélé que de fréquentes et courtes pauses, surtout lorsqu'elles étaient accompagnées d'étirements, entraînaient une augmentation de la productivité par rapport à des pauses plus longues et moins longues. Une autre étude, publiée dans la revue Work & Stress, a révélé que les pauses fréquentes étaient l'un des moyens les plus efficaces de maintenir la performance des travailleurs.
Une gestion efficace du temps et des pauses fréquentes sont importantes. Mais ce que vous faites avec vos pauses est également important. Les chercheurs du MIT ont constaté que lorsque les employés prenaient des pauses avec des collègues de leur groupe social, la productivité, ainsi que la force du groupe social lui-même, augmentaient. Ainsi, vous pouvez améliorer encore les performances en programmant les pauses d'un employé avec celles d'un collègue avec lequel il est ami.
La performance peut également augmenter lorsque les travailleurs sortent pour profiter du soleil et de l'air frais, alors encouragez les membres de l'équipe à faire une promenade rapide à l'extérieur pendant leurs pauses. C'est un autre domaine où vous pouvez mieux diriger par l'exemple. Prenez des pauses fréquentes et faites un effort pour sortir à l'extérieur pour faire de l'exercice.
Dernier mot Généralement, les propriétaires de petites entreprises n'ont jamais assez de temps ou d'argent pour faire tout ce qu'ils veulent faire. Mais stimuler la productivité ne nécessite pas un gros investissement. La plupart du temps, il faut simplement plus de sensibilisation des propriétaires et des gestionnaires.
Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, que faites-vous pour encourager une plus grande productivité de votre équipe? Si vous travaillez pour une grande entreprise, que fait votre entreprise pour augmenter sa productivité?
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