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6 conseils sur la gestion du temps pour les petites entreprises visant à accroître la productivité


Si vous êtes en train de démarrer votre propre entreprise, vous pouvez penser qu'il n'y a pas assez de temps dans la journée pour tout faire. Pour compliquer les choses, pour un propriétaire de petite entreprise, chaque minute qui passe sur l'horloge représentent des dollars - soit gagné ou gaspillé.

Cela semble-t-il extrême? Considérez ceci: Dans une étude menée par Microsoft, les chercheurs ont constaté que les travailleurs utilisaient seulement environ 60% de leur temps de travail disponible. Cela signifie que sur une semaine de travail de cinq jours, ils n'étaient productifs que trois de ces jours. Maintenant, appliquez cela à votre propre entreprise. Si le temps c'est de l'argent, alors que penseriez-vous de gagner de l'argent seulement 60% du temps que vous passez au travail?

Maintenant, ai-je votre attention?

La réalité est que le temps est facile à perdre, et à moins que vous ayez une idée prédéfinie de la façon dont vous allez le dépenser, il passera avant même que vous le sachiez. Mais ne vous inquiétez pas - voici six conseils que chaque propriétaire de petite entreprise peut utiliser pour tirer le meilleur parti de son temps.

Conseils de gestion du temps pour les petites entreprises

1. Ignorer votre adresse e-mail

Cela semble probablement beaucoup plus facile que c'est que la plupart des gens ont tendance à vérifier les leurs toutes les 5-10 minutes. Mais si vous additionnez toutes les minutes nécessaires pour vérifier votre boîte de réception et répondre, il est facile de voir pourquoi c'est un gaspillage de temps.

Au lieu d'être un esclave de votre e-mail, faites-le soumis à vos contraintes de temps. Mettez de côté deux périodes pendant la journée pour vérifier et répondre à tous vos messages. Cela exigera beaucoup de motivation et de discipline, mais cela vous permettra de consacrer plus de temps et de concentration à d'autres tâches qui pourraient être constamment interrompues en consultant vos courriels.

Si vous craignez que les gens soient offensés par le temps qu'il vous faut pour répondre, configurez un répondeur automatique qui informe les gens que vous prenez 10 à 12 heures pour répondre, ou même 24 heures si cela est acceptable pour votre type d'entreprise .

2. Ne pas multi-tâches

Dans le Psychonomic Bulletin and Review, les experts ont montré que seulement environ 2, 5% des personnes sont en mesure de mener à bien plusieurs tâches et réussissent toujours bien à chaque activité. En outre, l'Institut de psychiatrie de l'Université de Londres montre que le QI d'une personne tombe 10 points quand ils sont trop stimulés par des courriels, des textes et des appels téléphoniques.

D'un autre côté, les experts en gestion du temps estiment que se concentrer sur une chose à la fois va doubler la productivité, le rendement du travail et la performance. Et quand vous dirigez une petite entreprise, cela peut faire la différence entre le succès et l'échec. Forcer vous-même à faire une chose à la fois en réglant une horloge ou une minuterie pour un certain laps de temps, puis se concentrer sur cette tâche jusqu'à ce qu'elle soit complète.

3. Définir des objectifs étape par étape

C'est une chose de fixer un objectif, et une autre de définir un objectif détaillé où les étapes et les incréments nécessaires pour l'accomplir sont décrits à l'avance. Beaucoup de gens fixent des objectifs généraux et ne les suivent jamais. Par exemple, pensez aux millions de résolutions du Nouvel An qui sont fixées chaque année. Le problème avec ces types d'objectifs est que même si ce sont de bonnes idées, les gens ne savent tout simplement pas comment les mettre en œuvre.

Afin de faire le meilleur usage de votre temps dans votre entreprise, votre journée devrait être composée d'une série d'objectifs qui ont des jalons spécifiques. Par exemple, si votre objectif est d'obtenir cinq nouveaux clients, vous devriez y réfléchir et noter toutes les étapes que vous devrez suivre pour l'accomplir. En divisant des objectifs plus importants en étapes plus petites, vous serez en mesure d'atteindre plus efficacement vos objectifs puisque vous savez exactement quelles étapes doivent être suivies en cours de route. De plus, qui n'aime pas un peu de renforcement positif? Sachant que vous avez accompli certaines étapes vers la conquête de votre objectif peut être extrêmement motivant.

Vous devriez fixer des objectifs avant le déjeuner et après le déjeuner, et assurez-vous que les plus importants sont prévus avant le déjeuner. Si vous savez que vous ne pouvez pas partir pour manger jusqu'à ce que vos objectifs soient atteints, vous aurez plus de chances de vous concentrer sur l'accomplissement des tâches et de ne pas vous laisser distraire.

4. Organisez votre temps et votre espace

Il est difficile de travailler de manière organisée quand tout autour de vous est dans le chaos. Une étude réalisée par Esselte montre que 43% des Américains se considèrent non organisés, et que le manque d'organisation les amène à rester tard au bureau au moins deux soirs par semaine. Cela n'a pas à être comme ça.

Les experts de l'organisation conviennent que la première étape pour augmenter la productivité est de dégager puis d'organiser votre espace. Éliminer tout ce qui n'est pas nécessaire, puis créer un système pour les choses qui sont. Par exemple, utilisez un dossier de fichiers codé par couleur pour les éléments urgents, à faire ce jour-là, et un autre pour les éléments qui peuvent attendre jusqu'à demain. Ou si vous êtes un technophile, utilisez votre scanner et créez des fichiers sur votre PC ou Blackberry en utilisant le même type de système.

Il sera nécessaire d'organiser non seulement votre espace, mais aussi votre temps. Beaucoup de gens utilisent un système d'incrémentation de temps, où ils s'accordent un certain temps pour faire les choses sur leur liste de choses à faire. Avec d'excellents outils en ligne gratuits tels que e.ggtimer, un gadget qui fonctionne comme un sablier, vous pouvez régler l'heure, puis être averti quand il est en place. Il n'y a rien comme courir contre la montre pour atteindre un objectif pour ceux d'entre nous plus compétitifs.

5. Mettez-le par écrit

Il y a quelque chose à propos de l'engagement d'un plan par écrit qui en quelque sorte le solidifie dans votre esprit. En écrivant votre plan d'action pour la journée - y compris vos objectifs et les détails de ceux-ci - vous serez armé d'un plan qui devrait vous mener efficacement tout au long de la journée. Bien sûr, vous serez toujours confronté à des distractions, mais si vous comprenez clairement ce que vous devez accomplir pour la journée, vous aurez plus de chances de revenir directement à la tâche à accomplir, plutôt que de dériver sans but de l'une d'elles. tâche à la prochaine.

Certains experts croient que vous devriez créer cette liste la veille. De cette façon, vous serez en mesure de commencer le lendemain entièrement préparé, plutôt que de perdre votre temps à décider comment aborder les tâches et déterminer ce qu'il faut faire.

6. Transformez votre voiture en bureau

Si vous avez vu le film, Lincoln Lawyer, vous apprécierez ce prochain conseil, plus extrême. Avez-vous déjà pensé que vous pourriez faire un peu de travail pendant que vous conduisez entre deux rendez-vous ou que vous attendiez dans votre voiture en attendant le début d'une réunion? Au lieu de gaspiller ce temps précieux, branchez un fax et une photocopieuse à votre voiture et utilisez le temps nécessaire pour faire les choses nécessaires, mais souvent très gênant lorsque vous êtes sur la route. Jetez un coup d'œil au fax, à l'imprimante et au scanner portatifs GSM de Possio Greta, et ne laissez jamais perdre votre temps de conduite. Vous pouvez également investir dans un smartphone ou un ordinateur portable avec une carte Internet mobile afin de rester connecté en permanence.

Dernier mot

Le vieil adage «le temps c'est de l'argent» repose sur une vérité qui ne changera probablement jamais. Et si vous êtes en affaires pour vous-même, le moyen le plus simple d'augmenter votre revenu est de faire attention à la façon dont vous passez votre temps et de faire des ajustements pour vous aider à mieux le dépenser.

Si vous avez d'autres suggestions pour tirer le meilleur parti de votre temps passé au travail, veuillez les poster ci-dessous.


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