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10 façons simples d'améliorer vos compétences en rédaction d'affaires


Arrêtez-vous et pensez au nombre de courriels que vous écrivez chaque jour au travail. Selon une étude menée par l'Université Carleton, les professionnels passent le tiers de leur temps à lire et à répondre à des courriels. Vous pourriez dépenser plus que cela, ou moins, mais les chances sont, une partie importante de votre journée est consacrée à l'écriture de quelque chose .

Pensez maintenant combien de temps vous avez perdu à essayer de déchiffrer un email ou un rapport mal écrit. Non seulement est-il frustrant et ennuyeux de lire, mais une mauvaise écriture peut aussi entraîner de graves erreurs de communication, des occasions manquées ou même des accidents du travail.

Le point ici est que de bonnes compétences en rédaction sont utiles à plusieurs égards. Et, prendre le temps d'améliorer le vôtre pourrait rapporter des dividendes significatifs tout au long de votre carrière. Regardons plusieurs techniques que vous pouvez utiliser pour améliorer vos compétences en rédaction d'affaires.

La valeur des compétences en écriture solide

Une bonne écriture est essentielle dans la main-d'œuvre pour un certain nombre de raisons.

Tout d'abord, être un bon écrivain vous aide à vous démarquer de la foule et améliore vos chances d'obtenir une promotion ou une augmentation. Cela peut aider à convaincre votre patron d'agir sur des projets et des idées qui vous passionnent. Une bonne écriture vous rend plus intelligent, crédible et professionnel. Cela aide à éviter la confusion et la mauvaise interprétation, à établir la confiance et la relation avec les collègues et à gagner des clients.

Une bonne écriture est particulièrement importante en raison de notre utilisation accrue des médias sociaux. Nous avons tous vu des professionnels sur Twitter, LinkedIn ou Facebook mal orthographier des mots ou utiliser un mot incorrectement. Non seulement c'est embarrassant quand cela vous arrive, mais cela peut aussi affecter votre réputation et votre crédibilité à l'avenir.

Votre écriture est l'un des principaux moyens dans lequel vous serez jugé tout au long de votre vie. Les e-mails, les textes et les rapports que vous envoyez tous les jours sont une représentation physique et un enregistrement de vous . Au fil du temps, ces représentations renforcent votre réputation et influent sur les relations dont vous avez besoin pour réussir dans votre carrière.

Votre écriture communique vos pensées, et il est important que ces pensées soient transmises de la manière la plus claire et la plus éloquente possible.

Kurt Vonnegut a dit: «Pourquoi devriez-vous examiner votre style d'écriture avec l'idée de l'améliorer? Faites-le comme une marque de respect pour vos lecteurs, peu importe ce que vous écrivez. "

Que vous soyez un entrepreneur qui a besoin d'écrire un bon communiqué de presse, un gestionnaire qui écrit des courriels quotidiens à une équipe occupée, ou quelqu'un qui cherche un nouvel emploi qui doit écrire une lettre de motivation gagnante, une bonne communication est indispensable. Les mots sont importants dans la vie, et vous tirerez beaucoup d'avantages de savoir comment les utiliser efficacement.

Comment améliorer vos compétences en écriture

Une bonne écriture prend du temps et de la pratique. David Ogilvy, un homme d'affaires emblématique, a déclaré: «Une bonne écriture n'est pas un cadeau naturel. Vous devez apprendre à bien écrire. "

Il y a plusieurs façons d'améliorer rapidement votre propre écriture.

1. Réfléchissez avant de commencer à écrire

Avant de commencer à écrire quoi que ce soit, arrêtez-vous et réfléchissez à ce que vous voulez et devez dire. Demandez-vous, "Qu'est-ce que cette personne a besoin de savoir ou de comprendre après avoir lu cet e-mail?"

Vous pouvez également utiliser le "5 Ws + H" que tous les journalistes utilisent lors de l'élaboration de leur travail:

  • Qui : Qui est mon public?
  • Quoi : Qu'est-ce qu'ils ont besoin de savoir?
  • Quand : Quand est-ce que cela s'applique, quand est-ce arrivé, ou quand doivent-ils le savoir?
  • : Où cela se passe-t-il?
  • Pourquoi : Pourquoi ont-ils besoin de cette information?
  • Comment : Comment devraient-ils utiliser cette information?

Vous devez également vous demander: «Dois-je vraiment envoyer cet e-mail?

Les professionnels de tous les secteurs sont inondés de courriels chaque jour, dont beaucoup sont inutiles. Épargnez-vous et faites gagner du temps à vos lecteurs en vous assurant que chaque courriel que vous envoyez est vraiment nécessaire et pertinent.

2. Gardez-le court

Une fois que vous avez identifié ce que vous avez besoin de dire, allez vite au point. Les gens sont toujours pressés par le temps, et ils apprécieront votre brièveté.

Besoin de plus convaincant? Arrêtez-vous et réfléchissez à la frustration que vous ressentez après avoir lu un email trois fois plus long que nécessaire, avec les points principaux enfouis en bas. C'est une perte de temps et d'énergie, n'est-ce pas?

Ne faites pas passer votre auditoire par ceci - soyez bref.

Cela peut aider à réfléchir à la façon dont les gens lisent. La romancière Elmore Leonard propose quelques conseils succincts mais excellents quand il dit: «Essayez de laisser de côté le rôle que les lecteurs ont tendance à omettre». Généralement, cela signifie de longs paragraphes qui ont plus à voir avec ce que vous voulez dire que ce dont le lecteur a besoin. entendre. Gardez toujours votre lecteur à l'esprit.

Si vous constatez que vous ne pouvez pas écrire un e-mail de moins d'une demi-page, l'e-mail n'est pas le meilleur moyen de communiquer cette information. Au lieu de cela, appelez la personne et parlez-leur directement.

3. Évitez les mots prétentieux

Par écrit, votre objectif est d'être clair et direct. Si votre lecteur doit utiliser Google pour déchiffrer ce que vous essayez de dire, il va se sentir aliéné et ennuyé.

Mark Twain a dit un jour: «N'utilisez pas un mot de cinq dollars quand un mot de cinquante cents fera l'affaire.» Évitez la tentation d'utiliser des mots fleuris et prétentieux pour paraître plus intelligents. Stick avec les mots de cinquante cents.

Dans la même veine, évitez le jargon autant que possible. Le jargon vous donne souvent l'impression d'être prétentieux, et cela peut encore aliéner votre lecteur. Au lieu de cela, écrivez la façon dont vous parlez. Gardez-le naturel et direct.

4. Utilisez la voix active

Les phrases actives sont directes, audacieuses et plus intéressantes que les phrases passives. Les phrases passives sont faibles et verbeuses; ils sont comme une poignée de main molle. Votre écriture s'améliorera considérablement si vous vous efforcez d'utiliser des phrases actives autant que possible.

Par exemple, regardez les deux phrases ci-dessous:

  1. Le chat a gratté la femme.
  2. La femme a été griffée par le chat.

La première phrase est écrite dans la voix active. C'est clair et direct. La deuxième phrase est passive.

Dans une phrase active, le sujet effectue l'action du verbe. Dans une phrase passive, le sujet laisse l'action leur arriver. Voici un autre exemple simple:

  1. Le golfeur a frappé la balle.
  2. La balle a été frappée par le golfeur.

Dans la première phrase, le sujet (le golfeur) effectue l'action (frapper la balle). Dans la deuxième phrase, le sujet (le golfeur) vient après le verbe; c'est recevoir l'action.

Pour repérer la voix passive, cherchez des formes du verbe «être», comme «volonté» ou «était» devant un verbe. Par exemple, "La réunion aura lieu à 20 heures", est passive. Au lieu de cela, dites: "La réunion est à 20 heures."

5. Toujours être professionnel

Parfois, il est tentant de lancer une blague ou d'inclure des potins de bureau dans un courriel. Cependant, ces compléments ne contribuent pas à votre message et peuvent affecter négativement votre réputation. Ils sont aussi facilement incompris.

Oui, vous devez être authentique et laisser votre voix briller dans votre écriture. Mais vous devez également rester professionnel. c'est un acte d'équilibre. Un bon moyen de vérifier la pertinence de votre contenu est de demander: «Serais-je à l'aise avec cela s'il était sur la première page du journal demain matin?» Si cela vous fait grincer des dents, faites quelques retouches.

6. Clarifiez votre appel à l'action

Vos communications d'affaires sont envoyées avec un but; Il est rare que vous écrivez un email purement informatif. Les chances sont, vous avez besoin de votre lecteur pour faire quelque chose: vous rappeler, vous donner plus d'informations, confirmer leur présence à une réunion, et ainsi de suite.

Ne laissez pas votre lecteur décider de ce que vous voulez qu'il fasse de cette information. Épelez-le et soyez précis. Par exemple:

  • S'il vous plaît renvoyer les modifications avant 17 heures mardi.
  • Veuillez rappeler ce client d'ici vendredi pour résoudre le problème.

Soyez clair sur ce que vous voulez et vous trouverez probablement que vous obtenez de meilleurs résultats de vos lecteurs.

Astuce Pro : Gardez à l'esprit que si vous avez besoin d'une action immédiate sur quelque chose, parlez au destinataire en personne. Levez-vous de votre bureau et allez à leur bureau, ou appelez-les au téléphone. L'écriture est un moyen important, mais rien ne vaut une conversation en personne lorsque vous avez besoin de quelque chose.

7. Utilisez votre ligne d'objet de courrier électronique de manière appropriée

La ligne d'objet de votre email est un outil puissant; Pensez-y comme le titre de votre e-mail. Un travail de titre est de s'assurer que le corps est lu. Pour ce faire, les titres doivent être courts, directs, puissants et spécifiques.

Par exemple, regardez les deux lignes d'objet de l'e-mail ci-dessous:

  1. Réunion du lundi
  2. Assister au lundi 14 octobre à 14 h Réunion des rapports trimestriels

La première ligne d'objet est vague et laisse beaucoup de questions sans réponse. Quelle réunion du lundi? De quoi parle la réunion? Ai-je même besoin de savoir à propos de cette réunion?

La deuxième ligne de sujet est beaucoup plus spécifique, et donc plus susceptible d'être ouverte et lire rapidement. Il communique de quelle réunion l'auteur parle, quand il est, et ce dont vous pourriez avoir besoin lors de cette réunion particulière.

Ne laissez jamais la ligne de l'objet de votre e-mail vide. Les filtres de courrier électronique classent souvent les lignes d'objet vierges comme spam, alors remplissez-le pour éviter que votre e-mail ne soit oublié.

Astuce Pro : Si vous avez seulement besoin de poser une question simple, utilisez la technique End of Message (EOM). Il suffit d'écrire votre question dans la ligne d'objet de l'e-mail et d'ajouter "EOM" à la fin. Cela permet à votre lecteur de gagner du temps car il peut répondre rapidement sans avoir à lire de texte plus superflu.

Par exemple, votre ligne d'objet pourrait indiquer: «Participerez-vous à la réunion de lundi à 14 heures? EOM. "

Assurez-vous que vos destinataires savent ce que signifie EOM avant d'utiliser cette technique. Ensuite, idéalement, ils répondront dans la ligne d'objet de leur courriel de retour quelque chose comme: «Oui, je serai là. EOM. "

8. S'en tenir à un sujet dans les courriels

Gardez vos e-mails concentrés sur un point ou une idée spécifique chaque fois que possible. Si vous devez aborder un autre sujet, écrivez un courriel distinct. En se concentrant sur un sujet par courriel, votre lecteur a le temps de traiter ce que vous dites et de répondre directement. Cela les aide également à organiser leurs e-mails plus efficacement et à trouver plus rapidement les e-mails archivés.

Par exemple, ci-dessous est un exemple d'un e-mail qui couvre trop de sujets:

Courriel Objet : Réunion du lundi

Corps : Salut Steve,

Merci pour tout votre travail sur les rapports trimestriels la semaine dernière. Vous avez fait un bon travail! Je pense juste que nous devons raccourcir l'intro, mais à part ça c'est génial.

J'écrivais pour voir si vous assisteriez à la réunion de lundi. Si oui, pourriez-vous apporter une copie de votre ébauche de rapport trimestriel initial? J'aimerais le montrer à Susan.

Avez-vous déjà touché Al Thompson à Syracuse? Il a eu quelques plaintes au sujet de son dernier envoi et nous devons nous assurer que ceux-ci sont adressés. Faites-moi savoir comment cela se passe.

Merci,

Jim

Arrêtez-vous et réfléchissez au nombre de choses auxquelles Steve a été invité à répondre dans cet e-mail.

D'abord, il doit déterminer si Jim veut qu'il édite l'intro, ou si Jim va le faire lui-même; Ce n'est pas clair. Il doit ensuite confirmer qu'il sera à la réunion de lundi, et n'oubliez pas d'apporter le brouillon du rapport. Enfin, il doit répondre à ces plaintes des clients et dire à Jim ce qui s'est passé.

L'e-mail contient des rappels importants, et Steve voudra peut-être le sauvegarder. Mais le titre dit simplement, "réunion du lundi." S'il veut enregistrer comme un rappel pour répondre à ces plaintes des clients, le titre n'a rien à voir avec le sujet réel. Il devra se rappeler que le rappel pour répondre aux plaintes des clients était dans le courriel intitulé «réunion du lundi».

Faites plaisir à vos lecteurs et rendez les choses aussi faciles que possible pour eux. Restez simple avec un sujet par email.

9. N'utilisez jamais l'email pour fournir de mauvaises nouvelles

N'utilisez jamais le courrier électronique pour diffuser de mauvaises nouvelles. Si vous avez besoin de licencier quelqu'un dans votre équipe, ou de faire part de vos commentaires qui sembleront moins que roses, faites-le en personne. Les malentendus peuvent facilement se produire par courrier électronique, une perspective amplifiée lorsque vous utilisez le courrier électronique pour diffuser de mauvaises nouvelles. En personne, vous pouvez communiquer avec compassion et empathie, et vous pouvez utiliser votre langage corporel et votre ton vocal pour transmettre davantage votre sincérité et vos intentions. C'est quelque chose que vous ne pouvez pas faire par email.

10. Relisez, corrigez, relisez

Les erreurs de grammaire et d'orthographe sont embarrassantes et elles nuisent à votre crédibilité. Bien sûr, vous pouvez compter sur les outils d'orthographe, mais ils n'attrapent pas tout, en particulier les mots qui sont utilisés hors contexte.

Une fois que vous avez fini d'écrire, relisez-le immédiatement. Et, autant que possible, rangez-le et relisez-le quelques heures plus tard (ou quelques jours plus tard). Vous éloigner de l'écriture vous aidera à repérer les erreurs que vous auriez pu manquer lors de la première lecture.

Astuce Pro : Lors de la relecture, lisez attentivement chaque phrase. Suivez les conseils de George Orwell, qui déclare: «Un écrivain scrupuleux, dans chaque phrase qu'il écrit, se posera au moins quatre questions, ainsi: Qu'est-ce que j'essaie de dire? Quels mots l'exprimeront? Quelle image ou quel idiome le rendra plus clair? Cette image est-elle assez fraîche pour avoir un effet? Et il se demandera probablement deux autres: Pourrais-je le mettre plus rapidement? Ai-je déjà dit quelque chose d'horriblement laid?

Si l'e-mail ou le rapport est particulièrement important, confiez-le à un ami ou à un collègue de confiance avant de l'envoyer à son public cible. Une nouvelle paire d'yeux pourrait repérer des erreurs supplémentaires que vous avez manqué.

Astuce Pro : Si vous trouvez que vous avez besoin d'aide supplémentaire pour rédiger votre entreprise, utilisez un service comme Grammarly, qui analyse votre texte et identifie les fautes de grammaire simples et complexes (y compris les mots correctement orthographiés utilisés dans le mauvais contexte). Vous obtenez également des explications pour chaque erreur afin que vous puissiez améliorer votre écriture dans le futur.

Dernier mot

N'importe qui peut apprendre à être un meilleur écrivain, et la meilleure façon d'améliorer votre propre écriture est de pratiquer . Plus vous écrivez, mieux vous aurez. Vous pouvez également envisager de suivre un cours d'écriture en ligne gratuit sur Coursera. La classe a été créée par l'Université du Colorado-Boulder et est gratuite si vous auditez.

Quelles erreurs commences-tu le plus souvent dans l'écriture de ton entreprise? Que pensez-vous que vous faites bien?


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