Qu'est-ce que la Loi sur le congé familial et médical (FMLA) - Admissibilité et règles

Dans une économie en rapide évolution et en évolution rapide qui récompense les travailleurs innovants et adaptables et pénalise ceux qui ne sont pas à la hauteur de leur époque, l'idée d'un équilibre travail-vie équitable semble désuète. De nombreux employeurs, en particulier ceux qui travaillent dans des industries compétitives ou qui ont besoin de beaucoup de main-d'œuvre non spécialisée ou peu qualifiée, s'attendent à ce que leurs employés soient flexibles et travaillent aussi dur que possible. Bien que les employeurs ne puissent pas se permettre de traiter les travailleurs hautement qualifiés ou spécialisés comme des biens non durables, l'histoire est différente quand il y a 10 travailleurs ayant des compétences équivalentes qui s'empressent de faire la queue à la porte.

Pour être juste, cependant, de nombreuses lois existent pour protéger la sécurité, la dignité et les droits civils des travailleurs. Parmi ceux-ci, la Loi fédérale sur le congé familial et médical (FMLA), qui figure dans les livres depuis 1993, est parmi les plus expansives et les plus fréquemment invoquées.

Qu'est-ce que la Loi sur le congé familial et médical?

Au cours de toute période continue de 12 mois, la FMLA permet aux employés admissibles de prendre jusqu'à 12 semaines consécutives ou non consécutives (et, dans certains cas, jusqu'à 26 semaines) de congé non payé pour des raisons médicales et familiales particulières. Ceux-ci incluent l'accouchement et les soins du nouveau-né, l'adoption, les conditions médicales personnelles graves, ou la nécessité de prendre soin d'un membre de la famille immédiate avec une condition médicale sérieuse.

Les employeurs ne sont pas tenus de payer les employés en congé FMLA, mais environ 65% offrent une rémunération totale ou partielle aux employés en congé, selon le ministère du Travail. Et bien que les employeurs soient autorisés à suspendre les avantages tels que l'accumulation de congés payés pour les employés en congé, ils ne peuvent pas suspendre ou révoquer une assurance maladie collective parrainée par l'employeur - une protection importante pour les employés qui prennent des congés médicaux. les raisons.

Cependant, les employeurs peuvent demander aux employés d'utiliser le PTO accumulé, le congé de maternité payé et d'autres avantages de congé avant de plonger dans leur allocation FMLA. Cela peut effectivement être bénéfique pour les employés, car il maintient un revenu pour une partie de la période de congé.

Juridiquement parlant, la FMLA est une modification de la doctrine de l'emploi-à-volonté qui régit la plupart des relations employeur-employé aux États-Unis. Cela le rend semblable à d'autres lois du travail, telles que celles interdisant la discrimination sur la base du statut de protection. Emploi-à-volonté donne aux employeurs et aux employés le droit de mettre fin à une relation de travail à tout moment, et pour n'importe quelle raison.

Dans des circonstances normales, dans de nombreux lieux de travail, un employé qui a pris jusqu'à 12 semaines de congé risquerait vraisemblablement d'être congédié. Au retour du congé, cependant, les employés couverts par la FMLA qui prennent un congé pour une raison admissible doivent presque toujours être réintégrés à leur poste précédent et payer la note, et avec les mêmes avantages et responsabilités. Les employés admissibles ne peuvent être licenciés, rétrogradés, harcelés ou autrement pénalisés pour avoir demandé ou pris un congé en vertu de la FMLA.

Qui est admissible à la couverture de la Loi sur le congé familial et médical?

La FMLA s'applique aux employeurs publics et privés ayant au moins 50 employés dans un rayon de 75 milles de l'endroit où l'employé est basé. Cela exempte à la fois les petites entreprises et les petites succursales isolées gérées par des employeurs plus importants. Certains organismes gouvernementaux et autorités éducatives locales peuvent également être exemptés. Selon le résumé de la FMLA 2012 du ministère du Travail, environ 59% de tous les travailleurs américains sont admissibles à un congé sans solde en vertu de la FMLA.

Pour bénéficier des protections de la FMLA, les employés doivent répondre aux critères suivants:

Bien que tous les employés répondant à ces critères soient couverts par la FMLA, il existe une exception limitée pour les employés clés, définis comme des employés répondant à tous les critères ci-dessus et payés mieux que 90% de leurs collègues dans un rayon de 75 miles. La FMLA permet aux employeurs de renoncer à la réintégration pour les employés clés de retour si la réintégration causerait un préjudice «substantiel et grave» aux finances de l'employeur - par exemple, parce que l'employé serait réintégré à un taux de rémunération élevé et avec des avantages coûteux.

Cependant, un employeur ne peut interdire à un employé clé de prendre un congé en vertu de la FMLA. Et si un employeur choisit de ne pas réintégrer un employé qui revient, il doit démontrer de façon convaincante pourquoi la réintégration de l'employé causerait un préjudice grave.

Statuts d'Etat complémentaires

Certains États ont des lois sur les congés non rémunérés qui se greffent sur la FMLA, renforçant les protections pour les employés qui ont besoin de prendre congé pour des besoins familiaux ou médicaux. Ces lois changent régulièrement, il est donc préférable de vérifier auprès des autorités du travail de votre état pour des informations à jour.

Voici un échantillon de lois de l'État en vigueur:

• Oregon: Tous les employeurs avec 25 employés ou plus sont soumis à la FMLA.
• Maine: Les employeurs privés ayant 15 employés ou plus et les employeurs municipaux (départements de la ville ou du comté) comptant 25 employés ou plus sont assujettis à la loi.
• État de Washington: Tous les employeurs, quelle que soit leur taille, doivent fournir un congé parental (couvrant l'accouchement, les soins aux nouveau-nés et les soins adoptifs ou de placement familial) aux employés qui satisfont à toutes les qualifications de la FMLA fédérale. Tous les autres types de congés sont assujettis aux règles fédérales.
• Maryland: Les employeurs privés de 15 employés ou plus doivent suivre toutes les dispositions de la FMLA. En outre, ils doivent permettre aux employés qualifiés au moins 7 jours de congé pour le don de moelle osseuse, et 30 jours pour le don d'organes, qui ne sont pas couverts par la loi fédérale.

Congé admissible en vertu de la FMLA

La FMLA permet aux employés admissibles de prendre jusqu'à 12 semaines de congé de travail non rémunéré et non pénalisé au cours d'une période de 12 mois pour:

• Naissance et soins au nouveau-né . Les parents sont couverts pour des congés liés à l'accouchement, aux liens, aux soins aux nouveau-nés et aux soins pour les nourrissons de moins d'un an.
• Adoption et placement familial . Les parents sont couverts pour les soins et le cautionnement d'un enfant nouvellement adopté ou d'un enfant en famille d'accueil jusqu'à un an après la date du placement.
• Soins immédiats aux membres de la famille . Cela couvre les soins d'un enfant, parent ou conjoint gravement blessé ou malade. Le ministère du Travail stipule que, dans ce cas et dans tous les cas, «conjoint» décrit les conjoints de fait et les conjoints de même sexe dans les États où ces unions sont permises (en plus des unions hétérosexuelles partout); «Parent» désigne un parent biologique, par alliance, adoptif ou adoptif, ou tout adulte qui a légalement servi dans la loco parentis (en tant que tuteur légal de l'employé lorsque l'employé était mineur); et «enfant» désigne un enfant biologique, adoptif, adoptif ou adoptif, ou un enfant avec lequel l'employé a une relation in loco parentis (y compris un enfant adulte incapable de prendre soin de lui-même en raison d'une déficience).
• Maladie personnelle ou blessure . Les employés peuvent prendre congé pour une maladie ou une blessure qui les rend incapables d'accomplir leurs tâches essentielles.
• Exigence militaire . Cela couvre les employés avec des membres de la famille immédiate (enfant, parent ou conjoint) en service militaire actif. «Exigence» décrit une situation qui peut survenir à la suite d'un service en service actif, par exemple le fait que le militaire soit déployé dans un pays étranger à court préavis. Comme l'employé pourrait ne pas revoir le servicemembre pendant plusieurs mois dans cette situation, et en raison des dangers inhérents à certains déploiements à l'étranger, le congé FMLA permettrait aux deux membres de la famille de passer du bon temps ensemble avant que le militaire ne s'envole. problèmes logistiques urgents entourant le déploiement.

La FMLA autorise jusqu'à 26 semaines de congé de travail non rémunéré et non pénalisé au cours d'une période de 12 mois dans les cas suivants:

• Congé de soignant militaire . Ceci s'applique aux employés avec des membres de la famille immédiate, ainsi qu'aux employés désignés par le servicemember (par exemple, un neveu sans frères et sÅ“urs, enfants adultes ou parents). Pour que les employés puissent être considérés comme des soignants militaires, leurs proches doivent avoir une maladie ou une blessure liée ou exacerbée par le service militaire.

Exceptions communes

Bien que superficiellement similaires aux situations de qualification, ces situations courantes ne sont pas couvertes par la FMLA:

• Maladie mineure . Les maladies mineures ou de courte durée, telles que le rhume et les épisodes de grippe qui ne nécessitent pas d'hospitalisation, ne sont pas couvertes, même si l'employé doit s'absenter du travail. Cela s'applique que ce soit l'employé ou un membre de la famille immédiate qui est malade.
• Soins médicaux courants . Les examens physiques, les travaux de laboratoire, les examens de la vue et les autres soins de routine ne sont pas inclus.
• Soins pour les membres de la famille non-immédiate . Les employés qui s'occupent d'un grand-parent, d'un oncle ou d'un autre membre de la famille non-immédiate ne sont pas admissibles à une période de congé en vertu de la FMLA, peu importe leur degré de proximité. La seule exception est si la personne a ou a eu une relation in loco parentis avec l'employé.
• Soins pour animaux de compagnie . Les congés pour soins vétérinaires ou la mort d'un animal de compagnie ne sont pas couverts par la FMLA.

Certaines exceptions et restrictions FMLA sont assez techniques et détaillées. Si vous n'êtes pas sûr que votre situation spécifique est couverte, vérifiez auprès de la Division des salaires et des heures (WHD) du ministère du Travail, l'agence fédérale chargée de faire appliquer la FMLA et d'autres lois du travail.

Obligations des employés

Les employés admissibles à un congé en vertu de la FMLA doivent être conscients de certaines obligations à la veille et à l'issue de leur congé:

• Fournir un avis adéquat . L'employé doit donner un préavis aussi long que possible du congé à venir. Pour les procédures médicales prévues, telles que l'accouchement et la chirurgie non urgente, cela signifie généralement au moins 30 jours. Pour les événements imprévus, comme un accident grave touchant un membre de la famille immédiate ou un diagnostic médical nécessitant une intervention chirurgicale urgente, les employés doivent aviser les employeurs dès qu'ils sont en âge de l'accouchement. apprendre sur le problème. L'avis peut être donné oralement ou par écrit. Si possible, les employés doivent également se rendre disponibles pour répondre aux questions de suivi de l'employeur, telles que la durée prévue du congé.
• Exigences de certification . À leur discrétion, les employeurs peuvent exiger des employés qualifiés FMLA pour certifier la raison de leur absence - par exemple, en fournissant une lettre écrite du médecin.
• Utilisation du temps de congé payé . Un employeur peut toujours obliger un employé à utiliser un congé payé avant le congé de la FMLA, même si le motif de son congé est couvert par la FMLA. De même, l'employé a le droit de demander que tout PTO disponible soit mis en congé qualifié FMLA, même si l'employeur ne le demande pas ou tente de ne pas le permettre. Les employés pourraient vouloir faire cela pour s'assurer qu'ils sont payés autant que possible pendant leur temps libre.
• Notification des circonstances modifiées . Les employés peuvent être tenus de donner un avis dès que possible après les circonstances entourant le changement de congé qualifié FMLA. Par exemple, si l'employé ou le membre de la famille immédiate fait un rétablissement plus rapide que prévu, ou si des complications retardent le rétablissement et nécessitent des congés supplémentaires. Cependant, il ne s'agit pas d'une exigence par défaut - les employés doivent seulement le faire si leur employeur le demande.

Obligations de l'employeur

La FMLA impose également certaines obligations aux employeurs. Les plus notables incluent les suivants:

• Poster un avis FMLA . Tous les employeurs, même ceux qui n'ont pas d'employés admissibles, doivent afficher un avis officiel du ministère du Travail décrivant les droits FMLA des employés dans un endroit très visible, comme une salle de repos ou une salle de conférence. Les employeurs ayant plusieurs emplacements doivent afficher au moins un avis à chaque emplacement. L'amende pour non-conformité est de 110 $ par emplacement, par incident.
• Fournir un avis écrit dans les nouveaux documents de location . Les employeurs doivent fournir à tous les nouveaux employés un avis écrit des protections de la FMLA. La façon la plus courante de le faire est dans un manuel de l'employé ou un paquet de nouveaux employés - mais les employeurs qui ne distribuent pas normalement ces documents peuvent distribuer une feuille avec toutes les informations nécessaires ou simplement distribuer des copies de l'avis officiel. nouveaux employés.
• Avis d'admissibilité Dans les cinq jours ouvrables suivant la demande de congé de l'employé aux termes de la FMLA, l'employeur doit fournir un avis verbal ou écrit de l'admissibilité de l'employé. Si l'employeur détermine que l'employé n'est pas admissible à la FMLA, l'avis doit inclure au moins une raison valable (par exemple, un nombre insuffisant d'heures travaillées au cours des 12 derniers mois). À moins que l'admissibilité de l'employé ne change, l'employeur n'est pas tenu de distribuer un avis distinct pour chaque demande de congé dans la même période de 12 mois - une par année suffit.
• Avis écrit sur les droits et les responsabilités des employés autorisés à partir . En plus de l'avis d'admissibilité, l'employeur doit fournir un avis décrivant les droits et les responsabilités des employés à l'égard de la FMLA à tous les employés qui ont été autorisés à s'absenter en vertu de la FMLA. L'avis doit inclure les obligations et les restrictions de l'employé décrites ci-dessus, ainsi que les droits de l'employé à la réintégration complète à son retour. Pour plus de simplicité, le DOL recommande d'utiliser le formulaire WH-381, qui contient un aperçu complet de cette information.

FMLA Violations et application de la loi

Dépôt d'une réclamation FMLA

La Division des salaires et des heures enquête et applique toutes les réclamations liées à la FMLA. Les lois de l'État complémentaires qui fournissent des protections supplémentaires et connexes sont appliquées par les agences nationales du travail appropriées.

Bien que WHD mène des enquêtes indépendantes sur les employeurs qu'elle soupçonne de violer les lois du travail, y compris la FMLA, la plupart des violations FMLA sont découvertes à la suite de plaintes déposées auprès de WHD par ou au nom d'un employé lésé. Pour déposer une réclamation, les employés communiquent en ligne, par téléphone ou en personne avec le bureau local de la WHD et fournissent le plus de détails possible sur leur identité, leur employeur, leur emploi et la violation alléguée.

Toutes les réclamations déposées auprès de la WHD sont confidentielles. L'agence ne signale pas l'identité des demandeurs à d'autres ministères ou organismes fédéraux, y compris les organismes d'application de la loi en matière d'immigration. De plus, la loi fédérale interdit aux employeurs d'exercer des représailles de quelque manière que ce soit, par exemple en refusant de payer ou en congédiant un employé, à l'encontre des employés qui déposent des demandes de droit de propriété intellectuelle.

Violations et pièges courants pour les employeurs

Beaucoup de gestionnaires et de propriétaires d'entreprises sont assez intelligents pour savoir qu'ils ne risquent pas de s'en tirer avec des violations flagrantes de la FMLA, comme le congédiement d'un travailleur admissible en congé sans solde. Cependant, les employeurs violent souvent la loi de façon plus subtile.

Les violations FMLA courantes sont les suivantes:

• Tenir un employé responsable d'un examen de rendement futur pour un travail de projet qui n'est pas terminé pendant la période de congé, ce qui pourrait entraîner la résiliation
• Rétablir un employé dans une position inférieure
• Refuser une demande de congé valide d'un employé admissible
• Mettre fin aux employés sans motif avant le début de la période de congé, bien que cela ne soit généralement considéré comme une violation que si les employés peuvent prouver qu'ils auraient conservé l'emploi en l'absence d'une demande de FMLA
• Mauvais classement d'un employé en tant qu'employé clé pour éviter sa réintégration (La FMLA permet aux employeurs de renoncer à la réintégration pour le retour des employés clés dans certaines circonstances.)

Les employeurs qui ne sont pas familiers avec la loi (ou qui n'ont pas accès à un avocat) peuvent même ne pas savoir qu'ils violent la loi ou penser à tort qu'ils ne sont pas liés par la loi. Une enquête du ministère du Travail a révélé que 16% des employeurs couverts par la FMLA n'étaient pas sûrs que la loi s'appliquait à eux ou étaient convaincus que ce n'était pas le cas.

Recours des employés et pénalités de l'employeur

Si une enquête WHD conclut qu'une revendication particulière est fondée, l'employé concerné a droit à ce qui suit, selon l'American Bar Association:

• Salaires et avantages perdus . Cette catégorie comprend tous les salaires perdus, bonus, avantages et autres rémunérations - plus les intérêts - directement attribuables à la violation de la FMLA, tels que les gains que les employés auraient reçus jusqu'à la date de départ s'ils n'avaient pas été résiliés de manière proactive.
• Compensation des coûts réels encourus pendant le congé . Cela s'applique si les employés n'ont pas perdu de salaire, de prestations ou d'autres indemnités à la suite de la violation - par exemple, si l'employeur a refusé leur demande de congé admissible mais ne l'a pas congédié. Il comprend toutes les dépenses liées à la raison du congé, telles que le coût des soins médicaux et des fournitures, jusqu'à concurrence d'un montant égal à 12 semaines de salaire plus les intérêts.
• Allégement équitable . Si la violation a entraîné des mesures défavorables en matière d'emploi, telles que la cessation d'emploi ou la rétrogradation, l'employé a droit à une réintégration complète à un poste de responsabilité égale ou supérieure.
• Honoraires d'avocat . Les frais engagés par le demandeur pour une action en justice contre l'employeur, tels que les honoraires d'avocat et les honoraires de témoin expert, doivent être payés intégralement par l'employeur. Cela n'est pas nécessaire dans tous les cas, car un employeur peut accepter de régler et de régler des réclamations sans recourir aux tribunaux.

Dernier mot

Les lois du travail et la protection des travailleurs ont parcouru un long chemin en relativement peu de temps. Selon le ministère du Travail, les États-Unis n'avaient pas de salaire minimum fédéral permanent avant 1938. Et la discrimination fondée sur le sexe, la race et les autres statuts protégés n'a pas été sérieusement abordée avant les années 1960 et 1970. Des lois comme la loi sur les droits civils (1964) et la loi sur l'égalité des chances dans l'emploi (1972) ont consacré une certaine protection aux travailleurs historiquement privés de leurs droits.

Cependant, les lois légales et les agences qui les appliquent ne sont pas omniprésentes ou tout-puissant. Et bien que les employés ne devraient pas automatiquement supposer qu'ils sont considérés comme des produits jetables, ils ont la responsabilité de comprendre les lois qui les protègent et de repérer les violations potentielles. Sinon, ces lois ne sont que des mots sur papier.

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