Comment prévenir la fraude et le vol d'employés dans votre entreprise - Politiques et plans

Beaucoup de propriétaires de petites entreprises croient que puisqu'ils ont une opération intime et unie, ils ne sont pas susceptibles de fraude, alors qu'en fait, le contraire est vrai. L'Association of Certified Fraud Examiners rapporte que les petites entreprises connaissent plus de cas de fraude que les moyennes ou grandes entreprises. En concevant et en mettant en œuvre des contrôles internes appropriés dans votre entreprise, vous pouvez détecter la fraude au moment où elle se produit et empêcher les employés de la tenter en premier lieu.

Qui commet une fraude

Alors que vous pouvez penser que les fraudeurs sont des criminels endurcis qui passent d'un emploi à l'autre, le Journal of Accountancy rapporte que la plupart des individus qui commettent des fraudes professionnelles sont des délinquants primaires. En outre, très peu de fraudeurs prennent un emploi avec l'intention de frauder l'entreprise.

Cela signifie que les pratiques diligentes d'embauche et les vérifications approfondies des antécédents ne suffisent pas à prévenir la fraude dans votre entreprise. Cependant, il y a certains facteurs qui rendent un individu plus susceptible de commettre une fraude.

L'Association of Certified Fraud Examiners soutient qu'il y a trois éléments qui sont généralement en place en cas de fraude. Premièrement, la personne qui commet une fraude ressent une pression financière - des dettes élevées, un style de vie somptueux, des membres de la famille ayant des problèmes financiers et des dépendances au jeu sont autant de sources potentielles de pression.

Deuxièmement, l'individu a besoin d'un moyen de rationaliser la fraude. Un monologue interne de «Je ne suis pas assez payé», «Je travaille plus fort que le patron», «L'entreprise ne manquera jamais ça» et «Je mérite cela» aideront tous une personne à justifier un comportement contraire à l'éthique.

Enfin, les individus ont besoin de la possibilité de commettre une fraude. Même si vous, en tant que propriétaire d'entreprise, ne pouvez pas toujours affecter la situation financière ou l'attitude d'une personne, vous pouvez affecter le facteur d'opportunité avec des contrôles et des équilibres et des contrôles internes appropriés.

Types courants de fraude

1. Détournement d'actifs

Selon l'Association of Certified Fraud Examiners, le détournement d'actifs est le type de fraude le plus répandu dans les petites entreprises. Un détournement d'actifs survient lorsqu'un employé ou un entrepreneur conçoit un stratagème visant à voler ou à abuser des ressources de l'entreprise, telles que de l'argent ou des stocks.

Portez une attention particulière à la façon dont votre entreprise recueille de l'argent auprès des clients. Si les bonnes mesures ne sont pas en place, un individu peut intercepter l'argent et le cacher au propriétaire.

2. écrémage

Skimming, un moyen populaire de voler de l'argent, consiste à voler un paiement entrant avant qu'il puisse être entièrement enregistré dans les dossiers financiers de l'entreprise. Par exemple, dites qu'un client veut acheter un produit dans un magasin de brique-et-mortier. Un employé de vente intrigant pourrait accepter le paiement pour les marchandises, mais empocher l'argent au lieu d'enregistrer la transaction.

Avec écrémage, un employé peut soit enregistrer qu'une partie du paiement - par exemple, enregistrer seulement 50 $ payé quand 100 $ ont été donnés - ou ne pas enregistrer le paiement tout à fait. Puisque la transaction de vente n'est pas enregistrée, l'inventaire du magasin n'est pas mis à jour non plus. Cela signifie que l'inventaire réel des entreprises sera en réalité plus petit que ce qui est reflété dans les registres comptables.

Ce ne sont pas seulement les transactions en personne qui sont susceptibles d'écrémage. Un employé de comptabilité ou de bureau qui reçoit des paiements de clients peut également empocher l'argent comptant. L'employé peut alors falsifier une note de crédit ou radier le compte comme irrécouvrable afin que l'entreprise ne remarque pas que le paiement est manquant.

Une fraude d'écrémage des comptes clients complexe mais assez fréquente implique un chevauchement des paiements des clients. Dans un système de chevauchement, un comptable ou un comptable empoche le paiement en espèces qu'un client fait vers le compte de ce client. Pour couvrir la pénurie, le comptable utilise un paiement reçu d'un deuxième client vers le compte du premier client. Si le deuxième client remarque un solde de compte incorrect, le comptable utilise un paiement d'un troisième client pour couvrir le déficit - et ainsi de suite.

Parce que les paiements sont si mal gérés, quelqu'un finit invariablement par attraper le système. Pourtant, les fraudeurs peuvent suivre des plans de rodage pendant des mois voire des années sans être pris.

3. Cash Larcin

Le larcin est similaire à l'écrémage dans le sens où un employé ou un entrepreneur vole de l'argent. La différence avec le larcin est que l'employé vole l'argent après qu'il a été enregistré dans les livres de l'entreprise.

Par exemple, un employé peut voler de l'argent à la caisse après qu'une transaction a été enregistrée. L'employé peut enregistrer un décaissement de caisse frauduleuse pour dissimuler le fait qu'il manque des espèces. Par exemple, un employé peut annuler la vente précédente ou émettre un remboursement et retirer l'argent correspondant du registre.

Signes que l'argent est volé
Les schémas d'écrémage qui impliquent d'intercepter de l'argent avant qu'il ne soit enregistré peuvent être difficiles à détecter. Vous pouvez remarquer ces signes avant-coureurs:

• Faible inventaire . Si l'inventaire réel dans le magasin est inférieur à ce qu'il devrait être selon les livres, il est possible qu'un employé n'enregistre pas toutes les ventes.
• Lacunes dans les documents numérotés . Pour les restaurants et les autres entreprises qui utilisent des coupons pré-numérotés, une lacune dans les coupons pourrait signifier qu'un employé a jeté un reçu et conservé l'argent.
• Plaintes des clients Si un employé fait des paiements de chevauchement, les clients ont tendance à appeler et à se plaindre que leurs soldes de relevés ne sont pas corrects.
• Faible revenu pendant certains quarts de travail . Si les recouvrements d'argent sont plus faibles chaque fois qu'un employé travaille, cela peut indiquer un vol d'argent.

Contrôles internes pour empêcher le vol d'argent

• Exiger l'approbation du gestionnaire pour émettre des crédits, annuler des ventes ou radier des comptes . Une fois que quelqu'un d'autre est impliqué dans la transaction, un employé sournois a moins l'occasion de voler inaperçu.
• Émettre des relevés de compte mensuels . Un employé est moins susceptible de déranger avec les paiements des clients si les clients obtiennent une mise à jour régulière du solde de leur compte.
• Instituer des congés obligatoires et des rotations d'emploi . Les plans de rodage s'effondrent rapidement une fois que l'employé coupable n'a pas la possibilité de déplacer de l'argent.
• Effectuer des comptages de trésorerie surprise . En comparant les espèces dans le registre aux encaissements, les gestionnaires peuvent identifier rapidement les écarts de trésorerie.
• Caméras vidéo . Les employés sont moins susceptibles de se comporter mal lorsqu'il y a une caméra vidéo qui surveille les registres.
• Verrouiller les boîtes . En envoyant les paiements des clients directement à une boîte de blocage bancaire, l'argent ne passe pas entre les mains des employés et les employés n'ont pas la possibilité de le voler.

4. Déboursés monétaires frauduleuses

Plutôt que de soulever de l'argent au fur et à mesure qu'il entre dans l'entreprise, d'autres fraudeurs volent des décaissements en espèces. De toutes les façons dont les employés et les entrepreneurs détournent les actifs de l'entreprise, voler la trésorerie en fabriquant des décaissements frauduleux est la tactique la plus couramment utilisée.

5. Schémas de facturation

Les employés peuvent facturer des biens et des services que l'entreprise n'a jamais reçus et empocher l'argent. L'employé falsifie des factures avec des produits ou des produits confectionnés et, lorsque le chèque est déboursé, le fraudeur s'en empare lui-même. L'employé a un paiement émis à un fournisseur inexistant, en utilisant le nom d'une société fictive que l'employé ou un ami ou un membre de la famille possède.

Les employés peuvent également s'entendre avec un fournisseur existant pour surcharger l'entreprise pour des produits. En échange d'une facture gonflée, le vendeur donne au salarié une réduction des bénéfices.

Signes d'un schéma de facturation

• Les taux d'un vendeur ont considérablement augmenté . Lorsque les tarifs d'un fournisseur ont augmenté à un pourcentage plus élevé que la norme de l'industrie, il se peut que vous n'obteniez pas une offre équitable.
• Préférence des employés pour un certain fournisseur . Un employé qui insiste sur un certain fournisseur ou n'est pas ouvert à recevoir des offres d'autres entrepreneurs peut obtenir un pot-de-vin.

Contrôles internes pour empêcher un système de facturation

• Gérez une liste de fournisseurs approuvés et écrivez uniquement les chèques aux fournisseurs approuvés . Cela vous empêche d'effectuer des paiements à des sociétés fictives ou à des amis de vos employés. Avant d'ajouter un fournisseur à la liste, faites des recherches et assurez-vous que c'est une entreprise légitime.
• Avec une liste de fournisseurs approuvés, maintenir une liste de prix approuvée . Cela rend difficile pour les employés d'augmenter les prix de concert avec les fournisseurs.
• Demandez une copie du rapport de réception avant de signer les chèques . De cette façon, vous ne signez que les chèques pour les produits que l'entreprise a effectivement reçus.

6. Schémas de remboursement des dépenses

Une autre façon d'obtenir de l'argent d'une entreprise est de falsifier les rapports de dépenses. Les employés peuvent obtenir un chèque de remboursement artificiellement élevé en ajoutant des dépenses personnelles, des dépenses inexistantes ou en gonflant les dépenses d'une autre manière sur une demande de remboursement de dépenses.

Signes d'un plan de remboursement des dépenses

• Rapports de dépenses extravagants . Si certains rapports de dépenses d'employés sont plus élevés que les moyennes historiques ou les rapports d'autres employés, c'est signe que l'employé dépense trop.
• L'employé ne soumet pas de reçus . Lorsque les reçus originaux ne sont pas joints au rapport de dépenses, vous ne savez jamais si l'employé a réellement engagé le coût.

Contrôles internes pour prévenir les régimes de remboursement des frais

• Exiger des reçus pour les remboursements de dépenses . Si ce n'est pas le cas, les employés peuvent ajouter des dépenses qu'ils n'ont jamais réellement engagées.
• Documentez la politique de remboursement des dépenses de votre entreprise . Dans ce document, indiquez clairement quels types de dépenses peuvent être remboursés et ce qui ne convient pas pour le remboursement. Fournir une copie de la politique à tous les employés.
• Comparer les rapports de dépenses de tous les employés qui ont effectué un voyage spécifique . Si l'un est beaucoup plus élevé que les autres, c'est un signe que les dépenses sont gonflées ou que l'employé dépense exagérément.

7. Vérifier les schémas de falsification

Les employés ou les entrepreneurs qui ont accès aux chèques de société sortants peuvent les manipuler pour leur propre bénéfice. Si les chèques en blanc ne sont pas sécurisés, quelqu'un peut en voler quelques-uns et les rendre à eux-mêmes ou à un ami. Un comptable qui établit des chèques à signer par un propriétaire d'entreprise peut ensuite modifier le nom d'un chèque, l'intercepter et l'encaisser lui-même.

Signes de vérification de la falsification

• Lacunes dans les numéros de chèque . S'il y a un écart séquentiel dans vos chèques vierges numérotés, il est possible que quelqu'un en ait levé quelques-uns.
• Plaintes des fournisseurs . Lorsqu'un fournisseur vous informe qu'il n'a pas reçu de paiements même si vous avez coupé le chèque, le paiement peut avoir été intercepté.

Contrôles internes pour empêcher le contrôle de la falsification

• Gardez les chèques en blanc sécurisés . Ils devraient être enfermés dans votre bureau en tout temps. Ne partagez pas votre clé et ne produisez les chèques que lorsque votre personnel de comptabilité est prêt à les imprimer.
• Examinez votre relevé bancaire mensuel chaque mois . Recherchez les montants de chèques que vous ne reconnaissez pas. Demandez à votre banque d'inclure une analyse d'image des chèques encaissés afin que vous puissiez vous assurer qu'ils n'ont pas été falsifiés avant l'approbation.

8. Vol d'inventaire et autres biens

Même si votre argent est sécurisé, les employés peuvent trouver des moyens de voler ou d'utiliser à mauvais escient des actifs physiques tels que des ordinateurs, des produits de la société et des stocks.

Schémas de réception
Les employés impliqués dans le processus de réception peuvent voler l'inventaire ou les produits au point de livraison. Les employés de l'intrigant peuvent modifier le rapport d'expédition entrant et l'entreprise recevant le rapport pour cacher la fraude. Si ces employés ont également accès aux dossiers d'achat, ils peuvent modifier la demande d'achat pour qu'elle corresponde aux faux rapports d'expédition.

9. Asset Larcin

S'il n'y a pas beaucoup de contrôles physiques en place pour surveiller les biens, les employés et les entrepreneurs peuvent simplement enlever les biens de l'entreprise hors des locaux et ne jamais les retourner.

Signes que les biens sont volés

• Faible inventaire . Si l'inventaire par livre est plus élevé que les niveaux d'inventaire réels, quelqu'un pourrait voler.
• Mauvaise qualité de la documentation d'inventaire . Si les documents d'achat et de réception ne sont pas les originaux ou semblent avoir été modifiés, vous pourriez avoir affaire au travail d'un voleur.

Contrôles internes pour empêcher le vol d'actifs physiques

• Effectuer des comptages d'inventaire aléatoires . Cela peut vous indiquer les pénuries de stocks et rendre les employés moins susceptibles de voler.
• Séparer les droits d'inventaire . La même personne ne devrait pas être responsable à la fois de l'achat des produits et de leur réception.
• Installez des caméras de sécurité . En particulier, surveiller les pièces et les zones où sont stockés les stocks et les produits de valeur.
• Gardez l'inventaire et les actifs sécurisés . Les zones avec des actifs de valeur devraient être verrouillées lorsque cela est possible, et seuls certains employés devraient avoir les clés.

Plus de conseils pour prévenir la fraude dans les petites entreprises

En outre, il existe des stratégies générales que vous pouvez utiliser pour éviter la fraude. En changeant la façon dont vous gérez et la manière dont vous déléguez les tâches, vous pouvez réduire le risque que quelqu'un fraudule votre entreprise.

1. Connaissez vos employés

Cowan, Gunteski & Co., une société de CPA, note que vous pouvez étouffer la fraude potentielle dans l'œuf si vous êtes au courant des changements dans le comportement et les attitudes des employés. Vérifiez avec vos employés périodiquement et prenez le temps de discuter de la façon dont les choses se passent.

En particulier, gardez un œil sur ces traits de comportement le plus souvent associés aux fraudeurs:

• Vivre au-dessus de leurs moyens - par exemple, un employé à bas salaire qui conduit un véhicule de luxe ou qui prend des vacances somptueuses
• Vivre des difficultés financières ou avoir de la difficulté à joindre les deux bouts
• Maintenir une relation inhabituellement étroite avec un fournisseur particulier
• Ne pas vouloir permettre à un autre employé de prendre en charge certaines de ses tâches
• Ne jamais appeler malade ou prendre des vacances
• Traverser un divorce ou lutter avec des problèmes familiaux

Bien sûr, vous ne voulez jamais supposer que les employés volent juste parce qu'ils exhibent certains de ces traits. Cependant, si vous soupçonnez qu'il y a eu fraude, vous pouvez concentrer vos efforts de surveillance et de prévention de la fraude sur les ministères et les secteurs où travaillent les employés à risque élevé. Essayez d'aider les membres du personnel qui sont stressés ou qui éprouvent des difficultés financières de quelque façon que ce soit - vous retiendrez plus de travailleurs et fidéliserez les employés.

2. Gérer avec intégrité

Comment vous vous comportez en tant que propriétaire d'entreprise peut affecter les attitudes de vos employés en matière de vol. Si vous coupez les coins et n'agissez pas de façon éthique, les gens qui travaillent pour vous sont plus enclins à faire de même. Inversement, si vous faites un effort concerté pour être honnête et éthique dans vos affaires, les employés comprendront que le même comportement est attendu d'eux.

Créer un code de conduite qui décrit le type de comportement que vous attendez de tout le monde dans votre entreprise. De plus, assurez-vous que votre porte est toujours ouverte aux employés qui veulent partager leurs préoccupations au sujet des opérations commerciales. L'Association of Certified Fraud Examiners a constaté que la plupart des gestionnaires se renseignent sur la fraude professionnelle après avoir été prévenus, alors envisager la mise en place d'une ligne téléphonique anonyme pour signaler une fraude présumée.

3. Séparer les tâches

L'un des meilleurs contrôles internes pour prévenir la fraude est la séparation des tâches. En d'autres termes, une personne ne devrait pas être responsable de tant de tâches que la fraude peut être commise et dissimulée à l'insu des propriétaires. Pour supprimer les possibilités de fraude, personne ne devrait avoir la garde des actifs (tels que l'argent et les produits de valeur), la capacité d'enregistrer ou de modifier les informations comptables sur ces actifs, et le pouvoir d'autoriser les transactions sur les actifs.

La séparation des tâches est délicate dans une petite entreprise parce que vous n'avez tout simplement pas assez de personnes pour répartir les tâches. Cependant, il existe des étapes que vous pouvez suivre pour séparer les fonctions clés avec seulement deux ou trois employés.

Par exemple, dites que vous et un gestionnaire de bureau êtes les deux seuls employés de votre entreprise. Alors que votre directeur de bureau peut avoir accès à des fonds non déposés, rapprocher le relevé bancaire et créer des factures et des dépôts bancaires, vous devriez être celui qui examine le relevé bancaire, ouvre le courrier, examine les transactions et approuve les avoirs.

Si vous avez un troisième employé, par exemple un employé de bureau, demandez à cet employé de rapprocher le relevé bancaire, d'ouvrir le courrier et de préparer les dépôts bancaires. Cela prend une certaine responsabilité de votre assiette et rend plus difficile pour le gestionnaire de bureau de cacher les paiements volés.

Dernier mot

La mise en place de contrôles internes est un élément essentiel de la protection de votre entreprise. Cependant, cela peut être difficile à faire en pratique.

Les employés et les entrepreneurs peuvent ne pas comprendre pourquoi leurs fonctions changent. Communiquez à vos employés que les contrôles sont en place pour les protéger, en tant que travailleurs, et l'entreprise. Engagez-les dans le processus d'amélioration de la sécurité de l'entreprise et demandez leur contribution sur une base régulière. En tant que personnes effectuant le travail au jour le jour, ils peuvent avoir des idées sur certains processus qui peuvent vous aider à améliorer les contrôles. Ils peuvent également vous indiquer quels contrôles fonctionnent bien et lesquels ne le sont pas.

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