6 Idées et conseils pour l'organisation du bureau à domicile

Lorsque vous travaillez à la maison, vous êtes votre propre chef de bureau. Les dysfonctionnements de l'ordinateur, le travail avec les réparateurs de services publics et le stockage du papier de l'imprimante sont de votre entière responsabilité.

Si vous travaillez à la maison, il est essentiel de protéger votre espace de travail et votre entreprise en élaborant un plan de gestion de bureau. Qu'il s'agisse d'acheter des meubles de bureau à domicile ergonomiquement corrects ou d'élaborer un plan de secours en cas de dysfonctionnement informatique et Internet, une bonne gestion à domicile établira votre professionnalisme et augmentera vos profits.

Conseils de gestion de bureau à domicile

1. Établir un espace de travail séparé

Il est sage de créer un sentiment de séparation dans votre bureau à domicile, même si votre espace de travail fait partie d'une autre pièce ou dans un coin de votre sous-sol. Bien que l'utilisation d'une pièce séparée ne soit pas toujours possible, essayez d'identifier un endroit dans votre maison qui sera votre «bureau». Si vous n'avez pas de murs ou de cloisons pour votre bureau, vous pouvez créer des limites mentales en confinant vos activités professionnelles (y compris les conversations téléphoniques et la réponse par e-mail) à cet endroit.

Il y a un certain nombre de raisons pour lesquelles il est important de délimiter spécifiquement une zone de votre maison, car le travail est important:

• Un espace de bureau à domicile clairement défini établit des limites pour vous et les membres du ménage. Les enfants, les compagnons de chambre, les conjoints et les partenaires apprendront à respecter votre besoin de vous concentrer sur votre travail s'ils peuvent facilement déterminer quand vous travaillez et si vous n'êtes pas disponible pour régler des problèmes personnels ou familiaux.
• Cela réduit le risque de perte de documents et d'équipement liés au travail dans le reste de la maison.
• Cela vous aide à établir une présence professionnelle lorsque vous rencontrez des clients.
• Si vous envisagez de faire une déduction fiscale pour les bureaux à domicile, il est plus facile de se défendre contre une vérification si vous pouvez démontrer que votre travail se déroule dans une zone de votre domicile utilisée exclusivement pour le travail.

2. Go Pro avec vos fournitures de bureau et meubles

Le bureau et la chaise de votre grand-mère peuvent être beaux, mais c'est probablement un cauchemar ergonomique et organisationnel. Assurez-vous d'avoir une chaise de bureau confortable et un bureau d'ordinateur bien conçu dans votre bureau à domicile pour vous protéger contre les tensions corporelles et réduire l'encombrement.

Vous n'avez pas besoin d'acheter ces pièces neuves - consultez Craigslist pour trouver des individus et des entreprises vendant des meubles de bureau anciens. Une autre option est de trouver si les magasins de meubles de bureau près de chez vous qui vendent des meubles usagés - certains pourraient même livrer. Gardez vos yeux ouverts pour toute vente hors-vente, car ces magasins vendent souvent leurs appareils, meubles de bureau, et même des machines de bureau (tels que les ordinateurs et les imprimantes) tout en essayant de liquider leur inventaire.

3. Établir des comptes de courriel et de téléphone distincts

Quand il s'agit de communications, il est préférable d'éviter de mêler affaires et plaisir. Vous ne voulez pas que vos enfants répondent à l'appel téléphonique d'un client et vous ne voulez pas risquer d'inclure un client sur un courriel de masse contenant le dernier mème de lolcats. Il est également facile d'ignorer ou de rater les courriels et les messages des clients s'ils entrent dans vos boîtes aux lettres et comptes personnels.

Si vous ne voulez pas vous embêter avec une ligne téléphonique séparée, vous pouvez toujours obtenir un numéro dédié qui se connecte à une boîte vocale, ce qui vous permet de recevoir des messages des clients et prospects afin que vous puissiez les rappeler à votre guise.

4. Faire usage des services du Home Office

Consultez les services de bureau / d'affaires offerts par les magasins de reprographie locaux, ainsi que les chaînes d'entreprise, telles que FedEx Office ou UPS Store dans votre région. Bon nombre de ces endroits ciblent leurs services aux propriétaires de petites entreprises et d'entreprises à domicile qui n'ont pas de salle de courrier ou qui n'ont pas les moyens d'embaucher du personnel de soutien.

Les services varient selon l'emplacement, mais en plus d'offrir des services de copie, des boîtes aux lettres privées et l'expédition des colis, ces magasins peuvent également accepter des colis en votre nom (ce qui est important si vous recevez beaucoup de livraisons). -cost accès à l'ordinateur.

5. Faire des plans de sauvegarde

Personne ne veut penser à des événements qui pourraient faire dérailler leur entreprise, mais si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, il est important que vous le fassiez. Si vous n'identifiez pas les menaces qui pèsent sur votre entreprise, vous devrez vous démener lorsque les choses ne se dérouleront pas comme prévu.

Des catastrophes naturelles aux maladies de longue durée, un changement de circonstances peut mettre fin à votre entreprise si vous n'êtes pas en mesure de continuer à travailler. Même un problème à court terme, comme une panne de courant ou un dysfonctionnement de l'ordinateur, peut endommager votre entreprise si vous n'êtes pas en mesure de respecter la date limite d'un client ou de traiter efficacement les commandes.

Planification d'événements majeurs
Les catastrophes naturelles, le terrorisme, les troubles civils ou les épidémies peuvent avoir un effet dévastateur sur les grandes et les petites entreprises, et même les plans les mieux conçus peuvent compliquer la tâche des propriétaires d'entreprise individuels. La Small Business Administration des États-Unis offre des informations détaillées sur la planification des catastrophes sur son site Web, ainsi que des informations sur les programmes gouvernementaux qui peuvent aider les propriétaires d'entreprises à rétablir les opérations après un événement majeur qui perturbe une communauté.

Planification de l'inattendu
Les choses qui peuvent perturber votre capacité à accomplir votre travail comprennent les pannes de courant et d'électricité, les pannes d'équipement, la maladie, les blessures et les urgences familiales. Bien que certaines de ces circonstances soient inévitables, vous risquez de perdre des clients et des clients si vous ne parvenez pas à respecter les délais, à expédier les produits en temps opportun ou simplement à fournir votre niveau de service normal.

Voici quelques idées pour gérer des scénarios communs:

• Identifier les lieux pour obtenir en ligne . Découvrez votre quartier pour les endroits qui offrent le WiFi et permettre aux clients d'utiliser le service pendant de longues périodes de temps. Les cafés, les magasins de reprographie, les magasins d'expédition et les bibliothèques publiques sont tous des endroits potentiels pour trouver le Wi-Fi. Les maisons des amis et de la famille peuvent également être de bons endroits pour se connecter - assurez-vous d'appeler et de demander avant de passer! Identifiez plusieurs hotspots favorables au travail dans votre région et notez leurs heures d'ouverture afin de ne pas perdre de temps à aller d'un endroit à l'autre lorsque votre Internet tombe en panne.
• Regardez dans le haut débit Pay-As-You-Go . Avec un modem USB et le haut débit par répartition, vous serez en mesure de rester à la maison au cas où votre service Internet normal s'arrête.
• Technologie de sauvegarde Bien que ce soit une bonne idée de garder des sauvegardes de vos fichiers et projets, vous devriez également avoir une technologie de sauvegarde disponible au cas où votre ordinateur serait en panne. La façon la plus simple d'y parvenir est d'acheter un ordinateur portable ou un netbook bon marché que vous pouvez utiliser si votre ordinateur principal tombe en panne. Bien que vous puissiez conserver un modèle de bureau plus ancien à la place, il n'est pas portable ou payant, ce qui le rend inutilisable si vous subissez une panne de courant en même temps qu'un dysfonctionnement de l'ordinateur. Vous pouvez également regarder dans les services de sauvegarde comme Backblaze et Mozy.
• Achetez une source d'alimentation ininterrompue (UPS) . Un onduleur peut protéger votre machine contre les surtensions et vous laisser suffisamment de temps pour mettre votre système de bureau hors tension. Vous pouvez également envoyer un e-mail rapide aux clients pour leur faire savoir que vous serez sans électricité pendant un certain temps. Vous pouvez trouver des sources d'alimentation ininterrompues sur Amazon pour aussi peu que 50 $.
• Conservez une copie papier des informations importantes . C'est une bonne idée d'avoir une copie papier des coordonnées de votre client afin que vous puissiez rester en contact avec eux même si vous ne pouvez pas accéder à Internet ou à vos fichiers informatiques.

6. Savoir quand il est temps de se déplacer dans un nouvel espace

Bien que de nombreuses personnes soient en mesure d'exploiter une entreprise à domicile avec succès, vous pouvez éventuellement en venir à un point où il n'est plus pratique de travailler à la maison, au moins à temps plein. Peut-être avez-vous besoin de rencontrer régulièrement des clients, de stocker beaucoup d'inventaire ou de travailler dans un environnement avec moins de distractions.

Envisager des espaces de co-working qui vous permettent de louer un bureau dans un espace de bureau partagé si vous ne pouvez pas vous permettre ou n'auriez pas besoin d'un bureau complet. De nombreux espaces de co-working vous permettent de louer un espace en fonction de vos besoins, vous n'aurez donc pas à vous engager dans un contrat à temps plein si vous avez besoin d'un lieu de rencontre plusieurs fois par mois. Une autre option est le partage de bureau, qui vous permet de vous associer avec un autre locataire ou propriétaire d'un bureau pour partager les coûts de bureau.

Dernier mot

Les défis de travailler à la maison et les récompenses peuvent rester en équilibre lorsque vous établissez un bureau à domicile qui fonctionne bien. Gardez à l'esprit qu'aucun bureau ne fonctionne lui-même. Prendre de bonnes décisions et faire preuve d'autodiscipline aidera votre entreprise à bien fonctionner sur le long terme.

Quels sont vos meilleurs conseils pour que votre bureau à domicile ou votre espace de travail fonctionne efficacement?

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