Qu'est-ce qu'un numéro DUNS et à quoi sert-il? (Dun & Bradstreet)

Toutes les personnes nées aux États-Unis reçoivent un numéro de sécurité sociale unique à neuf chiffres à la naissance. Sans cet identifiant, vous ne pouvez pas profiter de nombreux avantages que les citoyens américains et les résidents légaux tiennent pour acquis, y compris les avantages sociaux des retraités et des travailleurs handicapés. Bien sûr, vous avez également besoin d'un numéro de sécurité sociale pour déposer vos impôts.

Les entités commerciales n'obtiennent pas - ou n'ont pas besoin - de numéros de sécurité sociale. Cependant, ils peuvent obtenir un numéro d'identification unique à neuf chiffres grâce à un système presque aussi répandu que la sécurité sociale: le système de numérotation universel des données (DUNS). Si vous possédez votre propre entreprise ou si vous songez à en créer une, vous devriez en savoir plus sur les utilisations, les avantages et les inconvénients d'avoir un numéro DUNS.

Qu'est-ce que DUNS? Origines et éligibilité

Le Data Universal Numbering System est une base de données d'identification d'entreprise créée en 1963 par Dun & Bradstreet, une société privée. Selon Dun & Bradstreet, pratiquement n'importe quelle entité commerciale distincte - organismes sans but lucratif, entreprises individuelles, sociétés à responsabilité limitée, sociétés de personnes, sociétés et même agences gouvernementales - peut demander et recevoir un numéro DUNS unique à neuf chiffres. Il y en a actuellement 225 millions. Les numéros DUNS peuvent être émis avec ou sans tirets pour plus de lisibilité: XX-XXX-XXXX ou XXXXXXXXX.

Des numéros uniques peuvent également être attribués aux filiales et aux succursales de grandes entreprises. Par exemple, si Acme Widget Company détient 100% Acme Distribution Company, les deux sociétés pourraient avoir des numéros DUNS distincts. Et, techniquement, n'importe quel lieu d'affaires séparé - les deux restaurants Chipotle sur les côtés opposés de la ville, par exemple, ou même deux divisions d'entreprise distinctes qui occupent différentes suites dans le même bâtiment - peuvent demander un numéro unique.

DUNS + 4

Cependant, à ce niveau d'organisation, une entreprise peut préférer utiliser un numéro DUNS + 4. Il s'agit d'un numéro DUNS parent ou filiale avec un suffixe à quatre chiffres qui aide les fournisseurs, les clients et les organismes gouvernementaux à identifier les petites unités à des fins comptables. Contrairement à la base de données DUNS principale, Dun & Bradstreet n'endosse ni ne maintient ces suffixes à quatre chiffres - les entreprises les créent et les gèrent en interne. Si vous possédez une petite entreprise, vous n'aurez probablement pas besoin de vous préoccuper de DUNS + 4 tout de suite.

Pourquoi avez-vous besoin d'un numéro DUNS?

Chaque numéro DUNS transmet certaines informations sur l'entreprise qu'il représente:

• Vérification de l'existence et de l'opération . Pour vos fournisseurs, clients, sous-traitants et toute autre personne susceptible de faire affaire avec vous, votre numéro DUNS signifie que votre entreprise ou votre organisation existe et est opérationnelle. Quand une entreprise cesse d'opérer, son entrée est fermée pour refléter cela.
• Informations démographiques . Votre entrée DUNS est une liste de répertoires officielle très détaillée qui permet aux autres de trouver et d'en apprendre davantage sur votre entreprise. Il comprend l'emplacement physique de votre entreprise, les coordonnées, la propriété, la structure de l'entreprise, le secteur d'activité, le nombre d'employés, les alias («faire affaire sous») et les données financières historiques.
• Relations d'entreprise . Les numéros DUNS sont attribués de manière aléatoire, de sorte que leurs chiffres n'ont aucune signification particulière. Cependant, ils révèlent des liens entre des sociétés liées. Si votre société fait partie d'une hiérarchie d'entreprise plus importante, votre entrée DUNS reflète cette situation en établissant un lien avec les entrées de vos filiales, succursales et sociétés mères.

Votre numéro DUNS confère également de nombreux privilèges. Vous en avez besoin pour faire une demande de contrat gouvernemental et, dans certains endroits, pour faire des affaires dans un pays étranger. Il permet également à vos prêteurs et fournisseurs d'obtenir des informations sur votre entreprise, de renforcer votre crédibilité et, éventuellement, de vous faciliter l'obtention d'un prêt ou d'une ligne de crédit favorable.

Vous pouvez également glaner des informations sur d'autres sociétés en utilisant leurs numéros DUNS. Cela peut vous aider à trouver des clients ou des partenaires potentiels - et à prendre des décisions éclairées quant à savoir si et comment faire des affaires avec eux.

Principales caractéristiques d'un numéro DUNS

Chaque numéro DUNS a plusieurs caractéristiques importantes:

• Permanence Une fois émis, un numéro DUNS est permanent - indépendamment des changements de propriétaire ou de domicile, ou des événements financiers comme la faillite du chapitre 11. Si une entité liquide ses actifs et cesse de fonctionner, son numéro DUNS n'est jamais réémis.
• Utilisation globale . DUNS est omniprésent et global. En août 2013, il y avait environ 225 millions d'entrées DUNS uniques provenant d'entreprises dans environ 190 pays. Aucun autre registre des entreprises, même au niveau international, n'a autant d'entrées.
• Compatibilité avec les registres nationaux d'entreprises . De nombreux gouvernements utilisent DUNS comme un registre des entreprises de facto pour les entreprises avec lesquelles ils travaillent. Par exemple, le système central d'inscription des entrepreneurs des États-Unis utilise DUNS comme principale méthode d'identification des entreprises: Pour faire une demande de contrat gouvernemental, vous devez d'abord avoir un numéro DUNS. Dans de nombreux pays, le DUNS est le seul moyen accepté d'identifier les entreprises ayant leur siège dans d'autres pays, même si elles ne font pas affaire avec le gouvernement local. En Allemagne, un registre national des entreprises appelé Unique Partner Identification Key (UPIK) utilise les numéros DUNS pour trier les entreprises.

Comment postuler pour un numéro DUNS

Vous pouvez demander un numéro DUNS auprès de Dun & Bradstreet. Il est libre de le faire, bien que l'inscription DUNS soit incluse dans certains paquets de suivi de crédit et d'informatique décisionnelle de Dun & Bradstreet, tels que Small Business Starter.

Avant de postuler, vérifiez si votre entreprise possède déjà un numéro DUNS - cela peut être le cas si vous avez acheté l'entreprise auprès d'un propriétaire précédent. Vous pouvez rechercher votre entreprise, par son nom, dans la base de données DUNS en ligne de D & B ou appeler le (866) 705-5711 pour demander à un représentant.

Si vous n'avez pas de numéro DUNS, vous pouvez en demander un par téléphone au numéro ci-dessus, qui est composé entre 8h et 18h, sept jours par semaine, dans tous les fuseaux horaires des États-Unis. Vous pouvez également postuler en ligne via le site Web de Dun & Bradstreet ou le système d'enregistrement central des entrepreneurs (CCR) du gouvernement fédéral, le portail de tous les entrepreneurs du gouvernement américain. À partir du moment où vous présentez votre demande, la réception de votre numéro peut prendre jusqu'à 30 jours. Les plans D & B rémunérés, tels que Small Business Starter, peuvent accélérer le processus de deux jours ouvrables.

Pour demander un numéro DUNS, vous devez fournir les éléments suivants:

Que pouvez-vous faire avec un?

Les informations contenues dans votre entrée DUNS créent des opportunités pour votre entreprise, ainsi que d'autres entités qui souhaitent faire affaire avec vous:

• Gardez des données d'affaires exactes . Dun & Bradstreet prétend dépenser plus de 1 million de dollars par jour pour maintenir la base de données DUNS, en vérifiant et en mettant à jour les données de chaque entrée. Par conséquent, vous pouvez faire confiance à votre entrée DUNS et à celles des sociétés avec lesquelles vous faites affaire pour être exactes et à jour. De nombreux annuaires d'entreprises électroniques, tels que Manta, n'offrent pas cette garantie.
• Travailler avec des entités gouvernementales . Si vous n'avez pas de numéro DUNS, vous ne pouvez pas demander un contrat avec un organisme gouvernemental ni obtenir un prêt pour l'administration des petites entreprises. Vous ne pouvez pas non plus travailler avec les Nations Unies et de nombreux gouvernements étrangers, mais vous devriez vérifier auprès des sources appropriées si vous voulez faire affaire avec une entité étrangère.
• Faire des affaires avec des sociétés étrangères . Même si vous n'avez pas besoin de travailler avec une agence gouvernementale américaine ou étrangère, vous pouvez toujours faire affaire avec des sociétés privées étrangères. Puisque DUNS est le registre des entreprises de facto dans de nombreux pays, avoir un numéro DUNS est le moyen le plus facile d'établir votre légitimité pour les clients potentiels à l'étranger. En outre, en fonction de la politique du gouvernement local, votre entreprise peut avoir besoin d'obtenir un numéro DUNS avant de créer une succursale ou une filiale dans un autre pays.
• Établir la crédibilité auprès des prêteurs . Dans le cadre de leur diligence raisonnable, les prêteurs peuvent se référer à votre entrée DUNS pour des informations financières et démographiques de base sur votre entreprise. Ils peuvent également acheter des rapports de crédit et des renseignements commerciaux sur votre entreprise auprès de Dun & Bradstreet. Cette information est la propriété de Dun & Bradstreet, donc si vous n'avez pas de numéro DUNS, les prêteurs potentiels peuvent avoir une image incomplète des finances et des opérations de votre entreprise, ce qui les rendra moins susceptibles de vous accorder un prêt.
• Maintenir une meilleure gestion des risques avec les clients . Si votre entreprise accorde des lignes de crédit à ses clients, vous pouvez utiliser leurs numéros DUNS pour mieux comprendre leur état de santé général. Par exemple, même si l'une de vos sociétés clientes semble financièrement saine, sa société mère pourrait avoir des problèmes. En révélant le lien entre les deux, DUNS peut vous aider à repérer un problème potentiel avant la fermeture de l'entreprise ou l'annulation du contrat.
• Maintenir un meilleur pouvoir d'achat auprès des fournisseurs . Votre entreprise peut faire affaire avec plusieurs fournisseurs qui opèrent sous le même toit, mais la relation n'est pas toujours évidente. En analysant l'entrée DUNS de chaque fournisseur, vous pouvez démêler les relations d'entreprise cachées et les utiliser à votre avantage lors des négociations de contrat d'approvisionnement. Par exemple, au lieu d'acheter auprès de quatre fournisseurs différents appartenant à la même société mère, vous pourriez être en mesure d'acheter quatre fois plus d'un fournisseur unique - et obtenir une remise en vrac en récompense.
• Recevoir de meilleures informations sur les perspectives . Si vous gérez une entreprise B2B, votre succès dépend de votre capacité à identifier les prospects les plus prometteurs et à les transformer en clients payants. Avec des informations démographiques, financières et de contact pour des millions d'entreprises, la base de données DUNS vous permet de trouver et d'atteindre les entreprises les plus susceptibles d'avoir besoin de vos produits et services.
• Accélérez votre application pour un certificat SSL . Si votre entreprise souhaite mettre en place un portail de commerce électronique, elle doit demander un certificat SSL, une fonctionnalité de sécurité essentielle pour les transactions en ligne. Les organisations qui délivrent ces certificats requièrent généralement des informations complètes sur les contacts, la propriété et les données démographiques concernant chaque candidat. Votre entrée DUNS contient toutes ces informations, ce qui permet à l'émetteur SSL de vérifier rapidement l'identité de votre entreprise et d'activer votre certificat. Sans numéro DUNS, votre émetteur SSL peut demander une multitude de documents faxés ou envoyés par courrier électronique, ce qui augmente considérablement la durée et la complexité du processus de demande.

Inconvénients potentiels

Avoir un numéro DUNS confère beaucoup d'avantages, mais il est également important de comprendre les limites du système et les inconvénients potentiels.

• Dun & Bradstreet Profits de DUNS . Bien que DUNS soit le registre des entreprises de choix dans le monde entier, Dun & Bradstreet ne le maintient pas par la bonté de son cÅ“ur. Une fois que vous êtes dans la base de données, D & B (et Dun & Bradstreet Credibility Corp, une ancienne filiale offrant des services similaires) vous pousse régulièrement à vous inscrire à des services tels que la surveillance du crédit et la business intelligence.
• Monopole virtuel sur l'identification des entreprises . Aux États-Unis, en Union européenne, en Australie et ailleurs, DUNS est de loin la base de données d'identification des entreprises la plus populaire et la plus complète - au point où il n'y a pas de réelle concurrence. Cette situation peut augmenter le coût global du système pour les gouvernements et les entreprises qui l'utilisent. Par exemple, selon le Government Accountability Office, le contrat du gouvernement fédéral avec D & B vaut plus de 150 millions de dollars en 2010. Pour voir si un autre système serait faisable (et moins cher), ou juste pour faire pression sur D & B dans les futures négociations contractuelles, le gouvernement examine d'autres cadres d'identification des entreprises. Cependant, il n'est pas clair combien, le cas échéant, le passage à un autre système permettrait d'économiser.
• Pas complètement transparent . Les informations contenues dans DUNS sont la propriété de Dun & Bradstreet. Pour les débutants, cela signifie que D & B n'est pas obligé de dire comment il provient. Il n'est pas non plus obligé de vendre ou de transférer des informations DUNS, ce qui pourrait entraver le passage à un autre système d'identification d'entreprise. Et malgré son statut de registre des entreprises de facto du gouvernement fédéral, D & B n'est pas obligé de se conformer aux demandes de la FOIA (Freedom of Information Act) de la presse ou du public, ce qui complique la vérification indépendante des informations contenues dans sa base de données.

Dernier mot

Dun & Bradstreet appelle DUNS "numéros de sécurité sociale pour les entreprises." En réalité, il est encore plus omniprésent que la sécurité sociale. Le système est utilisé dans des dizaines de pays à travers le monde, y compris les États-Unis, l'Australie et l'Union européenne, et confère de nombreux avantages aux entreprises qui y participent. Bien que vous n'ayez pas besoin d'un numéro DUNS pour fonctionner, avoir un peut ouvrir des portes qui autrement resteraient fermées.

En même temps, vous devriez être conscient des problèmes potentiels entourant ce système, y compris des questions sur la vie privée. Comme pour toute base de données, la participation à DUNS crée une empreinte publique qui permet aux autres, qu'ils soient bons ou mauvais, de trouver votre entreprise. Pour tous les avantages du système, votre décision d'obtenir un numéro DUNS doit être personnelle.

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